När du expanderar ditt företag till Polen kommer du att bygga upp team av engagerade medarbetare som hjälper dig att utföra den dagliga affärsverksamheten. Dessa team utgör ryggraden i er verksamhet och arbetar konsekvent för att hjälpa ert företag att uppnå sina mål. Antalet polska anställda har ökat stadigt under de senaste två decennierna, från 9.9 miljoner i 2003 till 13 miljoner i 2020. Egenföretagare och entreprenörer lägger till ytterligare 3 miljoner människor till anställningen varje år.
Om ditt företag arbetar med entreprenörer utöver anställda måste du uppfylla några viktiga skyldigheter. Den första är att se till att du klassificerar dina entreprenörer korrekt, undersöker lagen för att avgöra vilka kriterier som kvalificerar arbetare som entreprenörer. När du har etablerat en relation med dina entreprenörer måste du också veta rätt sätt att betala dem, eftersom de vanliga löneprocesserna du använder för dina anställda inte kommer att gälla. Att betala dina entreprenörer korrekt bidrar till att säkerställa en harmonisk långsiktig arbetsrelation som gör att ditt nya polska team kan blomstra. Lyckligtvis är det relativt enkelt att betala en polsk entreprenör när du väl vet hur dessa betalningar ska fungera.
Vad är skillnaden mellan anställda och oberoende entreprenörer?
Skillnaderna mellan att anställa en anställd och att arbeta med en entreprenör handlar främst om löner och skatter. När ditt företag anställer anställda ansvarar du för innehavarlöneskatter och socialförsäkringsavgifter från deras lönecheckar och inbetalning av arbetsgivareskatt till statliga socialförsäkringskassor. Du erbjuder vanligtvis också förmåner som semester, pensionsplaner och betald ledighet. Å andra sidan, när du samarbetar med oberoende entreprenörer, innehåller du inte eller betalar några skatter eller socialförsäkringsavgifter, och tillhandahåller inte några anställningsrelaterade förmåner till entreprenörer.
Dessutom gäller polska arbetslagar för anställda men gäller i allmänhet inte för entreprenörer. Entreprenörer kommer sannolikt att vara undantagna från lagar om övertid och minimilön, till exempel.
I allmänhet, men inte alltid, kan oberoende entreprenörer få mycket högre lön än anställda, delvis för att kompensera för det faktum att de måste betala sina egna löneskatter och klara sig utan arbetsgivarens sjukförsäkring, betald ledighet, ålderspensioner och andra förmåner.
Kriterier för klassificering av anställda kontra entreprenörer
Precis som i de flesta länder har Polen stränga krav som avgör om ett företag kan klassificera arbetare som anställda eller entreprenörer. Dessa handlar generellt om hur mycket kontroll företagaren har över arbetet, till exempel vad arbetarna gör och hur de gör det, samt hur arbetarna får betalt, vem som tillhandahåller förnödenheter och om företagaren erbjuder några förmåner.
Vad betyder dessa kriterier i praktiken? Generellt sett innebär de att anställda arbetar heltid eller deltid för ett enda företag, får instruktioner och ledning från det företaget, arbetar av arbetsgivaren dikterade timmar per vecka, ingår i arbetsgivarens lönesystem och får de anställningsförmåner som krävs. Å andra sidan arbetar oberoende entreprenörer på projekt- eller anbudsbasis, hanterar sitt eget arbete och sin egen tid, ingår inte i företagets lönesystem, betalar sina egna skatter och arbetar ofta för flera kunder på specifika projekt. Entreprenörer skickar vanligtvis in fakturor för utfört arbete snarare än att få löner, och de betalar sina egna skatter och socialförsäkringsavgifter.
Med andra ord är entreprenörer egenföretagare, medan anställda arbetar direkt för företaget. Entreprenörer har vanligtvis en stor kundportfölj, och ditt företag är bara ett av dem.
Dessa skillnader mellan anställda och oberoende entreprenörer finns för att förhindra att företag utnyttjar sina arbetare genom att behandla dem som anställda men klassificera dem som entreprenörer för att undvika att tillhandahålla de erforderliga anställdas förmåner.
Varför företag bör klassificera och betala sina entreprenörer noggrant
Om ditt företag arbetar med oberoende entreprenörer kommer du inte att ge dem förmåner, och du kommer inte att betala löneskatt eller bidra till sociala program för deras räkning. De timbegränsningar som gäller för dina anställda gäller inte dina entreprenörer, så de kan arbeta övertid utan att ha rätt till övertidslön. Detta arrangemang är mycket gynnsamt för många arbetsgivare, förenklar deras logistik och minskar deras utgifter.
