Portage salarial (Employer of Record, EOR) en Pologne

Contrats de travail en Pologne

Les contrats de travail doivent être établis par écrit et signés avant ou le premier jour de travail de votre membre de l'équipe. 

Les contrats doivent indiquer la masse salariale en PLN et être rédigés en polonais si l'employé vit et travaille en Pologne. Vous pouvez rédiger une version bilingue si un employé le demande. Dans ce cas, informez l'employé que la version polonaise est la version juridiquement contraignante. 

Un contrat de travail standard comprend :

• Coordonnées de l'employeur et de l'employé

• Type de contrat

• Date d'exécution

• Conditions d'emploi, y compris les fonctions, le lieu de travail, les heures de travail, la date d'entrée en fonction et la masse salariale.

Les principaux types de contrats de travail sont :

• Les contrats à durée déterminée sont valables pour une période maximale de 33 mois et sont renouvelables jusqu'à trois fois.

• Indéfinie (à durée indéterminée), qui offre les protections les plus importantes pour les employés.

En Pologne, la durée de la période d'essai est fixée au début de l'emploi afin de vérifier si l'employeur et l'employé s'accordent bien. Lorsqu'il propose un contrat d'essai, l'employeur doit préciser le type de contrat qui suivra si l'emploi se poursuit. S'il s'agit d'un contrat à durée déterminée, l'employeur doit également préciser la durée prévue. Après la fin de la période de probation, le nouveau contrat, appelé "contrat subséquent", est signé. 

La durée de la probation dépend du type de contrat ultérieur :

• Un mois pour un nouveau contrat à durée déterminée de moins de six mois

• Deux mois pour un nouveau contrat à durée déterminée entre 6et12 mois

• Trois mois pour toutes les autres affaires, y compris les contrats à durée indéterminée

Il n'est pas nécessaire d'être un expert en droit polonais des contrats pour embaucher en Pologne. Un portage salarial (EOR) Pologne rédige pour vous des contrats conformes au code du travail polonais et aux directives de l'UE. 

Droits de congé en Pologne

Horaires de travail en Pologne

Le temps de travail ne peut excéder huit heures par jour ou une moyenne de 40 heures sur cinq jours. Le travail effectué au-delà de ces limites est considéré comme des heures supplémentaires. Les employés ne peuvent pas effectuer plus de 150 heures supplémentaires au cours d'une année civile. Une convention collective (convention collective) ou un contrat peut prolonger cette période, mais les employés ne peuvent pas travailler plus de 48 heures par semaine. 

Les heures supplémentaires effectuées les jours ouvrables normaux sont payées à 50% de plus que le salaire brut d'un employé. Les heures supplémentaires et le travail de nuit, le dimanche ou les jours fériés sont payés à 100% de plus que leur salaire, ou ils peuvent bénéficier d'un congé à la place.  

Fêtes publiques en Pologne

Les employés basés en Pologne bénéficient de 14 jours fériés payés :

• Jour de l'an

• Épiphanie

• Dimanche de Pâques

• Lundi de Pâques

• La fête du Travail/le Jour de mai

• Journée de la Constitution

• Dimanche de Pentecôte (dimanche de Pentecôte)

• Corpus Christi

• Journée de l'armée polonaise/Assomption de Marie

• La Toussaint

• Jour de l'indépendance

• la veille de Noël

• Le jour de Noël

• Le Lendemain de Noël

Si un jour férié tombe un samedi ou un jour chômé, l'employeur doit proposer un autre jour de repos. 

Journées de vacances en Pologne

Les congés payés annuels sont calculés en fonction de l'ancienneté de l'employé, y compris tous ses emplois et formations antérieurs : 

• Les employés ayant moins de 10 ans d’ancienneté bénéficient de 20 jours

• Les employés ayant 10 ou plus d'années d'ancienneté bénéficient de 26 jours.

Les congés payés annuels comprennent quatre jours "à la demande" qui peuvent être pris avec un court préavis. 

Si les congés ne sont pas utilisés au cours d'une année civile, les employeurs doivent s'assurer qu'ils sont accordés avant le mois de septembre 30 de l'année suivante. Les employés peuvent réclamer les congés non utilisés pendant trois ans après la date limite de septembre 30. Les employeurs s'exposent à des pénalités s'ils n'accordent pas le congé dans ces délais.

Les autres types de congés sont les suivants

• Congé des aidants : Il s’agit de cinq jours de congé non payé par an pour des soins personnels ou le soutien d’un membre de la famille ou du foyer souffrant d’une maladie grave.

• Congé de force majeure : Il s'agit de deux jours ou 16 heures par an pour des questions familiales urgentes. Pendant ce congé, les employés reçoivent 50% de leur salaire normal.

Les conventions collectives peuvent avoir une incidence sur le congé annuel des employés, le cas échéant. 

