Vad är Form W-9?

Viktiga takeaways

• Vad blankett W-9 är: Blankett W-9 används för att samla in en företagares skatteinformation. Det låter dig fylla i korrekta 1099 blanketter och undvika säkerhetskopierade problem och avgifter.

• Hur Form W-9 jämförs med andra formulär: En W-9 Form är endast avsedd för journalföring och är tillämplig på amerikanska entreprenörer. Ett W-8 -formulär är för icke-USA. medborgare. W-2 Blanketter används av anställda för att förbereda sina skatter. 1099 Formulär är för rapportering av olika inkomsttyper, som diverse betalningar till entreprenörer.

• Var man kan hämta ett9 -formulär: Du kan ladda ner W9 formuläret på IRS webbplats eller generera ett med G-P Contractor.

• Vem är skyldig att fylla i ett W-9: Individer och företag som arbetar med ditt företag, såsom oberoende entreprenörer och leverantörer, måste fylla i ett W-9 -formulär.

Att anställa oberoende entreprenörer gör det lättare att skala upp eller ner ditt företag när dina behov förändras. Även om entreprenörer inte finns med på din företags lönelista måste du fortfarande följa vissa krav för att anlita den här typen av arbetare.

I USA fyller heltidsanställda i I-9 -formulär, medan oberoende entreprenörer eller 1099 -arbetare fyller i W-9 -formulär. Dessa blanketter hjälper till att säkerställa skatteefterlevnad och minskar risken för avgifter för felaktig eller saknad information. 

Låt oss bryta ner vad ett W-9 skatteformulär är, vad det används till, hur man fyller i det och vanliga misstag som ska undvikas.

Vad är en W-9 Form?

Ett W-9 -formulär är för att samla in skattebetalarinformation från oberoende entreprenörer och affärsenheter, så att du kan lämna in korrekta avkastningar. Du lämnar inte in en W-9 till Internal Revenue Service (IRS). Men du använder informationen på detta formulär för att förbereda ett 1099 -formulär som du skickar till IRS i slutet av året. 

W-9 samlar in skatteidentifikationsnumret (TIN) från individer och enheter. För privatpersoner är detta vanligtvis Social (SSN), och för företag är det arbetsgivaridentifikationsnumret (EIN).

Notera: Det finns inget W-9 -formulär för anställda. A W-9 är endast för oberoende entreprenörer eller företag.

Hur Form W-9 jämförs med andra former

En W-9 Form för företag är endast för journalföring. Så här skiljer sig W-9 från andra IRS-formulär:

W-9 kontra W-2 Formulär

Medan oberoende entreprenörer fyller i ett W-9 -formulär, fyller företag i och skickar W-2 -formulär till IRS.

Anställda använder W-2 formulär för att förbereda skatter. Innan de får en W-2 måste anställda fylla i formulär W-4 och ange sin skatteinformation, arkiveringsstatus och andra jobb, om tillämpligt. Du beräknar de skatter som ska hållas inne baserat på Form W-4, medan Form W-2 bör återspegla dessa skatter.

Ett W-9 formulär är för att förbereda 1099 -formuläret. Ett W-9 innehåller entreprenörens namn, adress och skatteregistreringsnummer. Till skillnad från anställda är entreprenörer ansvariga för att rapportera och betala sina skatter. Generellt sett finns det ingen skatteplikt för entreprenörer, förutom i vissa situationer, till exempel om de inte tillhandahåller eller intygar ett korrekt skattenummer (TIN). 

W-9 kontra 1099 Formulär

1099 är en uppsättning IRS-formulär som rapporterar olika inkomsttyper. Företag använder oftast:

• 1099-NEC: Använd detta formulär om du betalar dina oberoende entreprenörer USD 600 eller mer årligen. 

• 1099-MISC: Använddet här formuläret för att rapportera diverse betalningar, såsom royalties, hälsovårdsbetalningar och hyra, om de uppgår till USD 600 eller mer per år.

Ditt företag ansvarar för att fylla i och skicka in 1099 blanketter till IRS. Däremot fyller oberoende entreprenörer i W-9 -formulär, som du kommer att behålla i dina register. Du behöver bara W-9 Formulär som referens för arkivering av formulär 1099.

W-9 kontra W-8 Formulär

Huruvida du använder ett W-9 eller ett W-8 -formulär beror på den oberoende entreprenörens medborgarskapsstatus. W-9 -formulär är för amerikanska medborgare, medan icke-amerikanska. medborgare kräver en W-8.  

Det finns bara en typ av W-9 Form. Det finns dock fem typer av W-8 -formulär. Rätt blankett beror på om näringsidkaren är en privatperson eller ett företag, inkomsttypen och om de kvalificerar sig för en särskild skattebehandling. 

Du bör hämta formuläret W-8 innan du gör din första betalning. Det är bäst att samla in W-9 innan entreprenören utför något arbete.

Var kan man få en Form W-9

Entreprenörer kan ladda ner Form W-9 direkt från IRS webbplats. Eller så kan du använda G-P Contractor för att förenkla hela entreprenörens rekryteringscykel – från betalningar till hantering av pappersarbete. Generera enkelt W-9 -formulär och få tillgång till all din arbetskraftsinformation på en och samma instrumentpanel.

 Om du skalar upp och bygger globala team erbjuder G-P Gia™, vår unika artificiella intelligens för HR, detaljerade insikter om arbetsrätt, skatteregler och förmåner i över 50 länder och alla 50 amerikanska delstater.

Vem är skyldig att fylla i en W-9?

