A conformidade no trabalho remoto nunca foi tão importante. Desde o início da pandemia, muitas empresas adotaram uma política permanente de trabalho remoto que provavelmente se tornará a norma em breve. De fato, em 2025, 75% da força de trabalho trabalhará remotamente pelo menos cinco dias por mês.
Embora existam pouquíssimas leis que se aplicam aos acordos do trabalho temporário em casa, muitos países começaram a introduzir legislação sobre o trabalho remoto.
A seguir, algumas das questões jurídicas que as empresas devem levar em consideração enquanto trabalham para implementar uma política de trabalho remoto em conformidade.
Problema nº1: Conformidade de dados (privacidade e segurança)
A proteção de dados deveria estar no topo da lista de prioridades de uma empresa. Ao lidar com dados sensíveis — incluindo informações de clientes — é crucial garantir a privacidade e a segurança das informações às quais os funcionários têm acesso e usam. Outro problema é quando os dados são transferidos internacionalmente. A sua empresa está em conformidade com os regulamentos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados?
O que você pode fazer:
- Defina políticas de privacidade e segurança que abranjam software, hardware, informações e controle de acesso.
- Incentive os funcionários a usar um serviço de Rede Virtual Privada (VPN) que mantenha a navegação na web segura, especialmente para trabalhadores remotos que usam Wi-Fi público.
- Criptografar informações confidenciais.
- Configurar uma autenticação de dois fatores para cada dispositivo.
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Problema nº2: Conformidade com a folha de pagamento
A conformidade com a folha de pagamento é um desafio comum enfrentado por empresas que têm funcionários remotos. As empresas precisam compreender as leis trabalhistas e de emprego de todos os países em que contratam funcionários para garantir que estejam pagando-os de acordo com essas leis.
O que você pode fazer:
Verifique todos os requisitos do estado ou do país sobre:
- Salário mínimo. O salário mínimo é o salário ou pagamento mais baixo que os empregadores podem legalmente pagar aos seus trabalhadores. Isso varia de país para país — e de estado para estado nos EUA — e, embora a maioria dos países tenha um, alguns países optaram por não implementar um salário mínimo oficial. Portanto, é crucial acompanhar os requisitos salariais no país em que você opera. As empresas que não cumprirem esses requisitos podem estar sujeitas a multas e processos judiciais.
- Leis sobre horas extras e jornada de trabalho. Embora exista um padrão para a jornada de trabalho em todo o mundo, há variações entre os diferentes países. As leis trabalhistas locais estabelecem a jornada de trabalho máxima e mínima, bem como as horas extras, para os funcionários, e as empresas devem cumpri-las.
- Folhas. As leis trabalhistas locais estabelecem seus próprios regimes de licença remunerada. As férias são diferentes nas Américas do que na Europa ou na África, assim como as licenças de maternidade e paternidade. Manter-se a par dessas regulamentações evitará que as empresas enfrentem responsabilidades legais.
- Frequência de pagamento. A frequência de pagamento define com que frequência os funcionários devem ser pagos (ou seja, semanalmente, quinzenalmente, semestralmente, mensalmente) e varia em cada país. É crucial ter isso em mente para cumprir as regulamentações de cada país e evitar problemas de conformidade.
- Benefícios. Os funcionários têm direito a alguns benefícios obrigatórios determinados pelas leis trabalhistas do país deles. Embora existam benefícios básicos como a previdência social em cada país, muitos outros estabeleceram que os empregadores também devem oferecer benefícios de aposentadoria e desemprego.
- Seguros. Muitos países exigem seguros de saúde, aposentadoria e desemprego. Isso é algo que as empresas devem ter em mente ao contratarem funcionários nesses países.
- Tributação. Alguns países têm sistemas tributários mais complexos do que outros. Entender esses sistemas é fundamental para cumprir as leis e os regulamentos fiscais.
Encontre especialistas para ajudar sua empresa a manter-se informada sobre as leis e os regulamentos locais.
Problema nº3: Saúde e segurança
Proteger a saúde e a segurança dos funcionários tornou-se mais difícil para as empresas desde que adotaram o trabalho remoto. No entanto, mesmo que os funcionários não estejam trabalhando fisicamente em um escritório, a empresa ainda é responsável por mantê-los saudáveis e seguros.
O que você pode fazer:
- Identifique possíveis perigos e implemente medidas para controlar e mitigar riscos.
- Estabeleça um sistema para relatar lesões ou incidentes e assegure que os trabalhadores saibam como usá-lo.
- Forneça treinamento de saúde e segurança e incentive os funcionários a tomarem as precauções necessárias.
- A saúde mental também é importante e merece atenção. Os empregadores devem garantir que os funcionários façam pausas e tenham períodos de descanso.
Problema nº4: Equipamento
É importante equipar os funcionários com as ferramentas e os equipamentos necessários para a realização do trabalho. Em alguns países, os empregadores precisam fornecer aos funcionários um reembolso ou ordenado para os custos incorridos no teletrabalho.
O que você pode fazer:
- Forneça os recursos que os funcionários precisam para trabalhar em casa.
- Quando a empresa não puder fornecer o equipamento, é necessário estabelecer um acordo com o funcionário e reembolsar quaisquer despesas incorridas.
- Cumpra as leis do local remoto que exigem remuneração extra para serviços de eletricidade, telefonia e internet.
Questão nº5: Propriedade intelectual
Além de proteger dados sensíveis, as empresas também devem priorizar a proteção do trabalho produzido por seus funcionários, incluindo autoria, invenções e projetos. A proteção internacional da propriedade intelectual (PI) é um fator fundamental a ser considerado na contratação de trabalhadores remotos.
O que você pode fazer:
- Registre a IP nos países em que seus funcionários estão localizados.
- Adicione uma cláusula de não divulgação como parte do contrato de trabalho e garanta que os termos sejam esclarecidos e entendidos.
Para evitar esses problemas, as empresas devem estabelecer e implementar uma política oficial de trabalho remoto.
Política de trabalho remoto
É extremamente importante definir um conjunto de regras e diretrizes para regulamentar e gerenciar trabalhadores remotos.
Uma política de trabalho remoto deve incluir:
- Regras da empresa
Trabalhar em casa não isenta os funcionários das condições e políticas que se aplicam a eles no local de trabalho. Para prevenir confusão, é melhor definir isso claramente nas diretrizes de trabalho remoto da empresa. - Expectativas do trabalho e desempenho do funcionário
Defina diretrizes com relação a horários, prazos, relatórios e tarefas. Também é importante explicar como você vai avaliar o desempenho e a produtividade, bem como as métricas que são relevantes para cada função. - Cláusulas de privacidade de dados e propriedade intelectual: Garanta que os funcionários assinem um acordo de confidencialidade e compreendam a importância de proteger as informações da empresa.
- Remuneração e benefícios
Deixe claro que os funcionários têm direito à mesma remuneração e benefícios que no local de trabalho. Além disso, observe se haverá remuneração adicional para custos com internet e energia elétrica. - Diretrizes de comunicação
Verifique se os funcionários estão familiarizados com as ferramentas de comunicação que a equipe usa. Defina quaisquer expectativas de disponibilidade online durante as horas de trabalho e enfatize a importância de acompanhamentos e reuniões para manter a comunicação fluindo com a equipe.
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