Ao expandir sua empresa para a Polônia, você formará equipes de funcionários dedicados para ajudá-lo a executar as práticas comerciais do dia a dia. Essas equipes formam a espinha dorsal das suas operações, trabalhando de forma consistente para ajudar sua empresa a atingir seus objetivos. O número de funcionários polacos aumentou de forma constante nas últimas duas décadas, de 9 9 em 2003 para 13 milhões em 2020. Os trabalhadores autônomos e os contratados adicionam mais 3 milhões de pessoas à força de trabalho a cada ano.
Se sua empresa trabalha com contratados além de funcionários, você precisará cumprir algumas responsabilidades essenciais. O primeiro passo é garantir que você classifique seus contratados corretamente, pesquisando a legislação para determinar quais critérios qualificam os trabalhadores como contratados. Depois de estabelecer um relacionamento com seus contratados, você também precisará saber a maneira correta de pagá-los, já que os processos padrão de folha de pagamento que você usa para seus funcionários não se aplicarão. Pagar seus contratados corretamente ajuda a garantir um relacionamento de trabalho harmonioso e de longo prazo, permitindo que sua nova equipe polonesa prospere. Felizmente, pagar um empreiteiro polonês é relativamente simples, uma vez que você entenda como esses pagamentos devem funcionar.
Qual a diferença entre funcionários e trabalhadores autônomos?
As diferenças entre contratar um funcionário e trabalhar com um prestador de serviços resumem-se principalmente à folha de pagamento e aos impostos. Ao contratar funcionários, sua empresa é responsável por reter os impostos sobre a folha de pagamento e as contribuições para a previdência social dos salários deles e por pagar os impostos patronais aos fundos governamentais de previdência social. Vocês também costumam oferecer benefícios como férias, planos de aposentadoria e folgas remuneradas. Por outro lado, ao estabelecer parcerias com prestadores de serviços independentes, você não retém nem paga impostos ou contribuições para a segurança social, nem oferece quaisquer benefícios relacionados ao emprego aos prestadores de serviços.
Além disso, as leis trabalhistas polonesas se aplicam aos empregados, mas geralmente não se aplicam aos contratados. É provável que os contratados estejam isentos das leis de horas extras e salário mínimo, por exemplo.
Em geral, embora nem sempre, os trabalhadores autônomos podem receber salários muito mais altos do que os funcionários, em parte para compensar o fato de terem que pagar seus próprios impostos sobre a folha de pagamento e não terem acesso a seguro saúde, férias remuneradas, aposentadoria e outros benefícios oferecidos pelo empregador.
Critérios para classificar funcionários versus contratados
Assim como na maioria dos países, a Polônia possui requisitos rigorosos que determinam se uma empresa pode classificar seus trabalhadores como empregados ou contratados. Essas questões geralmente têm a ver com o grau de controle que a empresa exerce sobre o trabalho, como o que os trabalhadores fazem e como o fazem, além de como são remunerados, quem fornece os materiais e se a empresa oferece algum benefício.
O que esses critérios significam na prática? Em geral, isso significa que os funcionários trabalham em tempo integral ou parcial para uma única empresa, recebem instruções e gestão dessa empresa, cumprem a carga horária semanal determinada pelo empregador, fazem parte da folha de pagamento do empregador e recebem os benefícios trabalhistas obrigatórios. Por outro lado, os trabalhadores independentes operam por projeto ou por licitação, gerenciam seu próprio trabalho e tempo, não fazem parte da folha de pagamento da empresa, pagam seus próprios impostos e, muitas vezes, trabalham para vários clientes em projetos específicos. Os empreiteiros geralmente emitem faturas pelos trabalhos concluídos em vez de receberem pagamentos, e pagam seus próprios impostos e contribuições para a previdência social.
Em outras palavras, os contratados são trabalhadores autônomos, enquanto os funcionários trabalham diretamente para a empresa. As empresas de construção geralmente possuem uma grande carteira de clientes, e sua empresa é apenas uma delas.
Essas distinções entre funcionários e trabalhadores autônomos existem para impedir que as empresas se aproveitem de seus trabalhadores, tratando-os como funcionários, mas classificando-os como autônomos para evitar o fornecimento dos benefícios trabalhistas obrigatórios.
Por que as empresas devem classificar e remunerar seus contratados com cuidado.
Se sua empresa trabalha com prestadores de serviços independentes, você não lhes oferecerá benefícios, nem pagará impostos sobre a folha de pagamento ou contribuirá para programas sociais em nome deles. As restrições de horário que se aplicam aos seus funcionários não se aplicam aos seus contratados, portanto, eles podem trabalhar horas extras sem ter direito ao pagamento de horas extras. Essa modalidade é extremamente vantajosa para muitos empregadores, simplificando sua logística e reduzindo suas despesas.