Vissa individer och företag som får inkomst från ditt företag måste fylla i formulär W-9. Dessa inkluderar, men är inte begränsade till, oberoende entreprenörer, leverantörer, partnerskap, aktiebolag (LLC), företag, truster och fastigheter.

Här är några exempel på scenarier där en W-9 är nödvändig:

1. Du är ett litet företag som anställer entreprenörer i USA. Små företag utan stora interna team anställer ofta oberoende entreprenörer. Om du till exempel använder G-P Contractor för att anställa och betala entreprenörer för ett grafiskt designprojekt, kan arbetaren använda funktionen för att generera W-9 -formulär för att fylla i formuläret innan de börjar arbeta. 

2. Du är en bank med en kund som öppnar ett nytt konto. Banker använder W-9 formulär för att samla in skattebetalarinformation som behövs för att rapportera ränta och andra intäkter till IRS.

3. Du annullerade en skuld. Avbruten skuld anses ofta vara skattepliktig inkomst. Form W-9 hjälper till att skicka in nödvändig information.

4. Du är ett värdepappersföretag. Du samlar in formulär W-9 från dina kunder och rapporterar sedan dina intäkter till IRS på lämpligt formulär 1099.

När och varför en W‑9 begärs

Formuläret W-9 krävs endast för leverantörer som du betalar för tjänster. Detta inkluderar inte företag, eftersom de vanligtvis är undantagna från 1099 -rapportering. Du behöver inte heller en W-9 för alla leverantörer genom vilka du betalar med kort, eftersom dessa betalningar rapporteras av betalningsprocessorn.

Med ett W-9 -formulär kan du korrekt rapportera företagarbetalningar till IRS. Även om du inte behöver arkivera det här dokumentet, gör det lättare att förbereda 1099 -formulär om du håller det till hands. Du slipper också böter för bristande efterlevnad och civilrättsliga eller straffrättsliga avgifter för att du inte hämtar ut blanketten.

Hur man fyller i en W-9 Form

Entreprenörer måste fylla i ett W-9 -formulär korrekt för att säkerställa efterlevnad. De kan följa dessa W-9 instruktioner:

1. Ange entreprenörens eller företagsnamnet: Entreprenörer skriver sitt namn på rad 1 så som det står i deras deklaration. Juridiska personer, till exempel ett partnerskap, LLC eller företag, sätter sitt namn på linje 2 och använder sin ”göra affärer som” -information. Om entreprenören verkar under ett specifikt företagsnamn ska de ange denna information på raden ”Företagsnamn”.

2. Välj den federala skatteklassificeringen: Företagaren markerar relevant ruta för skatteklassificering. Vissa alternativ inkluderar individ, C-företag, S-företag, partnerskap, förtroende eller egendom eller LLC.

3. Lägg till TIN: Entreprenörer bör lägga till sitt SSN om de är en individ. Företag bör lägga till sitt EIN. Beroende på deras medborgarskaps- eller enhetsstatus kan entreprenörer ansöka om ett skatteregistreringsnummer och skriva ”ansökt” under del I. De kommer att vara föremål för backup-ansökan tills de får sitt skatteregistreringsnummer. Därefter måste de skicka in en uppdaterad W-9.

4. Ange adress: Under raden ”adress” lägger du till adressen som är associerad med TIN. 

5. Certifiera formuläret: Allinformation ska vara korrekt och matcha IRS-poster. Personen som fyller i formuläret ska underteckna och datera de utsedda områdena för att certifiera. Du kan använda IRS TIN Matching-programmet för att verifiera poster.

G-P Contractor gör det enklare att fylla i och hämta blanketter. Entreprenörer kan generera formuläret på plattformen, som du kan komma åt när som helst.

Hur man skickar in och lagrar ett W-9 Form

Den oberoende entreprenören eller enheten ska skicka dig det ifyllda formuläret för registerföring. Du måste lagra W-9 Formulär i minst fyra år. Längre journalföring hjälper också till med förlängda revisionsperioder. 

3 vanliga W-9 misstag och hur man undviker dem

Även om du inte behöver skicka in W-9 formulär till IRS, måste de fortfarande vara korrekta för att undvika juridiska och ekonomiska problem. Se upp för dessa vanliga misstag:

1. Felaktig information: Misstag inkluderar att använda fel skatteregistreringsnummer och enhetstyp. En felaktig TIN kan leda till ett IRS-meddelande, medan rätt affärstyp säkerställer att dina 1099 -rapporter är korrekta. 

2. Samla in formulär sent: Du måste samla in W-9 -formulär innan entreprenörer eller enheter börjar arbeta och innan du gör din första betalning. På så sätt är du förberedd för årsredovisning.

3. Misslyckas med att uppdatera: Skapa ett system för regelbunden granskning och uppdatering av W-9 -information. Använd metoder där en entreprenör enkelt kan uppdatera sin information.

Anställ anställda och entreprenörer med G-P

Över 80% av företagsledare kämpar med att hitta kvalificerade medarbetare inom sin befintliga bransch. G-P erbjuder en snabb och smidig lösning till anställande av globala anställda och entreprenörer, utan att etablera nya enheter.

Våra AI-drivna Employer of Record- och Contractor-lösningar stöds av det största team av HR, juridik- och efterlevnadsexperter i landet för att omfatta hela den globala anställningscykeln. Lägg till kompetens i världsklass till ditt team utan stressen med internationell skatteefterlevnad.

boka demo today.

W-9 Vanliga frågor om formulär