La Chine est la deuxième économie mondiale en termes de Produit Intérieur Brut (PIB) (Produit Intérieur Brut (PIB)), et ce succès est dû en grande partie au talent de ses chefs d'œuvre. Que vous souhaitiez étendre votre activité à un nouveau territoire ou que vous recherchiez des travailleurs qualifiés sur le site international pour un projet à venir, deux options s'offrent à vous : recruter des employés à long terme ou embaucher des sous-traitants en Chine. Bien que chacun d'entre eux puisse jouer un rôle essentiel dans votre entreprise, il existe des différences importantes entre les deux que vous devez connaître afin d'éviter toute ramification juridique.
Cet article en dit plus sur l'embauche d'entrepreneurs indépendants en Chine, notamment sur les différences avec les employés et les conseils pour les rémunérer.
Employés et prestataires
De nombreuses entreprises trouvent leur compte dans un modèle d'emploi hybride où les employés permanents sont responsables des activités principales de l'entreprise et où les entrepreneurs indépendants réalisent des projets à court terme. Voici les principales différences entre les deux postes.
1. employé
Toutes les entreprises doivent avoir une présence locale en Chine pour y embaucher des employés, à moins qu'elles ne travaillent avec un employeur officiel (Employer of Record, EOR) qui agit comme employeur officiel sans avoir besoin d'une filiale chinoise. La circulaire du ministère du Travail et de la Sécurité Social sur l’établissement d’une relation d’emploi définit une relation légale employeur-employé comme une relation dans laquelle :
- Le recruteur et l'employé sont tous deux légalement qualifiés pour agir en tant que tels.
- L'employé est soumis aux règles légales de l'entreprise.
- Le salarié effectue une tâche essentielle pour l'entreprise qui le rémunère en échange.
Certaines provinces ou régions peuvent avoir des critères supplémentaires pour définir la relation. Les employés font partie de la masse salariale de votre entreprise et ont droit à des avantages, notamment une assurance et un congé payé. Parce qu'ils sont soumis à votre réglementation, vous déterminez leur horaire de travail, les tâches qui leur incombent et le montant de leur salaire. Mettre fin à une relation employé-employeur nécessite un préavis et souvent une indemnité de licenciement spéciale.
L'embauche de salariés est la meilleure option si vous recherchez des professionnels dans lesquels vous pouvez investir par le biais d'une formation continue et de primes pour les aider à développer leurs compétences et à gérer davantage de projets au fur et à mesure qu'ils grandissent. Outre la gestion de tous les documents juridiques, votre entreprise est également chargée de retenir les impôts sur les salaires, de fournir un ensemble d'avantages sociaux et de rembourser les dépenses liées au travail.
2. prestataire
Un prestataire indépendant en Chine est la bonne option si vous avez besoin d'un travailleur qualifié pour répondre à un besoin à court terme de votre entreprise, comme un projet spécial ou un rôle temporaire. En Chine, les entrepreneurs n'ont pas droit à une assurance, à une réserve de logement ou à des congés payés comme les employés. En tant que tel, le prestataire existe au-delà des règlements et des règles de programmation de l'entreprise - le produit fini est plus important que la méthode utilisée pour le produire, tant que le prestataire respecte sa part du contrat en termes de qualité et de date d'achèvement.
L’avantage de travailler avec des entrepreneurs est qu’ils sont très compétents dans leur domaine d’expertise, et vous pouvez choisir les meilleurs candidats pour le projet en fonction de leur expérience, de leur portfolio et de leurs anciens clients. De même, le prestataire est libre de démarcher d'autres clients et secteurs d'activité une fois votre projet terminé, sans aucune obligation pour aucune des deux parties.
Où embaucher des entrepreneurs en Chine
Les employés sont un atout essentiel et précieux pour les entreprises, mais il peut être nécessaire de faire appel à des sous-traitants pour des projets spécifiques, par exemple pour localiser votre entreprise sur un nouveau marché et obtenir de l'aide en matière d'image de marque, de marketing et d'étiquetage conformément à la législation en vigueur dans la région que vous avez choisie.