Congé maladie

Les employés reçoivent généralement 80% de leur salaire lorsqu'ils ont un certificat médical indiquant qu'ils ne peuvent pas travailler. Cette aide financière est versée par l'employeur ou la ZUS, selon la durée de l'arrêt maladie de l'employé.

*Extension à 270 jours si l'employé ne peut pas travailler en raison de la tuberculose ou d'une grossesse.

Les employeurs doivent tenir des registres précis et soumettre les documents à temps pour éviter les pénalités.

Maternité, paternité et congé maternité ou paternité

La Pologne offre des services étendus de maternité, de paternité et de congé maternité ou paternité, financés par le ZUS. 

Tous les salariés, quel que soit leur type de contrat ou leur ancienneté, ont droit à 20 semaines de congé maternité pour la naissance d'un enfant. Jusqu'à six semaines peuvent être prises avant la date prévue de l'accouchement, et 14 semaines doivent être prises après l'accouchement. Les employés sont protégés contre le licenciement pendant le congé maternité. Lorsqu'il reprend le travail, il doit retrouver son poste précédent ou un poste similaire.

Les pères bénéficient d'un congé de paternité de deux semaines, qu'ils peuvent prendre en une seule fois ou en deux périodes d'une semaine.

En plus du congé de maternité et de paternité, les parents bénéficient de 41 semaines de congé maternité ou paternité après la naissance ou l'adoption d'un enfant. Chaque parent doit prendre neuf semaines de congé et les 23 semaines restantes peuvent être partagées entre eux.

Comment un employeur de référence aide à gérer les droits à congé en Pologne

Vous n'avez pas à gérer les heures de travail et les congés de vos employés conformément à la législation polonaise. Un portage salarié polonais (EOR) s'en chargera pour vous. Les EOR traitent également de la complexité des exigences en matière de congé maternité ou paternité et du ZUS. 

Assurance maladie en Pologne

Les employeurs enregistrent leurs employés auprès du ZUS dans les sept jours suivant le début du travail. 

Le Fonds national de santé (NFZ) gère le système public d'assurance maladie qui permet aux employés et aux personnes à charge éligibles d'accéder à une gamme de services. Les employeurs retiennent 9% du salaire brut d'un employé et le versent au ZUS.

Les employeurs doivent organiser et prendre en charge les examens de santé au travail, y compris les visites médicales préalables à l'embauche, les visites médicales périodiques et les visites de reprise du travail. Cette assurance est distincte de l'assurance maladie générale et ne constitue pas un avantage imposable.

Si l'employeur fournit une assurance maladie privée, celle-ci est généralement traitée comme un avantage imposable pour l'employé.

Prestations complémentaires et primes en Pologne

Prestations complémentaires communes

De nombreux employeurs offrent des avantages supplémentaires pour attirer et retenir talent, notamment

• Assurance médicale privée: Accès aux services de santé privés au-delà du système public

• Assurance vie de groupe : Couverture supplémentaire en cas de décès

• Cartes multisports ou de fitness : Accès subventionné aux salles de sport, aux installations sportives et aux programmes de bien-être.

• Chèques-repas ou cartes-repas : Cartes ou chèques prépayés pour les repas

• Cours de langues et développement professionnel: Financement de cours de langues ou de formations liées à l'emploi

• Voiture de fonction ou indemnités de transport : Pour les fonctions nécessitant des déplacements ou en tant qu'avantage

• Subventions pour les vacances ou "wczasy pod gruszą" : Aide financière pour les vacances, souvent par l'intermédiaire du fonds de prestations de l'entreprise Social (ZFŚS).

• Aide à la garde d'enfants : Contributions aux frais de garde d'enfants ou aux installations sur place

Primes des salariés en Pologne

Les primes ne sont pas obligatoires, sauf si elles sont prévues dans un contrat ou une convention collective. Les employeurs offrent des incitations pour rester compétitifs sur le marché de l'emploi, telles que

• Prime annuelle (Premia Roczna ou premia świąteczna: Souvent payé à la fin de l’année ou autour de Noël

• Prime de performance : liée à des objectifs de performance individuels, d'équipe ou de l'entreprise

• Prime d'ancienneté: parfois accordée pour de longues années de service, en particulier dans les grandes entreprises ou les entreprises traditionnelles.

• Prime discrétionnaire: versée à la discrétion de l’employeur, non garantie contractuellement.

• Prime d'achèvement de projet ou de tâche : pour l'achèvement réussi de projets ou de tâches spécifiques

• Bonus de recommandation : Pour avoir recommandé les candidats retenus à l’emploi

Comment un employeur officiel aide à obtenir des prestations sociales en Pologne

Un portage salarial (EOR) comme G-P simplifie la gestion des avantages sociaux en Pologne en agissant comme l'employeur légal en votre nom. Grâce à son expertise locale et à son soutien centralisé, G-P réduit les risques de non-conformité, simplifie l'administration et fournit un interlocuteur unique pour la gestion de votre personnel conformément à la réglementation polonaise.

