Hur man betalar entreprenörer i Storbritannien

Det finns tre olika klassificeringar för anställning i Storbritannien - fast anställda, oberoende entreprenörer, och arbetare. Varje typ av arbetare kan utföra en integrerad roll i din verksamhet, men det är viktigt att förstå skillnaden mellan dem innan du undertecknar ett skriftligt kontrakt.

Om du anlitar en oberoende entreprenör i Storbritannien måste du beakta flera faktorer, inklusive nya 35 -regler, för att undvika felklassificering. Läs mer om hur du får brittiska entreprenörer och de olika alternativen för att betala dem.

Anställda kontra entreprenörer kontra arbetare

Om ditt företag vill gå in på en ny marknad, expandera globalt eller anställa internationellt, avgör den metod du väljer hur processen fungerar och vilka juridiska krav du har:

• Gå in på en ny marknad: Att gå in på en ny marknad ger ditt företag tillgång till nya resurser, ekonomiska incitament och begåvade arbetare med specialutbildning eller träning. Eftersom de flesta länder kräver en fysisk plats i ditt valda land innan du anställer där, kan det göra arbetsförmedlingen enklare att samarbeta med en Employer of Record (EOR).
• Expandera globalt: För många företag är global expansion en del av en långsiktig plan för att uppnå internationellt varumärkesigenkänning och öka den totala vinsten genom att etablera flera framgångsrika platser i olika länder. Företag förlitar sig på fast anställda och ibland entreprenörer och arbetare för att skapa ett arbetsflöde som passar deras branschspecifika behov.
• Anställ internationellt: Att anställa internationellt låter ditt företag samarbeta med distansanställda för att få branschledande kompetens utan geografiska begränsningar. I Storbritannien kräver den här processen vanligtvis att man samarbetar med en rekryteringsbyrå eller entreprenör utkontraktering företag för att hitta den bästa lösningen för ditt kommande projekt.

En registrerad arbetsgivare kan hjälpa dig att etablera en närvaro på en ny internationell marknad och anställa fast anställda utan behov av en fysisk plats eller ett lokalt dotterbolag.

1. anställd

Anställda i Storbritannien är heltids- och deltidsarbetare som har en permanent anställning hos sitt företag. De är en del av din löneutbetalning, och du är enligt lag skyldig att bidra till deras kostnader, inklusive socialförsäkring, betald ledighet och pensionssystem, där så är tillämpligt. Arbetare anses vara anställd om:

• Du är skyldig att förse dem med arbete, och de är skyldiga att acceptera det under deras tid med dig.
• Ditt företag bestämmer hur de utför sina tilldelade uppgifter, inklusive när och var.
• Ledningen behåller kontrollen över de anställdas schema, utbildning och karriärtillväxt.
• Anställda betalas tim-, vecko- eller månadsvis enligt en överenskommen lön- eller timtaxa.

Eftersom anställda är beroende av ditt företag för stadigt arbete, lön och förmåner, är de ofta lojala och motiverade att utföra sina tilldelade uppgifter väl. De är det optimala valet om du söker långsiktiga partners som du kan investera i genom utbildning, utrustning och kunskap som förvärvats över tid.

2. entreprenör

Oberoende entreprenörer – ibland kallade konsulter, egenföretagare eller ett tjänstekontrakt – kan vara en del av sin egen etablerade affärsenhet som utför ett projekt för ett företag på ett tidsbestämt kontrakt, men behöver inte vara det. Företag förlitar sig på entreprenörer för kortsiktiga uppgifter, vid behov, som inte ingår i kärnverksamheten.

Entreprenörer anses vara sådana om de:

• Ha ett specifikt start- och slutdatum för uppgiften
• Hålla sig inte till samma regler eller ledning som anställda, såvida det inte anges i det skriftliga avtalet
• Är direkt ansvariga för sina egna framgångar, misslyckanden, vinster och förluster
• Är fria att samarbeta med andra företag inom din bransch så länge de uppfyller villkoren i eventuella överenskomna sekretessavtal (NDA)
• Har inte rätt till några förmåner, såsom försäkring och betald sjukfrånvaro, och deras skattebelopp dras inte av från deras lön.
• Ingår inte i din ordinarie lön utan betalas istället per projekt, per timme eller enligt annat fast avtal

Beroende på var entreprenörer kommer ifrån kan de behöva betala dubbla skatter till det land de arbetar i och det land de fysiskt bor i.