Voici comment trouver des entrepreneurs en Chine pour votre prochain projet ou la transition de votre entreprise :
- Recherchez des candidats qualifiés via des bases de données de freelances en ligne.
- Postez une liste de postes à pourvoir sur un site d'emploi virtuel pour les entrepreneurs.
- Analysez les ressources de recrutement spécifiques à chaque secteur.
- Contactez les entreprises de sous-traitance locales dans la région où vous exercez votre activité.
Exigences légales pour l’embauche de sous-traitants en Chine
Vous êtes tenu de signer un contrat de travail formel à durée indéterminée avec vos sous-traitants s'ils ont travaillé pour votre entreprise pendant 10 ans ou plus ou si vous avez signé deux contrats à durée déterminée. L'élément le plus important à retenir lors de l'embauche et du paiement de sous-traitants en Chine est qu'il faut prendre des mesures actives pour éviter toute erreur de classification. La mauvaise classification consiste à faire appel à des travailleurs indépendants mais à les gérer en tant qu’employés, éliminant ainsi l’obligation de leur verser des salaires ou avantages obligatoires. C’est illégal et fortement surveillé dans toute la Chine.
Selon la législation chinoise du travail, un prestataire pourrait être considéré à tort comme un salarié de fait si :
- Votre entreprise verse à la personne un salaire fixe et lui fournit une assurance ou d'autres avantages sociaux.
- Le prestataire est tenu de respecter toutes les réglementations de votre entreprise et est sous votre contrôle.
- Le prestataire remplit une fonction essentielle pour les activités commerciales de base de votre entreprise.
S'il est prouvé que votre entreprise a mal classé un prestataire, vous devrez faire face à des frais de justice et à des responsabilités. Étant donné que chaque ville et chaque tribunal en Chine a son propre droit du travail local, contactez l'organe directeur de votre région pour obtenir de plus amples informations sur la manière d'éviter l'erreur de classification de facto.
1. Contrat écrit
L'un des moyens les plus simples d'éviter l'erreur de classification est d'établir un contrat écrit avec chaque prestataire et employé indépendant. Le contrat doit contenir toutes les informations nécessaires sur la nature de votre relation de travail et les attentes mutuelles, y compris les éléments suivants :
- La portée du projet
- Une liste des tâches prévues pour que le projet soit considéré comme achevé
- Date de début et de fin du projet
- Le montant, le mode de livraison et la structure de paiement de la Masse salariale
- Droits sur toute propriété intellectuelle (PI) créée pendant le partenariat
- Qui est responsable de quelles tâches et de quelles ressources ?
- Déclarations de non-divulgation (NDA) ou clauses de non-concurrence, le cas échéant
- Lignes directrices pour l'octroi de licences contractuelles à chaque partie
Les contrats de travail écrits sont obligatoires pour les employés permanents et vivement conseillés pour toutes les relations avec des prestataires. Contrairement aux contrats de travail à durée indéterminée, les contrats de projet sont valables pour la tâche à accomplir et non pour une durée indéterminée. Le contrat est considéré comme rempli à l'achèvement du projet.
2. Prestations et assurances
Les entrepreneurs indépendants n'ont pas le droit de bénéficier d'une assurance, d'une pension ou d'avantages, y compris la retraite, les soins médicaux, la masse salariale, le congé maternité et l'assurance vie. Il incombe aux contractants de souscrire leur propre assurance en dehors d'un contrat de travail. Évitez d'étendre les avantages sociaux aux sous-traitants, ce qui vous exposerait à un risque d'erreur de classification.