Consultez notre page Masse salariale et avantages en Pologne pour plus de détails. 

Licenciements et ruptures de contrat en Pologne

Le licenciement est soumis à des délais de préavis stricts prévus par le code du travail polonais ou la convention collective applicable. 

Les employeurs doivent avoir une raison valable et légale pour mettre fin aux contrats à durée indéterminée. 

Les contrats à durée déterminée sont soumis à des règles différentes. Une raison juridique n'est nécessaire que si le contrat prévoit une licence avec préavis. 

Les employeurs ne peuvent pas proposer un paiement en lieu et place du préavis. Toutefois, les employeurs peuvent "libérer" les employés de leur travail pendant la période de préavis tout en continuant à les payer. 

Les délais de préavis légaux pour les contrats à durée déterminée et indéterminée sont les suivants :

• Deux semaines pour un emploi de moins de six mois

• Un mois pour un emploi d'au moins six mois

• Trois mois pour un emploi d’au moins 3 ans

L'indemnité de licenciement est une prestation versée aux salariés dont l'emploi est supprimé pour des raisons indépendantes de leur volonté, telles que les licenciements, la restructuration ou la fermeture de l'entreprise. Les employeurs qui emploient moins de 20 salariés ne sont pas tenus de verser des indemnités de licenciement. 

Un portage salarial (EOR) Pologne assure une gestion du départ en douceur pour les membres de votre équipe. Les EOR gèrent tout, des périodes de préavis aux indemnités de licenciement, sans que vous ayez à le faire.

Salaires et charges sociales en Pologne

Les employeurs doivent retenir et verser toutes les cotisations de sécurité sociale et l'impôt sur le revenu. 

Il s'agit des cotisations à plusieurs fonds publics au sein du ZUS, du Fonds du travail(fundusz pracy) et du Fonds des prestations garanties aux salariés (fundusz gwarantowanych świadczeń sracowniczych, ou FGŚP). 

Le Fonds du travail finance les prestations de chômage et soutient les prestations de maternité et les prestations parentales dans certains cas. Le FGŚP protège les salariés en cas d'insolvabilité ou de faillite de leur employeur.

• Cotisations de sécurité sociale de l'employeur : Environ 21% du salaire brut de l'employé, couvrant les pensions, l'invalidité, l'assurance accident et d'autres fonds.

• Cotisations de sécurité sociale des employés : Environ 13.7% du salaire brut.

• Plafond de cotisation : Un montant annuel maximum s'applique aux cotisations de retraite et d'invalidité. Pour 2025, il s'agit de PLN 253,350.

L’assurance maladie privée complémentaire est devenue un avantage courant pour attirer et fidéliser talent. Ces avantages sont considérés comme un revenu imposable pour l'employé.

Un portage salarial (EOR) Pologne simplifie l'emploi mondial en s'occupant de tous les aspects de la paie et de la conformité fiscale. Cela comprend la gestion des cotisations de sécurité sociale et des avantages imposables.

Comment choisir le bon portage salarial (EOR) en Pologne ?

Tenez compte de ces facteurs lors de la sélection d'un portage salarial (EOR) en Pologne :

• Expertise en matière de conformité : Votre salarié en portage salarial en Pologne (EOR) doit avoir une connaissance approfondie du droit du travail polonais et des exigences des conventions collectives. Un partenaire disposant d'une équipe dédiée de professionnels locaux de RESSOURCES HUMAINES et de juristes peut gérer les changements de manière proactive afin de s'assurer que vous êtes toujours en conformité.

• Une offre de services complète : Le bon partenaire offre une gamme de produits d'emploi globaux et de solutions de portage salarial (EOR). Notre Global Employment Platform™ (plateforme d’embauche internationale) offre tout ce dont vous avez besoin pour gérer le cycle de vie des employés, de la rédaction de contrats de travail conformes à la gestion des salaires, en passant par l'administration des avantages sociaux et la gestion du départ.

• Capacités technologiques : Confirmez que le portage salarial (EOR) s'intègre à vos systèmes de gestion du capital humain, d’entreprise d’externalisation des ressources humaines ou de paie existants afin d'éviter les retards opérationnels. 

• Structure de coûts transparente : Recherchez la transparence des coûts afin de pouvoir budgétiser avec précision vos objectifs en matière d'emploi à l'échelle mondiale.

• Sécurité des données et conformité. Veillez à ce que votre portage salarial (EOR) respecte des protocoles de sécurité des données stricts tels que le Règlement général sur la protection des données. Cela est essentiel pour protéger les informations sensibles des employés et maintenir la conformité.

• Réputation et leadership dans le secteur : Étudiez la réputation du portage salarial (EOR) sur le marché. G-P est le leader reconnu dans le domaine de l'emploi mondial et est classé n°1 selon tous les rapports d'analystes du secteur. Les témoignages de clients et les études de cas sont également importants lors du choix d'un portage salarial (EOR).

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