Vad är en W-8BEN Form?

Företag kan låsa upp nya tillväxtmöjligheter genom att utöka sitt globala arbetskraft. Faktum är att 81% av ledarna redan är aktivt engagerade i global rekrytering. Med stöd av en förstklassig Employer of Record (EOR) som G-P kan du snabbt och smidigt anställa, onboarda och hantera globala team, oavsett enhetsstatus.

Att arbeta med internationella anställda kan dock också innebära att ditt företag är ansvarigt för att betala alla relevanta skatter som krävs enligt varje utländskt lands skattelagar under ett kalenderår. Eftersom inkomstskattesatserna varierar beroende på anställdes hemvistland kan företag i USA som fyller i ett W-8BEN-formulär för internationella anställningar finna processen utmanande om de inte är förberedda.

Vad är en Form W-8BEN?

Ett formulär W-8BEN är ett skatteformulär för Internal Revenue Service (IRS) som används av icke-amerikanska myndigheter. skattemässigt bosatta eller utländska invandrare för att intyga sin utländska status och säkerställa att korrekt skattesats tillämpas på inkomster från amerikanska källor. Form W-8BEN står för Certificate of Foreign Status of Benefal Owners för USA: s skatteavdrag och rapportering (individer).

Icke-amerikanska skattehemmahavare – inklusive anställda och globala entreprenörer – som tillhandahåller tjänster till amerikanska företag är i allmänhet skyldiga att fylla i formulär W-8BEN och skicka in det till det anställande företaget.

Vad används Form W-8BEN för?

För företag som anställer internationellt verifierar blankett W-8BEN en persons utländska status och fastställer deras berättigande till skattebefrielser eller reducerad inkomst enligt ett skatteavtal. Den identifierar också individer som är föremål för en 30% skatt på olika inkomsttyper från USA, inklusive fasta och periodiska (FDAP) betalningar som:

1. Ränta.
2. Royaltyer.
3. Livräntor.
4. Hyra.
5. Premie.
6. Ersättning för tjänster.
7. Ersättningsbetalningar, om tillämpligt.

Syftet med W-8BEN-blanketter är att avgöra om individer juridiskt sett anses vara amerikanska personer – bosatta i USA eller medborgare – och att fastställa ägande av den inkomst som anges i blanketten. Formulär W-8BEN tillåter även individer från länder utanför USA med skatteavtal att begära reducerade skattesatser på inkomster från USA.

Vad är skatteavtal?

Ett skatteavtal är ett avtal mellan två länder som bestämmer hur inkomst som intjänas av invånare i ett land beskattas av det andra landet. Enligt IRS- webbplatsen, om ett land har ett skatteavtal med USA, kan invånare i det landet vara berättigade till skattesänkningar eller undantag från inkomst som intjänats i USA.

Eftersom Kanada och USA till exempel har ett skatteavtal kan ett amerikanskt företag som anställer en anställd i Kanada ansöka om förmåner som en icke-resident utlänning (NRA) när de deklarerar. Individer som bor i länder utan skatteavtal är skyldiga att betala inkomstskatt enligt standardskattesatserna, utan reduktioner.

Inkomstskatteavtal gäller inte för situationer med dubbel bosättning - när individer är lagligt bosatta i mer än ett land. Dock kan dubbla invånare fortfarande vara berättigade att få vissa skatteavtalsförmåner, beroende på deras plats.

Skatteavtal kan förändras över tid. För arbetsgivare som anställer internationellt är det viktigt att hålla sig informerad om nya lagar i sitt målland. Verktyg baserade på artificiell intelligens som G-P Gia™ – G-P :s globala HR -efterlevnadsrådgivare baserade på artificiell intelligens – kan ge expertvägledning om globala arbetsrättsliga åtgärder i 50 länder och alla 50 amerikanska delstater, vilket minskar kostnaden och tiden för efterlevnad med upp till 95%.

Vem tillhandahåller W-8BEN-formuläret?

Internationella anställda och globala entreprenörer måste tillhandahålla blankett W-8BEN till sina amerikanska arbetsgivare, vanligtvis under onboarding . Enligt Internal Revenue Service (IRS) måste anställda lämna blankett W-8BEN till skatteombudet eller betalaren om de är en utlänning som inte är bosatt i USA och som är den verkliga huvudmannen till ett belopp som omfattas av skatteplikt.

De bör lämna in blankett W-8 BEN när innehavsagenten begär det, oavsett om de ansöker om reducerad skattesats eller undantag från innehav eller inte. Till exempel kan en W8BEN fyllas i och lämnas till bidragsgivarens innehavsombud eller kapitalförvaltare.