I vissa fall felklassificerar företag anställda som oberoende entreprenörer. Felklassificering av arbetstagare på detta sätt medför allvarliga risker. Om domstolar fastställer att de arbetare som klassificeras som entreprenörer är anställda, kan företagen bli ansvarig för åratal av kvarskatt och kvarbetalning för övertid och betald ledning. Dessa uppbyggda utgifter kan förstöra en budget och generera betydande juridiska och logistiska utmaningar.
I många fall är dock det arbete ett företag behöver ha utfört genuint entreprenörsarbete, och att samarbeta med oberoende entreprenörer är mest vettigt. Därför behöver din företagare veta hur man anställer och betalar entreprenörer i efterlevnad enligt lagen.
Anlita en oberoende entreprenör i Polen
Som i många delar av världen ökar kontraktsarbetet i Polen, särskilt i vissa branscher. Arbetsrelationer inom områden som informationsteknik och gig-ekonomi kräver ofta avtal mellan företag snarare än traditionella anställningsavtal.
I Polen, medan traditionella anställda har arbetslagstiftningsavtal och skydd enligt polsk arbetsrätt, har entreprenörer företagsavtal som kallas civilrättsliga avtal. Enligt civilrättsliga avtal fungerar arbetstagare som entreprenörer eller frilansare. Kontrakten engagerar arbetstagare att utföra specifika uppgifter, och de verkar utanför arbetslagstiftningen som vanligtvis gäller för polska anställda.
I Polen är kriterier som anges i arbetslagstiftningen användbara för att avgöra om en arbetstagare är en entreprenör eller en anställd. Den polska arbetslagstiftningen anger flera olika kriterier som företag bör använda för att skilja sina entreprenörer från sina anställda. Arbetare är i allmänhet anställda snarare än entreprenörer om de uppfyller dessa kriterier:
- De utför arbete av en viss typ.
- De utför det arbetet under direkt arbetsgivarens övervakning.
- De utför arbete på den plats och tid som arbetsgivaren föreskriver.
- Arbetsförhållandet är relativt kontinuerligt.
Å andra sidan är det mer sannolikt att arbetare som utför sina jobb med minimal direkt arbetsgivares övervakning, väljer när och var de arbetar och tar sig an en serie kortsiktiga projekt efter eget val klassificeras som entreprenörer.
Krav som styr företagarlön i Polen
Polsk lag har inte många krav på hur företag måste betala sina entreprenörer. Tänk som jämförelse de krav som styr anställd kompensation.
I Polen har anställda rätt till särskild lön , förmåner och skydd enligt polsk arbetslagstiftning. De borde bara arbeta åtta timmar per dag, 40 timmar per vecka. De får arbeta övertid utöver dessa timmar, men arbetsgivaren måste godkänna övertiden, och övertiden får inte överstiga 150 timmar per år. Arbetsgivare måste kompensera de anställda för deras övertidstimmar med 150 till 200 procent av de anställdas standardlön eller extra ledighet. Anställda måste också ha en minimilön på minst PLNzł18.30 per timme eller PLN2,800 per månad.
Dessutom måste anställda i Polen få 20 till 26 betalda semesterdagar, beroende på hur länge de har varit anställda eller i skolan. Betald ledighet inkluderar även fyra sjukdagar som anställda kan använda vid behov, och anställda har rätt till upp till 33 dagars betald sjukfrånvaro om de har en legitimerad sjukförsäkring. Anställda måste också få 13 betalda helgdagar och mammaledighet eller pappaledighet för ett barns födelse.
Om ett företag i Polen vill säga upp anställda måste de anställda få uppsägningstid och avgångsvederlag. Om avtalet är tillsvidare kräver beslutet grund för uppsägning som skulle hålla i arbetsdomstolen. Uppsägningstiden beror på anställningsformen och den anställdes anställningslängd. Avgångsvederlag beror vanligtvis också på längden på de anställdas anställningsperiod i företaget.
Dessutom måste företag i Polen betala till den nationella Social (ZUS) för sina anställdas räkning. Arbetsgivaren kan göra utbetalningar motsvarande upp till 22,14 procent av varje anställds bruttolön. Däremot betalar de anställda själva bara cirka 14 procent av sin bruttolön.
De flesta av dessa krav gäller endast anställda. Entreprenörsrelationer är inte bundna av de flesta arbetslagar och ger inte rätt till ZUS-förmåner, betald ledighet eller uppsägningstid före uppsägning.
Förr tjänade även många oberoende entreprenörer betydligt under minimilönen. En 2017 lagändring specificerar dock att Polens minimilön för anställda även gäller för entreprenörer. Syftet med denna lag är att skydda oberoende entreprenörer från exploatering, se till att företag inte felklassificerar sina anställda som entreprenörer bara för att spara pengar på betalda löner.
