Avis de confidentialité des candidats

Notre vie privée est importante pour Globalization Partners, Inc. et ses filiales et affiliées (« Globalization Partners », « nos », « nous » ou « nous »). Cette Avis de confidentialité des candidats (« Avis de confidentialité ») explique comment nous recueillons, utilisons, partageons et protégeons les données personnelles ou les renseignements personnels (« Renseignements personnels ») des candidats lors du processus de candidature. Renseignements personnels désignent toute information qui identifie directement un individu ou qui rend un individu identifiable lorsqu’elle est combinée à d’autres informations, telles que votre nom, adresse, numéro d’adhésion et/ou étudiant, numéro d’assurance nationale, numéro de passeport, numéro d’identification fiscale, qualifications, date de naissance, photos. Globalization Partners est le responsable de vos renseignements personnels. En cas de conflit entre la présente Avis de confidentialité et la loi applicable, la loi applicable préviendra. En nous soumettant vos renseignements personnels, vous reconnaissez que :

• Vous avez lu et compris cet Avis de confidentialité et acceptez l’utilisation de vos renseignements personnels tels qu’indiqués ici.

• Vos renseignements personnels peuvent être transférés et traités à l’échelle mondiale, y compris dans des pays qui ne sont pas considérés comme offrant le même niveau de protection des données que votre pays d’origine, pour les besoins et la manière spécifiés dans cette Avis de confidentialité

• Vous n’êtes pas obligé de nous fournir les informations demandées, mais le fait de ne pas le faire pourrait nous empêcher de poursuivre votre candidature pour le poste auquel vous avez postulé.

• Toutes vos représentations sont vraies et correctes selon vos connaissances et croyances, et vous n’avez sciemment omis aucune information pertinente de nature défavorable. Fournir des informations inexactes peut vous rendre inadmissible à l’emploi.

• Cette Notice de confidentialité ne fait pas partie d’un contrat de travail offert aux candidats embauchés par Globalization Partners.

Renseignements personnels que nous recueillons

Les types d’informations personnelles que nous vous demandons et les façons dont nous les traitons sont déterminés par les exigences du pays où se trouve le poste auquel vous postulez, et non par le pays où vous résidez. Si vous postulez à plusieurs endroits ou si le poste auquel vous postulez est disponible dans plus d’un pays, les types d’informations personnelles que nous vous demandons et les modes de traitement sont déterminés par les exigences de tous les pays où le poste est situé.

Nous recueillons habituellement directement vos renseignements personnels lorsque vous postulez pour un poste chez nous, tels que votre nom, adresse, coordonnées, photographies et vidéos, parcours professionnel et scolaire, réalisations, documents d’identité et résultats de tests. Si vous recevez une offre de notre part, nous pourrons alors effectuer une vérification des antécédents et, dans la mesure permise par la loi applicable, nous pouvons également recueillir des données relatives aux infractions criminelles et aux procédures, ainsi qu’au statut des sanctions, en comparant des bases de données externes publiques et des listes mondiales de sanctions. Nous recueillons également des renseignements personnels similaires à votre sujet auprès de tiers, tels que des firmes de recrutement professionnelles, vos références, d’anciens employeurs, des employés de Globalization Partners avec qui vous avez interviewé ou recommandé votre candidature, et, dans la mesure permise par la loi applicable, des fournisseurs de vérification des antécédents d’emploi. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels à votre sujet en ligne dans la mesure où vous avez choisi de rendre ces informations publiques. Par exemple, nous pouvons trouver votre profil sur des sites professionnels de médias sociaux (comme LinkedIn et/ou XING) et vous contacter pour des postes appropriés.

Les renseignements personnels sensibles sont un sous-ensemble des renseignements personnels qui inclut l’ethnicité, la santé, l’appartenance syndicale, les croyances philosophiques, l’orientation sexuelle et d’autres catégories telles que prescrites par la loi. Nous pouvons recueillir des renseignements personnels sensibles sur un candidat dans la mesure permise par les lois applicables (par exemple, les lois américaines sur l’égalité des chances) et pour soutenir nos efforts visant à créer un environnement de travail inclusif et diversifié. Nous pouvons aussi recueillir des renseignements personnels sensibles dans la mesure où un candidat choisit, sans qu’on le demande, de les divulguer volontairement lors du processus de recrutement. Dans des circonstances limitées et dans la mesure permise par la loi applicable, nous pouvons également recueillir des renseignements personnels sensibles concernant des caractéristiques de santé et médicales, telles que le statut de l’infection, les résultats des tests et le statut vaccinal, afin de répondre à nos obligations en matière de santé publique et de sécurité au travail et de protéger le cabinet, ses employés, clients et tiers.

Vous n’avez aucune obligation légale ou contractuelle de nous fournir des renseignements personnels durant le processus de demande. Cependant, si vous ne nous fournissez pas vos renseignements personnels, nous ne pourrons pas traiter votre demande correctement, voire pas du tout.