3. Arbetare

I många länder är arbetare antingen entreprenörer eller anställda, beroende på relationens struktur och detaljer i det skriftliga kontraktet. Förenade kungariket etablerade en tredje kategori: arbetstagare. Arbetarkategorin omfattar alla som inte uppfyller villkoren för någon av kategorierna.

Ibland kallade nolltimmarsanställda, är anställda inte skyldiga att arbeta för ett företag om de inte själva väljer att göra det. På samma sätt är företag inte skyldiga att erbjuda dem arbete. Men när arbetaren går med på att arbeta för ett företag, till exempel för ett speciellt evenemang eller på kort sikt, omfattas de av samma riktlinjer som för en fast anställd, inklusive minimilön och upplupen betalad ledighet. De är en del av företagets löneutbetalning. Ett företag kan förlita sig på en arbetare istället för en anställd eller entreprenör för speciella evenemang, där de behöver extra fysisk assistans, men inte nödvändigtvis arbetare med en specialiserad kompetens.

Var kan man anställa brittiska entreprenörer

Att anlita entreprenörer i Storbritannien är ofta en nödvändig del av att expandera till den lokala marknaden, eftersom de kan erbjuda regionalspecifik vägledning för att lokalisera dina produkter, tjänster och marknadsföring. Du kan hitta entreprenörer genom någon av dessa vägar:

• rekryteringsbyråer,
• CV-databaser
• Frilansande webbplatser
• Branschspecifika databaser
• Virtuella jobbtavlor
• Sociala medier
• Lokala utkontrakteringsföretag

Den största fördelen med att arbeta med en entreprenör är att välja den mest kvalificerade personen för uppgiften. När du väljer entreprenörer för ett projekt, granska deras kvalifikationer och erfarenhet noggrant. Be om att se exempel på tidigare arbete och kontakta referenser när det är möjligt.

Juridiska krav för att anställa brittiska entreprenörer

Både du och entreprenören är enligt lag skyldiga att uppfylla allt som överenskommits i det skriftliga avtalet. I vissa fall kan entreprenörer ha rätt till grundläggande hälso- och säkerhetsskydd och kan ha rättigheter mot diskriminering. Du måste vidta åtgärder för att undvika att felklassificera entreprenören och vara förebyggande gällande viktiga områden i ert avtal, inklusive immateriella rättigheter (IP) och riktlinjer för uppsägning.

1. IR35 och felklassificering

IR35 är en lagstiftning för mellanhänder som syftar till att eliminera möjligheten till skatteundandragande av oberoende entreprenörer som agerar i samma egenskap som en vanlig anställd och de företag som anställer dem. Skulle ditt företag göra sig skyldigt till felklassificering får den felklassificerade entreprenören anställd status och alla berättigade förmåner retroaktivt. Du är skyldig att betala alla nödvändiga skatt- och socialförsäkringsavgifter och kan bli föremål för ränta och ytterligare avgifter eller advokatkostnader.

För att avgöra om du är engagerad i en entreprenör-arbetsgivare-relation — snarare än en anställd-arbetsgivare-relation — ställ följande frågor:

• Kan den här personen vägra att acceptera ett uppdrag eller utföra en uppgift för mitt företag?
• Skulle denna person kunna ersätta en annan entreprenör eller underentreprenör för att slutföra delar av eller hela det tilldelade projektet?
• Hur mycket kontroll har företagaren över den här individens schema, plats och arbetssätt?
• Är den här personen ansvarig för en kärnkomponent i affärsverksamheten?
• Får den här personen förmåner eller ersättning från företaget?
• Vilken befattning har denna individ i ledningshierarkin?
• Får denna person betald sjukfrånvaro, semestersättning eller semester av företaget?
• Kan den här personen arbeta med ett annat företag, en kund eller en konkurrent inom och utanför branschen?