Em alguns casos, as empresas classificam erroneamente os funcionários como contratados independentes. Classificar erroneamente os trabalhadores dessa forma acarreta sérios riscos. Se os tribunais determinarem que os trabalhadores classificados como contratados são, na verdade, funcionários, a empresa poderá ser responsabilizada pelo pagamento de anos de impostos atrasados, bem como pelo pagamento retroativo de horas extras e férias remuneradas. Essas despesas acumuladas podem comprometer o orçamento operacional e gerar desafios legais e logísticos significativos.
No entanto, em muitos casos, o trabalho que uma empresa precisa que seja feito é, de fato, trabalho por contrato, e a parceria com trabalhadores independentes faz mais sentido. Portanto, sua empresa precisará saber como contratar e pagar prestadores de serviços em conformidade com a lei.
Contratação de um profissional autônomo na Polônia
Assim como em muitas partes do mundo, o trabalho por contrato está em ascensão na Polônia, especialmente em certos setores. Em áreas como tecnologia da informação e trabalho sob demanda, as relações de trabalho frequentemente exigem contratos entre empresas (B2B) em vez de contratos de trabalho tradicionais.
Na Polônia, enquanto os funcionários tradicionais possuem contratos regidos pelo Código do Trabalho e proteção sob a legislação trabalhista polonesa, os contratados têm contratos entre empresas conhecidos como contratos de direito civil. Nos contratos de direito civil, os trabalhadores atuam como contratados ou autônomos. Os contratos vinculam os trabalhadores à execução de tarefas específicas e operam fora das leis trabalhistas que geralmente se aplicam aos funcionários poloneses.
Na Polônia, os critérios especificados no Código do Trabalho são úteis para determinar se um trabalhador é um contratado ou um empregado. O Código do Trabalho polonês estipula diversos critérios que as empresas devem usar para diferenciar seus contratados de seus funcionários. Os trabalhadores são geralmente considerados empregados, e não contratados, se atenderem aos seguintes critérios:
- Eles executam trabalhos de um tipo específico.
- Eles realizam esse trabalho sob a supervisão direta do empregador.
- Eles realizam o trabalho no local e horário determinados pelo empregador.
- A relação de trabalho é relativamente contínua.
Por outro lado, os trabalhadores que desempenham suas funções com supervisão mínima e direta do empregador, escolhem quando e onde trabalham e assumem uma série de projetos de curto prazo de sua escolha, têm maior probabilidade de serem classificados como contratados.
Requisitos que regem o pagamento de contratados na Polônia
A legislação polonesa não possui muitos requisitos sobre como as empresas devem pagar seus contratados. Para efeito de comparação, considere os requisitos que regem a remuneração dos funcionários.
Na Polônia, os funcionários têm direito a receber remuneração, benefícios e proteções específicos, conforme previsto na legislação trabalhista polonesa. Eles devem trabalhar apenas oito horas por dia, 40 horas por semana. Eles podem trabalhar horas extras além dessas horas, embora o empregador deva aprovar as horas extras, e as horas extras não podem exceder 150 horas por ano. Os empregadores devem compensar os funcionários pelas suas horas extras com 150 a 200 por cento do salário normal dos funcionários ou tempo de folga adicional. Os funcionários também devem receber um salário mínimo de pelo menos PLNzł18.30 por hora ou PLNzł2,800 por mês.
Além disso, os funcionários na Polônia devem receber 20 a 26 dia de férias remuneradas, dependendo de quanto tempo passaram empregados ou estudando. O período de licença remunerada também inclui quatro dias de licença médica que os funcionários podem usar conforme necessário, e os funcionários têm direito a até 33 dias de licença médica remunerada se tiverem um atestado médico certificado. Os funcionários também devem receber 13 feriados públicos pagos e licença de maternidade ou paternidade pelo nascimento de um filho.
Se uma empresa na Polônia desejar rescindir o contrato de trabalho de seus funcionários, estes deverão receber aviso prévio e indenização. Se o contrato for por tempo indeterminado, a decisão exige fundamentos para a rescisão que seriam válidos em um tribunal trabalhista. O prazo de aviso prévio depende do tipo de contrato e do tempo de serviço do funcionário. A indenização por rescisão de contrato também costuma depender do tempo de serviço do funcionário na empresa.
Além disso, as empresas na Polônia devem contribuir para o Instituto Nacional de Seguridade Social (ZUS) em nome de seus funcionários. O empregador pode fazer pagamentos equivalentes a até 22.14 por cento do salário bruto de cada funcionário. Em contrapartida, os próprios funcionários pagam apenas cerca de 14 % da sua remuneração bruta.
A maioria desses requisitos aplica-se apenas aos funcionários. As relações de prestação de serviços não são regidas pela maioria das leis trabalhistas e não dão direito a receber benefícios do ZUS (Sistema de Seguro de Desemprego do Zimbábue), férias remuneradas ou aviso prévio antes da rescisão.
