Spanien ist bekannt für seine lebendige Kultur und Geschichte, aber es ist auch ein großartiges Tor zum EU-Markt. Beim Aufbau Ihres Teams in Spanien ist ein gutes Verständnis der Lohn- und Gehaltsabrechnung unerlässlich. Allerdings können die Arbeitsmarkt- und Lohnvorschriften des Landes Ihren Markteintritt verhindern. 

Anstatt sich allein mit dieser Komplexität auseinandersetzen zu müssen, bietet G-P eine optimierte Lösung für alle Ihre Personalbedürfnisse. Dieser Leitfaden beschreibt Überlegungen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in Spanien.

Wie man die Lohnbuchhaltung in Spanien einrichtet

Die Beratung durch einen erfahrenen Lohnabrechnungsdienstleister in Spanien kann Ihnen helfen, die Einhaltung der lokalen Vorschriften sicherzustellen. Bevor Sie in Spanien Mitarbeiter einstellen und bezahlen können, benötigen Sie zunächst eine rechtliche Präsenz im Land, was in der Regel die Gründung einer Tochtergesellschaft bedeutet. Dieser Prozess beinhaltet die Registrierung bei der spanischen Steuerbehörde (Agencia Tributaria) und der allgemeinen Social (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS).

Nach der Registrierung müssen Sie von jedem Mitarbeiter bestimmte Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung erfassen, darunter:

  • Vollständiger Name, Adresse und Geburtsdatum

  • Steueridentifikationsnummer (Número de Identificación Fiscal – NIF) für spanische Staatsbürger oder Ausländeridentitätsnummer (Número de Identidad de Extranjero – NIE) für Nichtstaatsangehörige

  • Social

  • Spanische Bankkontodaten

  • Persönliche Daten für Zwecke der Einkommensteuer-Einbehaltung (Familienstand, Unterhaltsberechtigte usw.) über Formular 145 (Modelo 145)

Eine einfachere Alternative ist die Zusammenarbeit mit einem Arbeitgeber of Record (Employer of Record) wie G-P. Bei uns müssen Sie keine lokale Niederlassung gründen. Wir gewährleisten die vollständige Einhaltung aller Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Beschäftigungsverpflichtungen.

Lohnsteuern und Sozialversicherung in Spanien

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Spanien fallen erhebliche Abzüge sowohl für die Einkommensteuer als auch für die Sozialversicherungsbeiträge an, die direkt von der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Mitarbeiters einbehalten werden.

Spanische Einkommensteuer (IRPF)

Spanien erhebt eine progressive Einkommensteuer (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) auf die Einkünfte von Mitarbeitern. Die Tarife werden zwischen dem Staat und den autonomen Regionen aufgeteilt, was zu geringfügigen Abweichungen führt. Die nationalen progressiven Steuerklassen für 2025 sind:

  • Bis zu EUR 12,450: 19%

  • EUR 12,450 zu EUR 20,199: 24%

  • EUR 20,200 zu EUR 35,199: 30%

  • EUR 35,200 zu EUR 59,999: 37%

  • EUR 60,000 zu EUR 299,999: 45%

  • Über EUR 300,000: 47%

Beiträge zur Sozialversicherung in Spanien

Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten monatliche Beiträge zum Sozialversicherungssystem. Diese Fonds decken Renten, Arbeitslosengeld, Elternurlaub und die Gesundheitsleistungen in Spanien ab. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Beiträge korrekt berechnet werden, um den spanischen Lohnabrechnungsrichtlinien zu entsprechen. Die Beiträge werden auf Basis einer Vergütungsbasis zwischen einem gesetzlichen Mindest- und Höchstbetrag berechnet, die jährlich aktualisiert wird.

  • Arbeitgeberbeitrag Spanien: Ungefähr 31.10% der Beitragsbasis eines Mitarbeiters. Dies umfasst Zahlungen für übliche Eventualitäten (23.6%), Arbeitslosigkeit (5.5%), Berufsausbildung (0.6%) und der Lohngarantiefonds (FOGASA, 0.2%), zuzüglich eines variablen Satzes für Arbeitsunfälle.

  • Spanien Mitarbeiterbeitrag: Ungefähr 6.45% der Beitragsbasis eines Mitarbeiters. Dies umfasst Zahlungen für übliche Eventualitäten (4.8%), Arbeitslosigkeit (1.55%) und berufliche Weiterbildung (0.10%).

Sonstige spanische Unternehmenssteuern

Unternehmen, die in Spanien tätig sind, unterliegen außerdem einem einheitlichen Körperschaftsteuersatz von 25% und einer Mehrwertsteuer (MwSt.) von 21%.