3. Licenciement et indemnités de départ
Que votre entreprise décide de changer d'orientation en cours de projet ou que les entrepreneurs que vous avez choisis ne respectent pas leurs obligations contractuelles, il peut arriver que vous deviez mettre fin à un accord. Les entrepreneurs travaillent sur la base d'un projet à la fois, de sorte que le licenciement est plus facile et plus souple que la cessation d'emploi d'un employé permanent. Le contrat de votre employeur-prestataire doit comprendre une section relative à l'octroi de licences raisonnables et à titre gratuit, y compris les frais nécessaires qui peuvent en résulter.
En fonction des conditions convenues, votre entreprise peut être tenue de payer au prestataire une partie ou la totalité du montant dû. L'indemnité de départ n'est pas obligatoire, sauf si vous et le prestataire en avez convenu par écrit. Si le prestataire subit un préjudice du fait de la rupture du contrat par votre entreprise, il peut bénéficier d'un complément de masse salariale ou intenter une action en justice.
4. Propriété intellectuelle
La loi chinoise stipule qu'une personne qui crée une œuvre protégée par le droit d'auteur est le propriétaire légitime de cette œuvre, à moins qu'il ne s'agisse d'un "travail fait pour embaucher" ou WFH. La FMH comprend les articles commandés par une entreprise pour être créés par un employé ou un prestataire indépendant dans le cadre d'un accord écrit entre les deux parties. Dans le cas des projets de travail à domicile, l'auteur et le détenteur des droits d'auteur est la partie payante, par exemple l'entreprise qui a commandé le travail. La loi chinoise sur le travail à domicile comprend des dispositions supplémentaires, notamment
- L'employeur peut avoir la priorité d'utilisation de la FMH par rapport à l'employé auquel elle appartient s'il utilise le projet dans le cadre de ses activités commerciales normales.
- L'employé ou le prestataire chargé de réaliser la FMH ne peut pas permettre que le projet soit utilisé par un autre tiers dans les deux ans suivant son achèvement sans en demander l'autorisation à l'entreprise qui l'a initialement payé. Si l'entreprise est d'accord, les deux parties partageront les droits de licence.
- Tout dessin d'ingénierie ou de conception de produit, logiciel, carte ou produit similaire créé par un employé mais payé par l'entreprise avec des ressources de l'entreprise est légalement la propriété de l'entreprise.
- Dans la plupart des cas, l'employeur et le prestataire ou l'employé doivent signer un accord commun dans le contrat écrit détaillant la propriété des droits d'auteur avant de commencer un projet de FMH.
La protection de la propriété intellectuelle de la FMH s'applique également à certaines inventions pour les embauchoirs. Dans la plupart des cas, l'employeur conservera la candidature au brevet pour l'invention, mais l'employé aura la propriété du brevet pour l'invention elle-même.
Pratiques et considérations fiscales
Les entreprises sont tenues de retenir les impôts sur les salaires de leurs employés afin de les déclarer et de les reverser au gouvernement. Les travailleurs indépendants ne font pas partie de votre masse salariale et sont responsables du calcul et du paiement de leurs propres impôts en temps voulu. Selon votre pays d'origine, votre entreprise peut toujours être responsable du calcul et du suivi de toutes les dépenses et de l'utilisation de ces informations lors de la déclaration de vos impôts sur les sociétés.
Comment fonctionne le système de paie pour les sous-traitants en Chine
Lorsque vous payez un prestataire en Chine, vous pouvez convenir de modalités de paiement qui vous conviennent à tous les deux, comme un paiement à l'heure ou un paiement unique couvrant la totalité du coût du projet. Le salaire minimum chinois varie d'une province à l'autre et les autorités locales doivent régulièrement actualiser le montant en fonction du coût de la vie local et des nouveaux développements dans la région. Le salaire minimum mensuel le plus élevé est actuellement celui de Shanghai, qui s'élève à RMB元2,480. Le salaire minimum à Pékin est de RMB元24 par heure.