I vissa situationer kan IR35 kräva att internationella företag baserade utanför Storbritannien med begränsad lokal närvaro registrerar sig för skatt och hanterar brittisk lönehantering, även när de anställer entreprenörer. Samarbeta med en registrerad arbetsgivare för att ta reda på om din situation kvalificerar för särskilda överväganden.

2. Skriftligt kontrakt

Skriftliga avtal är det bästa sättet att skapa tydliga förväntningar på er relation mellan arbetsgivare och entreprenör och kan vara en avgörande del för att bevisa att ni inte bryter mot IR35 om ni skulle bli granskade. Skriftliga avtal bör innehålla:

• Detaljer om projektet, inklusive dess omfattning och inblandade uppgifter
• När avtalet börjar och slutar, i förekommande fall
• Ersättningsbelopp, lönefrekvens och betalningsstruktur
• Vem ansvarar för att utföra vilka uppgifter och tillhandahålla nödvändiga resurser
• NDA och konkurrensklausuler, i tillämpliga fall
• Riktlinjer för ömsesidig uppsägning och tillhörande avgifter

Den ursprungliga ägaren av ett verk, en upphovsrätt, en design, en uppfinning eller en affärshemlighet är vanligtvis den rättmätiga ägaren, men specifika villkor kan anges i ditt skriftliga avtal om att överföra dessa immateriella rättigheter till arbetsgivaren.

3. Uppsägning och avgångsvederlag

Entreprenörer arbetar projekt för projekt, så uppsägning är vanligtvis inte nödvändig såvida inte entreprenören eller företaget underlåter att uppfylla delar av det skriftliga avtalet eller om ditt företag beslutar att avbryta ett projekt eller en uppgift mitt i ett avtal. Ditt skriftliga avtal bör innehålla ett avsnitt om uppsägningspolicyer och obligatorisk uppsägningstid. Beroende på ditt avtal kan du fortfarande vara ansvarig för att betala en del eller hela en överenskommen insättning.

Byggindustrins system

Den brittiska regeringen har särskilda regler för entreprenörer som arbetar inom byggbranschen, känd som Construction Industry Scheme (CIS). CIS-entreprenörer registrerar sig för systemet, drar av pengar från sina underleverantörers betalningar och skickar in dem till HM Revenue and Customs (HMRC), som räknas som en förskottsbetalning för den underleverantörens skatt och nationella försäkringsbetalningar.

Entreprenörer registrerar sig för CIS som standardentreprenörer om de betalar underentreprenörer för byggrelaterat arbete och verksamhet men inte själva utför arbetet. Underentreprenörer registrerar sig som sådana om de utför byggnadsarbeten för den entreprenör som anlitar dem. En entreprenör kan registrera sig som både entreprenör och underentreprenör.

Skattepraxis och överväganden

Du betalar inte en enskild näringsidkare via skatt om du inte har brytit mot IR35. Entreprenören är ansvarig för att deklarera sina egna skatter och försäkringar, och de kan behöva registrera sig för mervärdesskatt (moms) i vissa situationer. Ersättning för tjänster som oberoende entreprenör utför är inte inkomst som ska deklareras för inkomstskatt.

Hur löner fungerar när man betalar entreprenörer i Storbritannien

Storbritanniens officiella valuta är brittiska pund sterling (GBP). Det lägsta nationella levnadsbeloppet är GBP £8.91, och branschens förväntningar varierar beroende på en arbetares erfarenhet och färdigheter och den aktuella efterfrågan på deras tjänster. Du och entreprenören kommer överens om en betalningsstruktur som är bekväm för er båda, inklusive:

• Förskottsbetalning: Förskottsbetalning innebär att man betalar entreprenörer för hela sina tjänster innan projektet slutförs. Entreprenörerna kan använda denna betalning för att täcka kostnaderna för utrustning eller resurser som behövs för att slutföra uppgiften, och det försäkrar dem att deras tid kommer att kompenseras. Förskottsbetalning kan utgöra en risk för företag om entreprenörerna inte upprätthåller avtalets slut eller om slutprodukten inte uppfyller kraven. Var noga med att inkludera bestämmelser för återbetalning i ditt skriftliga avtal om du använder denna betalningsmetod.
• Betalning vid slutförande: Att betala en entreprenör efter att projektet är avslutat är ett säkert sätt att skydda din investering och säkerställa att slutresultatet uppfyller era överenskomna standarder. Entreprenörer kan dock vilja inkludera specifika bestämmelser i ditt skriftliga avtal som försäkrar dem om att de kommer att få minimiersättning för sin tid.
• Delbetalning: Delbetalning innebär att entreprenören betalar en deposition före projektet och resten av betalningen vid mottagandet av den färdiga produkten eller slutförandet av tjänsterna. Detta är ett bra sätt att skydda både din ekonomiska investering och entreprenörens tid. Upprätta en tydlig tidslinje för projektets slutförande och efterföljande betalningar i ditt skriftliga avtal.

Du kan också välja mellan att betala per projekt eller per timme, beroende på ditt skriftliga avtal och beräknad tidslinje för projektets slutförande.

1. Valuta och växelkurser

Pundet har en av de högsta globala handelsvolymerna. Växelkurser och överföringsavgifter varierar beroende på ditt ursprungsland, betalningsmetod, finansinstitut du arbetar med och det belopp du betalar.

För en snabb referens av aktuella växelvärden är GBP£1 lika med:

• EURO €1.16
• US $1.42
• CNY ¥9.07
• MXN $28.37
• INR ₹103.31
• JPY ¥156.02

2. Lönehanteringsmetoder

Flera alternativ finns tillgängliga när du betalar en brittisk entreprenör:

• Banköverföringar: Med banköverföringar kan du överföra pengar internationellt mellan finansinstitut. Även om detta är en snabb och pålitlig betalningsmetod, kommer ditt företag att bli föremål för överföringsavgifter.
• Direktinsättningar: Direktinsättningar liknar banköverföringar men är bättre lämpade för återkommande betalningar eftersom du kan bestämma ett specifikt datum då du vill att din betalning ska sättas in på entreprenörens konto. Beroende på din bank kan du fortfarande bli föremål för överföringsavgifter.
• Papperscheckar: Papperscheckar var en gång standarden för betalning men kunde gå vilse, förstöras eller försenas under transitering. I vissa regioner kan papperscheckar vara den enda formen av accepterad betalning för entreprenörstjänster.
• Postanvisningar: Postanvisningar är ett snabbt sätt att skicka internationella pengar, men kräver att både du och företagaren bor nära ett postkontor eller finansinstitut som kan behandla betalningen. Av denna anledning är det en mindre bekväm och mer tidskrävande betalningsmetod än andra alternativ.
• Virtuella plånböcker: Virtuella plånböcker erbjuder en säker och nästan omedelbar betalningslösning för internationella entreprenörer. Även om du fortfarande är föremål för överföringsavgifter skyddas medel vanligtvis av virtuell kryptering.

Anställ anställda i Storbritannien med hjälp av G-P

Att arbeta med internationella entreprenörer i Storbritannien ger ditt företag ett flexibelt alternativ till traditionella anställda samtidigt som du kan välja den mest kvalificerade kandidaten för ditt kommande projekt. Många företag förlitar sig på skickliga entreprenörer för projektbaserade behov och heltidsanställda anställer för kärndelar av den dagliga driften.

Om ditt företag vill anställa anställda i Storbritannien utan att etablera ett dotterbolag kan G-P hjälpa till. Vi är en global arbetsgivare som hanterar all internationell anställning, lönehantering och HR hantering för era fast anställda, inklusive efterlevnad av regionala arbetsrättslagar, utan behov av lokalt dotterbolag eller enhet.

Läs mer om hur vår helhetslösning kan hjälpa dig att hitta toppkompetensen i Storbritannien och begär en demonstration idag.