Grundlagen der Lohnbuchhaltung in Spanien

  • Zahlungshäufigkeit: Gehälter müssen pünktlich und monatlich gezahlt werden.

  • 13n- und 14n-monatliche Vergütung: Nach dem Gesetz oder gemäß den meisten Tarifverträgen haben Arbeitnehmer Anspruch auf zwei zusätzliche Vergütungszahlungen (pagas extraordinarias) pro Jahr, die in der Regel im Juli und Dezember ausgezahlt werden. Diese können auch anteilig innerhalb der 12 monatlichen Raten bezahlt werden. Erfahren Sie mehr über die Bezahlung 13Monat nach Ländern.

  • Anforderungen an die Gehaltsabrechnung: Arbeitgeber müssen jedem Mitarbeiter eine detaillierte Gehaltsabrechnung (nómina) aushändigen, die einem offiziellen Muster entspricht. Darin sollten die Bruttoeinnahmen, alle Abzüge für die Rentenversicherung und die Sozialversicherung sowie das endgültige Nettogehalt klar aufgeschlüsselt sein.

  • Meldepflichten und Fristen: Arbeitgeber müssen die einbehaltenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge monatlich oder vierteljährlich an die Behörden melden und abführen. Hierfür sind spezielle Formulare zu verwenden (z. B. Modelo 111 für die Steuerförderung, RLC/RNT -Dateien für die Sozialversicherung). Außerdem müssen sie jährliche Zusammenfassungen vorlegen (z. B. Modelo 190).

Lohnabrechnungsoptionen für Unternehmen in Spanien

Unternehmen, die nach Spanien expandieren, haben drei Hauptoptionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung:

  • Interne Gehaltsabrechnung: Ein Unternehmen mit einer eingetragenen Tochtergesellschaft in Spanien und einem großen Personalteam kann die Gehaltsabrechnung intern durchführen. Dieser Ansatz erfordert die Einstellung von Mitarbeitern mit Fachkenntnissen im spanischen Arbeits- und Steuerrecht und eignet sich oft am besten für große Organisationen mit einem langfristigen Engagement in dem Land.

  • Partner eines Arbeitgebers (Employer of Record): Die Zusammenarbeit mit einem Arbeitgeber wie G-P ist die effizienteste und sicherste Option. Als offizieller Arbeitgeber übernimmt G-P die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuerangelegenheiten und die Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen, sodass Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

  • G-P -Auftragnehmer: Obwohl unabhängige Auftragnehmer nicht Teil der Gehaltsabrechnung sind, greifen einige Unternehmen bei spezialisierten Projekten auf diese Art von Arbeitskräften zurück. Mit G-P Contractor können Sie Auftragnehmer in 190 Ländern und in der Währung Ihrer Wahl einstellen und bezahlen, und zwar per digitaler Geldbörse, Banküberweisung oder virtueller Karte.

Bezahlung von unabhängigen Auftragnehmern in Spanien

In Spanien sind unabhängige Auftragnehmer verpflichtet, sich vor Aufnahme ihrer Tätigkeit bei der spanischen Steuerbehörde und dem Social gemäß der Sonderregelung für Selbstständige (RETA) zu registrieren. Sie müssen für ihre Dienstleistungen formelle Rechnungen ausstellen und sind verpflichtet, vierteljährlich Einkommensteuererklärungen einzureichen. Die Social für Autonomos basieren auf ihrem tatsächlichen Nettoeinkommen, wobei die Beitragsbemessungsgrundlage mehrmals im Jahr angepasst werden kann.

Bei der Beauftragung von unabhängigen Auftragnehmern in Spanien ist zu beachten, dass sich die rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen erheblich von denen für Angestellte unterscheiden. Freiberufler sind selbstständig und für ihre eigenen Steuererklärungen und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.

Anspruchs- und Kündigungsbedingungen für Spanien

Das spanische Arbeitsrecht schützt die Arbeitnehmer. Ein rechtskonformer Arbeitsvertrag sollte alle Bedingungen, einschließlich der Kündigungsbedingungen, enthalten. Die Entlassung eines Mitarbeiters ist streng reguliert. Wenn eine Kündigung von einem Gericht als ungerecht erachtet wird, muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter entweder wieder einstellen oder die Abfindung zahlen. 

Bei Verträgen, die nach 12 Februar , 2012 Februar unterzeichnet wurden, beträgt diese Abfindung 33 Tage Vergütung pro Dienstjahr, maximal jedoch 24 Monate Vergütung.

Optimieren Sie Ihre spanische Lohnabrechnung mit G-P

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