Les structures de paiement les plus courantes pour les entrepreneurs sont les suivantes
- Paiement anticipé : Dans le cadre d'un plan de paiement anticipé, l'entreprise paie les entrepreneurs pour leurs services avant qu'ils ne commencent le projet. Bien que cela ne vous offre aucune garantie quant à la qualité du produit final ou au délai d'exécution, cela assure aux entrepreneurs qu'ils seront payés pour leur temps. Dans de nombreux cas, les entrepreneurs peuvent compter sur les frais de prépaiement pour fournir les ressources nécessaires à l'accomplissement de la tâche pour laquelle vous les avez engagés.
- À l'achèvement : Payer un prestataire à l'achèvement est une méthode sûre pour s'assurer que le produit final ou le service engagé répond à vos normes et à toutes les conditions de votre accord écrit, mais certains entrepreneurs peuvent hésiter à accepter cette structure de paiement sans avoir l'assurance écrite qu'ils seront rémunérés pour leur temps.
- Acompte partiel : Protégez votre investissement et le temps des entrepreneurs en leur versant un acompte convenu avant le début du projet. Vous lui versez ensuite le paiement final une fois qu'il a terminé son travail et que ses performances ou ses résultats sont conformes à vos normes et à l'accord conclu dans votre contrat écrit.
1. Monnaie et taux de change
Le RMB est le nom de la monnaie officielle de la Chine, tandis que le yuan chinois (CNY) désigne l'unité primaire du RMB. Les frais de transfert de devises et les taux de change varient en fonction de votre province, de votre pays d'origine, de la méthode de paiement et de votre institution financière. Par exemple, les exemples actuels de conversion sont les suivants :
- Le1 CN¥ équivaut à0US$.16
- CN¥1 est égal à MXN$3.12
- CN¥1 est égal à £0.11
- CNY¥1 est égal à CHF₣0.14
2. Méthodes de traitement des salaires
Le mode de rémunération d'un prestataire indépendant dépend de vos préférences, de budget, du calendrier et du pays d'origine. Les options courantes pour les transactions non salariées sont les suivantes :
- Dépôts directs : Les dépôts directs, ou virements bancaires, vous permettent de déposer le montant dû directement sur le compte du prestataire par l'intermédiaire de votre institution financière. Bien qu'il s'agisse d'un mode de paiement rapide, des frais de transfert et des taux de change s'appliquent.
- Chèques en papier : Les chèques papier sont la seule option de paiement dans de nombreuses régions du monde, mais ce n'est pas la méthode la plus sûre ou la plus rapide, car ils peuvent être perdus ou détruits en cours de route. L'avantage le plus important d'un chèque papier est qu'il est plus facile de faire opposition au paiement du chèque avant qu'il ne soit encaissé, ce qui est plus difficile à faire avec un virement bancaire ou un mandat.
- Mandats : Les mandats vous permettent de documenter votre paiement grâce à une méthode de transfert vérifiable et sûre, mais ce mode de paiement peut s'avérer peu pratique si vous ou le prestataire ne vivez pas dans une région où il est facile d'accéder à une banque ou à un bureau de poste en mesure de traiter le mandat.
- Portefeuilles virtuels : Les portefeuilles virtuels vous permettent de transférer des fonds du compte de votre entreprise vers la carte de débit ou le compte bancaire lié d’un prestataire. Bien que des frais s'appliquent, il s'agit d'une méthode de paiement rapide, sûre et reconnue dans le monde entier.
Embauchez des employés talentueux en Chine avec l'aide de G-P
Faire appel à un prestataire international en Chine pourrait être la solution idéale pour le prochain projet de votre entreprise, à condition de veiller à éviter toute erreur de classification. Une plateforme d'embauche internationale comme G-P portage salarial (EOR) et G-P Contractor peut vous aider à naviguer dans le droit du travail local pour différencier vos contractuels de vos employés permanents et éviter des litiges coûteux. G-P vous permet d'embaucher des employés talentueux en Chine sans avoir besoin d'une filiale locale. Nous nous occuperons de tout ce qui concerne l'emploi, y compris l'embauche, le change de devises, la paie et les ressources humaines, et nous vous aiderons à rester en conformité avec le droit du travail local.
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