Utilisation de vos renseignements personnels

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels pour des raisons légitimes de ressources humaines et de gestion d’entreprise, notamment :

• l’identification et l’évaluation des candidats pour un emploi potentiel, ainsi que pour de futurs postes qui pourraient s’offrir;

• tenir des dossiers liés au recrutement et à l’embauche;

• assurer le respect des exigences légales, y compris celles relatives à la santé publique et à la sécurité au travail;

• favoriser nos programmes et pratiques de diversité et d’inclusion;

• effectuer des vérifications des antécédents, y compris, dans la mesure permise par la loi applicable, et si vous recevez une offre de notre part, des vérifications des antécédents criminels;

• protéger nos droits légaux dans la mesure autorisée ou permise par la loi; et

• protéger le lieu de travail et communiquer avec les professionnels de la santé, les forces de l’ordre ou d’autres autorités publiques en cas d’urgence ou d’événement de santé publique, comme lorsque la santé ou la sécurité de vous ou de plusieurs personnes pourrait être mise en danger, y compris, dans la mesure permise par la loi applicable, le partage de données sur l’état d’une infection, résultats de tests et statut vaccinal.

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins analytiques de Globalization Partners, y compris sous forme agrégée ou pseudonymisée, afin d’améliorer notre processus de recrutement et d’embauche et d’augmenter notre capacité à attirer les candidats retenus.

Fondement légal du traitement de vos renseignements personnels

Le traitement des données des candidats nous permet de gérer le processus de recrutement, d’évaluer et de confirmer l’aptitude d’un candidat à un emploi, et de décider à qui offrir un emploi. Pour respecter les lois sur la protection des données, nous avons besoin d’une base légale pour traiter vos renseignements personnels. Les tableaux ci-dessous décrivent les façons dont nous utilisons vos renseignements personnels et les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire. Lorsque c’est approprié, nous avons également exposé nos intérêts légitimes dans le traitement de vos renseignements personnels. Le tableau A couvre les renseignements personnels que nous recueillons et que nous présentons jusqu’à l’étape de présélection du processus de recrutement. Par terme préliste, nous entendons toute étape du processus de recrutement qui a lieu jusqu’au moment où une offre d’emploi conditionnelle est faite. Le tableau B couvre les renseignements personnels que nous recueillons et conservons avant de prendre une décision finale de recrutement.

Données de catégorie spéciale

Lorsque l’information que nous traitons concerne des données de catégorie spéciale comme vos données de santé, les bases supplémentaires de traitement sur lesquelles nous nous appuyons sont :

Lorsque vous avez donné à Globalization Partners votre consentement explicite au traitement.

Lorsque le traitement est nécessaire en lien avec l’exécution de nos obligations légales et l’exercice de nos droits légaux en tant qu’employeur.

Lorsque le traitement est nécessaire pour l’établissement, l’exercice ou la défense de réclamations juridiques.

Vérification des antécédents

Si vous recevez une offre de notre part, nous pourrions effectuer une vérification des antécédents ou demander à un tiers de le faire en notre nom. La vérification des antécédents ne sera effectuée que lorsque la loi le permet à l’endroit où se trouve le poste et dans la mesure nécessaire et proportionnelle au poste qui vous est offert. Une vérification des antécédents n’impliquera que les données des antécédents criminels, ainsi que le filtrage par rapport aux listes mondiales de sanctions, dans la mesure permise par la loi. Notre base légale pour le dépistage des antécédents est notre besoin de prendre des mesures précontractuelles liées à l’établissement de notre relation d’emploi, ainsi que notre intérêt légitime à évaluer votre aptitude à l’emploi en prenant une décision éclairée de recrutement. Si un contrôle des antécédents est requis, un fournisseur tiers de services de vérification des antécédents peut vous contacter pour demander l’autorisation de divulguer vos informations, et à ce moment-là, vous recevrez des renseignements supplémentaires sur le processus et les données personnelles qu’il pourrait concerner.

Destinataires de données et transferts internationaux de données

Vos renseignements personnels peuvent être consultés par des recruteurs et des intervieweurs travaillant dans le pays où se trouve le poste pour lequel vous postulez, ainsi que par des recruteurs et intervieweurs travaillant dans différents pays au sein de l’organisation mondiale Globalization Partners. Les personnes occupant des fonctions administratives et le personnel informatique au sein de Globalization Partners peuvent aussi avoir un accès limité à vos renseignements personnels dans la mesure nécessaire pour exercer leur travail. Dans certains pays, vous avez peut-être moins de droits en vertu de la loi locale que dans votre pays de résidence, mais nous avons mis en place des mécanismes juridiques conçus pour assurer une protection adéquate des données de vos renseignements personnels lorsqu’ils sont traités par les filiales et affiliés de Globalization Partners au sein de l’organisation mondiale de Globalization Partners et par les fournisseurs de services de Globalization Partners, y compris le transfert de vos renseignements personnels vers des pays autres que celui où vous résidez.

Nous utilisons des fournisseurs de services tiers pour fournir un système logiciel de recrutement. Nous partageons également vos renseignements personnels avec d’autres fournisseurs de services tiers qui peuvent nous aider à identifier et recruter des talents, à administrer et évaluer le dépistage et les tests préalables à l’embauche, ainsi qu’à améliorer nos pratiques de recrutement.