No passado, muitos trabalhadores autônomos também ganhavam muito menos que o salário mínimo. No entanto, uma alteração legal2017 especifica que o salário mínimo da Polónia para os trabalhadores também se aplica aos contratados. O objetivo desta lei é proteger os trabalhadores independentes da exploração, garantindo que as empresas não classifiquem erroneamente seus funcionários como contratados apenas para economizar dinheiro com salários.
Práticas fiscais para a contratação de prestadores de serviços na Polônia
Ao trabalhar com prestadores de serviços independentes na Polônia, você não os incluirá em sua folha de pagamento nem pagará impostos sobre a folha de pagamento. No entanto, talvez você queira conhecer os detalhes da legislação tributária para entender as obrigações fiscais de seus contratados.
contribuições para a previdência social
A maioria dos trabalhadores independentes deve contribuir para o ZUS, mesmo que seus empregadores não sejam responsáveis por contribuir em seu nome. As contribuições são destinadas ao seguro de aposentadoria, seguro de invalidez, seguro saúde e, às vezes, seguro contra acidentes de trabalho. As contribuições para o plano de saúde ficam a critério do contratante. Estudantes menores de 26 não precisam contribuir para os fundos obrigatórios de seguro social ou seguro de saúde. A obrigação de os trabalhadores independentes contribuírem para o ZUS depende do contrato específico de direito civil que possuem.
Ao formar equipes internacionais na Polônia, esteja ciente de que você pagará aos seus contratados a remuneração integral, sem reter qualquer parte de seus pagamentos para contribuições ao ZUS. Sua organização também não pagará impostos sobre a folha de pagamento referentes ao ZUS em nome de seus contratados.
Imposto de renda
Na Polônia, os contratados e os funcionários calculam o imposto de renda de forma diferente. O imposto de renda polonês aplica-se apenas a funcionários e contratados com idade igual ou superior a26 , a menos que ganhem PLNzł85,528 ou mais por ano, o que é cerca de US$23,165 ou cerca de EUR€19,005. Os trabalhadores 26 com rendimentos até PLNzł85,528 pagam uma taxa de imposto de 17 por cento. Aqueles cujos rendimentos excedam esse limite estão sujeitos a uma taxa de imposto de 32 %. Em contrapartida, os empreiteiros pagam uma taxa fixa de imposto de 19 %.
Formas de pagar empreiteiros na Polônia
Determinar a melhor forma de remunerar funcionários e contratados internacionais costuma ser um desafio. Ao trabalhar com prestadores de serviços independentes, você precisará ter um processo estabelecido para pagá-los corretamente e em dia. Aqui estão alguns formatos de pagamento comuns e se eles são adequados para pagar seus contratados independentes.
- Serviços de folha de pagamento: No caso de prestadores de serviços, você não fará pagamentos por meio da sua folha de pagamento, pois seus prestadores de serviços não fazem parte dela. Somente seus funcionários fazem parte da sua folha de pagamento, onde você retém os impostos obrigatórios dos contracheques e paga os tributos trabalhistas necessários. Em vez de processar os pagamentos aos contratados através da sua folha de pagamento, peça a eles que enviem as faturas pelos serviços prestados e processe os pagamentos através do seu departamento de contas a pagar. No entanto, algumas empresas de serviços de folha de pagamento possuem estruturas que permitem que você pague seus contratados independentes usando os serviços delas. Esses serviços podem ser dispendiosos e nem sempre são compatíveis com operações globais.
- Bancos: Sua empresa pode considerar a possibilidade de trabalhar com um banco para pagar os prestadores de serviços independentes. No entanto, alguns bancos polacos podem não trabalhar com uma empresa que não esteja oficialmente registada na Polónia, e a burocracia e os requisitos associados à abertura de uma conta bancária podem tornar esta opção inviável.
- Serviços de transferência de dinheiro: Os serviços de transferência de dinheiro permitem que sua empresa envie fundos para as contas bancárias de seus contratados. Se você estabeleceu uma subsidiária na Polônia, já terá uma conta bancária da qual poderá transferir fundos através do seu departamento de contas a pagar. Este processo é uma excelente opção para pagar prestadores de serviços na Polônia, pois é relativamente rápido e conveniente, permitindo reduzir atrasos e manter um bom relacionamento de trabalho com seus prestadores de serviços independentes. Os serviços de transferência de dinheiro também costumam oferecer diversas opções de métodos de transferência, limites de transferência elevados e segurança confiável. No entanto, esteja ciente de que provavelmente incorrerá em taxas de transferência de moeda se pagar aos contratados em uma moeda diferente do złoty polonês. Essas taxas geralmente são percentuais, portanto, transferências de valores altos podem custar mais.
- Trabalhar com um parceiro de contratação: Ao trabalhar com um parceiro de contratação, você geralmente simplifica significativamente os processos de pagamento aos seus contratados. Um parceiro confiável pode ajudá-lo a contratar seus prestadores de serviços legalmente e a pagá-los de forma rápida, precisa, na moeda local e em conformidade com as regulamentações polonesas.
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