Företag måste samla in och verifiera riktigheten och legitimiteten hos de formulär de får. Formuläret W-8 kan dock fortfarande vara giltigt även med mindre fel. Om till exempel datum saknas i underskriften kan arbetsgivaren lägga till datumet vid mottagandet och anse det giltigt från och med den tidpunkten.

Vem behöver fylla i formuläret W-8BEN?

Form W-8BEN fylls vanligtvis i av utländska utlänningar (NRA). Företag som anställer internationellt bör få detta formulär från internationella anställda eller globala entreprenörer om de uppfyller något av följande kriterier:

1. De är icke-amerikanska. medborgare eller invånare (NRA).
2. De arbetar för ett amerikanskt företag eller tjänar inkomst från USA.
3. De begär skatteavtalsförmåner eller minskad inkomst.
4. De tjänar fasta eller periodiska inkomster från USA.

Vem ansvarar för att inneha inkomstskatten?

Företag som betalar inkomst till icke-U.S. Skatterättsligt bosatta, så kallade amerikanska innehavsagenter, är ansvariga för innehavsskatt vid källan innan de betalar ut till individen. Underlåtenhet att hålla inne korrekt kan leda till bristande efterlevnad avgifter eller böter. Om flera innehavsombud är inblandade behöver skatten bara innehållas en gång från inkomstens innehavare.

Om arbetsgivaren är innehav inkomstskatt för individens räkning, skicka inte blanketten till IRS efter mottagandet. Istället bör de säkert lagra formuläret i sina register så länge det är nödvändigt för att fastställa deras ansvar.

Så här fyller du i formulär W-8BEN

När du fyller i formulär W-8BEN är instruktionerna enkla och ingår i själva formuläret. För att fylla i formuläret ska den internationella anställde eller globala entreprenören inkludera följande information:

1. Deras juridiska namn
2. Deras födelsedatum, skrivet i formatet mm-dd-åååå
3. Deras medborgarskapsland
4. Deras permanenta bostadsadress i företagets hemvistland
5. Deras postadress om den skiljer sig från företagets permanenta adress
6. Deras socialförsäkringsnummer (SSN) eller individuella skatteidentifikationsnummer (ITIN), inklusive deras internationella skatteidentifikationsnummer, om tillämpligt
7. Namnet på deras hemvistland för det landets inkomstskatt, om tillämpligt
8. All relevant finansiell information, inklusive inkomst och tidigare betalningsbelopp från äldre skattedeklarationer.

Finns det andra W-8 -former?

Ja, IRS har flera W-8 -formulär, var och en tillämplig på olika typer av icke-amerikanska. skattemässiga scenarier. Förutom W-8BEN inkluderar annan relevant skattedokumentation:

• Form W-8BEN-E för icke-amerikanska enheter eller internationella enheter, istället för individer.
• Form W-8IMY för individer eller enheter som tar emot innehållsbara betalningar från ett land utanför USA. invånare eller medborgare eller genomströmningsenhet.
• Form W-8EXP för verkliga ägare som vill göra anspråk på en tillämplig skattelättnad eller skattebefrielse, inklusive icke-amerikanska. regeringar och skattebefriade organisationer.
• Formulär W-8ECI för individer eller enheter som ansöker om undantag från skatteplikt på inkomst som faktiskt är kopplad till bedrivandet av handel eller verksamhet i USA, inklusive de som tjänar inkomst från amerikansk affärsverksamhet.

Former W-8 kontra formulär W-9: Vad är skillnaden?

Medan W-8 -formulär gäller för icke-amerikanska. Skatteboende eller medborgare och enheter som tjänar USA-baserade inkomster, W-9 -formulär gäller för företag, entreprenörer och liknande enheter som verkar enligt amerikansk lag, inklusive amerikanska medborgare och invånare. Dessa formulär betraktas som informativa formulärinlämningar och upphör inte som W-8 -formulär.

Förenkla internationell lönehantering med G-P.

Med stöd av ett dedikerat team av experter inom anställning, skatt, förmåner och lokal arbetsstiftelse hanterar G-P :s artificiella intelligensdrivna Employer of Record (EOR) -lösningar komplexa löneprocesser, vilket ger företag möjlighet att tryggt dra nytta av fördelarna med global expansion. G-P tillhandahåller de verktyg och insikter som krävs för att enligt gällande regler konfigurera och hantera lönehantering för internationella anställda eller entreprenörer – oavsett enhetsstatus.