Sauf dans la mesure nécessaire pour accomplir les usages et objectifs décrits par Globalization Partners dans cette Avis de confidentialité, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à des tiers. Nous interdisons également à nos fournisseurs de services d’utiliser vos renseignements personnels à des fins non liées à des partenaires de mondialisation. Nous ne partageons ni ne vendons autrement vos renseignements personnels à des tiers.

Nous maintenons des processus conçus pour aider à garantir que tout traitement de renseignements personnels par des fournisseurs de services tiers est conforme à cet avis de confidentialité et protège la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité de vos renseignements personnels conformément à la législation applicable.

Vos renseignements personnels peuvent être transférés vers des pays hors de l’Espace économique européen (EEE) ou du Royaume-Uni (Royaume-Uni). Par exemple, vos renseignements personnels peuvent être partagés avec l’un de nos bureaux à l’étranger si nécessaire ou lorsque vous fournissez à Globalization Partners un référent international. Lorsque des données sont transférées hors de l’EEE et du Royaume-Uni, cela se fait sur la base de garanties appropriées, par exemple, le cas échéant, les clauses contractuelles types de l’UE et l’Addendum britannique aux clauses contractuelles types de l’UE émis par le Bureau du commissaire à l’information du Royaume-Uni en vertu de l’article119A(1) de la loi britannique sur la protection des données 2018.

De plus, nous pouvons divulguer ou transférer vos renseignements personnels en cas de réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession ou tout autre transfert ou cession de tout ou partie de notre entreprise.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que les informations personnelles ne soient perdues, utilisées ou accédées de manière non autorisée aux renseignements personnels. Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels à ceux qui ont un véritable besoin d’affaires de les connaître. Les personnes traitant vos renseignements personnels ne le feront que de manière autorisée et sont assujetties à une obligation de confidentialité.

Nous avons également mis en place des procédures pour gérer toute suspicion de violation de la sécurité des données. Nous vous notifierons, vous et tout organisme de réglementation compétent, d’une suspicion de violation de la sécurité des données lorsque nous y sommes légalement tenus.

Vos droits

Conformément à la loi applicable, vous pouvez avoir un ou plusieurs des droits suivants :

• le droit de savoir, d’accéder et de demander des informations sur les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, y compris les détails sur la façon dont nous utilisons ces informations et avec qui nous les partageons;

• le droit de demander une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;

• le droit de modifier, de corriger ou de rectifier vos renseignements personnels si l’une des informations détenues à votre sujet est incorrecte ou obsolète;

• droit à la portabilité de vos renseignements personnels;

• droit de demander la suppression de vos renseignements personnels;

• Droit d’exiger que nous cessions le traitement de vos renseignements personnels ou que nous restreincions le traitement de vos renseignements personnels;

• droit de retirer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels, dans la mesure où notre traitement repose sur votre consentement comme base légale pour le traitement. Ce droit peut ne pas s’appliquer s’il existe d’autres justifications légales pour poursuivre le traitement ou si nous devons conserver certaines informations personnelles lorsque cela est requis ou permis par la loi applicable; et/ou

• Droit de nous fournir des instructions concernant le traitement de vos renseignements personnels en cas de décès.

De plus, et si la loi applicable l’accorde, vous pouvez avoir le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité compétente en protection des données.

Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels que nous obtenons à votre sujet pendant le processus de recrutement pas plus longtemps que nécessaire pour les besoins de traitement.

Si vous acceptez une offre d’emploi chez nous, toute information personnelle pertinente recueillie durant votre période pré-emploi fera partie de vos dossiers personnels et sera conservée conformément aux exigences spécifiques du pays et à l’avis de confidentialité applicable aux employés de Globalization Partners, qui sera fourni lors du processus d’intégration.

Si nous ne vous employons pas, nous pourrons néanmoins continuer à conserver et utiliser vos renseignements personnels pendant une période (qui peut varier selon le pays) à des fins d’administration du système, pour vous considérer pour d’éventuels futurs rôles et pour effectuer des recherches. Par la suite, nous conservons une quantité minimale de vos informations personnelles afin d’enregistrer vos activités de recrutement avec nous.

Nous pourrions avoir besoin de conserver vos renseignements plus longtemps lorsque nous avons besoin de vos renseignements personnels pour respecter les exigences réglementaires ou de déclaration applicables, les obligations légales, ou lorsque nous en avons besoin pour des raisons légitimes, par exemple, pour nous aider à répondre à des questions ou des plaintes, combattre la fraude, répondre aux demandes des organismes de réglementation, résoudre des différends, faire respecter nos ententes, etc.

Existence du profilage automatisé et de la prise de décision

Nous n’effectuons aucune activité de traitement impliquant un profilage automatisé et/ou des décisions automatisées.

Contact

Pour exercer vos droits ou si vous avez des préoccupations quant à la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez contacter le Bureau de la confidentialité des partenaires de la mondialisation, comme suit :

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).