Skattepraxis för att anställa entreprenörer i Polen
När du arbetar med oberoende entreprenörer i Polen lägger du inte till dem i din lön eller betalar löneskatter. Du kanske dock vill veta detaljerna i skattelagstiftningen så att du kan förstå dina entreprenörers skatteskulder.
Socialförsäkringsavgifter
De flesta oberoende entreprenörer måste bidra till ZUS, även om deras arbetsgivare inte är ansvariga för att bidra på deras vägnar. Bidragen går till ålderspension, invaliditetspension, sjukförsäkring och ibland arbetsskadeförsäkring. Sjukförsäkringsavgifter är upp till företagaren. Studenter yngre än 26 behöver inte betala till obligatorisk socialförsäkring eller sjukförsäkring. Huruvida oberoende entreprenörer gör ZUS-bidrag beror på det specifika civilrättsliga avtalet de har.
När du bygger internationella team i Polen, var medveten om att du kommer att betala dina entreprenörer deras fulla ersättning utan att påverka någon del av deras lön för ZUS-bidrag. Din organisation kommer inte heller att betala löneskatter mot ZUS för dina entreprenörers räkning.
Inkomstskatt
I Polen beräknar entreprenörer och anställda sin inkomstskatt på olika sätt. Polsk inkomstskatt gäller endast för anställda och uppdragstagare som är 26 eller äldre , såvida de inte tjänar PLNzł85,528 eller mer per år, vilket motsvarar cirka US$23,165 eller cirka EUR €19,005. Polska anställda under 26 med inkomster upp till85 PLNzł 528 betalar en skattesats på 17 procent. De vars inkomster överstiger den gränsen är föremål för en skattesats på 32 procent. Däremot betalar entreprenörer en fast skattesats på 19 procent.
Sätt att betala entreprenörer i Polen
Att bestämma det bästa sättet att betala internationella anställda och entreprenörer är ofta en utmaning. När du arbetar med oberoende entreprenörer måste du ha en etablerad process för att betala dem korrekt och i tid. Här är några vanliga betalningsformat och om de är lämpliga för att betala dina oberoende entreprenörer.
- Lönetjänster: Med entreprenörer kommer du inte att göra betalningar via din lön eftersom dina entreprenörer inte ingår i din lön. Endast dina anställda är en del av din lön, där du tar bort de nödvändiga källorna från lönecheckar och betalar nödvändiga löneskatter. Istället för att behandla entreprenörsbetalningar via er löneavdelning, låt era entreprenörer skicka in fakturor för sitt arbete och behandla deras betalningar via er leverantörsavdelning. Vissa löneserviceföretag har dock strukturer som gör att du kan betala dina oberoende entreprenörer med deras tjänster. Dessa tjänster kan vara kostsamma, och de stöder inte alltid den globala verksamheten.
- Banker: Ditt företag kan överväga att samarbeta med en bank för att betala oberoende entreprenörer. Vissa polska banker kanske dock inte samarbetar med ett företag som inte officiellt är registrerat i Polen, och pappersarbetet och kraven i samband med att öppna ett bankkonto kan göra detta alternativ ogenomförbart.
- Pengaöverföringstjänster: Pengaöverföringstjänster gör det möjligt för ditt företag att skicka pengar till dina entreprenörers bankkonton. Om du har etablerat ett dotterbolag i Polen har du redan ett bankkonto från vilket du kan överföra pengar via din leverantörsreskontraavdelning. Denna process är ett utmärkt alternativ för att betala entreprenörer i Polen eftersom det är relativt snabbt och bekvämt, så att du kan minska förseningar och upprätthålla en bra arbetsrelation med dina oberoende entreprenörer. Pengaöverföringstjänster erbjuder också ofta flera överföringsmetoder, höga överföringsgränser och pålitlig säkerhet. Var dock medveten om att du sannolikt kommer att ådra dig avgifter för valutaöverföring om du betalar entreprenörer i annan valuta än polska złoty. Dessa avgifter är i allmänhet procentsatser, så stora överföringar kan kosta dig mer.
- Att arbeta med en rekryteringspartner: Om du arbetar med en rekryteringspartner effektiviserar du ofta dina betalningsprocesser för entreprenörer avsevärt. En pålitlig partner kan hjälpa dig att anställa dina entreprenörer lagligt och betala dem snabbt, korrekt, i lokal valuta och på ett sätt som följer polska bestämmelser.
Bygg internationella team i Polen med Globalization Partners
När du är redo att expandera din affärsverksamhet till Polen och funderar på att anställa heltidskompetenta från Polen, samarbeta med Globalization Partners. Med hjälp av vår omfattande plattform, baserad på artificiell intelligens, effektiviserar vi processen för att anställa och betala dina polska team för att säkerställa korrekta och snabba betalningar och spara tid åt ditt företag.
Begär ett offertförslag för vår globala anställningsplattform idag, eller kontakta oss för att få veta mer.
