A Espanha é conhecida por sua cultura e história vibrantes, mas também é uma ótima porta de entrada para o mercado da UE. Ao formar sua equipe na Espanha, entender a folha de pagamento é fundamental. No entanto, as regulamentações do mercado de trabalho e da folha de pagamento do país podem dificultar sua entrada no mercado. 

Em vez de enfrentar essa complexidade sozinho, a GP tem uma solução simplificada para todas as suas necessidades de emprego. Este guia descreve as considerações para a gestão da folha de pagamento em Espanha.

Como configurar a folha de pagamento na Espanha

Consultar um especialista em folha de pagamento na Espanha pode ajudá-lo a garantir a conformidade com as regulamentações locais. Antes de poder contratar e pagar funcionários na Espanha, você precisa primeiro ter uma presença legal no país, o que normalmente significa estabelecer uma subsidiária. Este processo envolve o registo na Agência Tributária Espanhola (Agência Tributária) e na Tesouraria Geral da Segurança Social (Tesorería General de la Seguridad Social – TGSS).

Após o cadastro, você deverá coletar informações específicas de cada funcionário para processar a folha de pagamento, incluindo:

  • Nome completo, endereço e data de nascimento.

  • Número de Identificação Fiscal (NIF) para cidadãos espanhóis ou Número de Identidade de Estrangeiro (NIE) para não cidadãos

  • Número da Segurança Social

  • Dados da conta bancária espanhola

  • Dados pessoais para efeitos de retenção de imposto sobre o rendimento (estado civil, dependentes, etc.) através do Formulário 145 (Modelo 145)

Uma alternativa mais simples é estabelecer uma parceria com um empregador registado (EOR, na sigla em inglês), como a GP. Conosco, você não precisa constituir uma entidade local. Garantimos o cumprimento integral de todas as obrigações relativas à folha de pagamento e ao emprego.

Impostos sobre a folha de pagamento e segurança social em Espanha

Na Espanha, a folha de pagamento envolve deduções significativas referentes ao imposto de renda e às contribuições para a seguridade social, que são retidas diretamente do salário do funcionário.

Imposto sobre o rendimento das pessoas singulares em Espanha (IRPF)

A Espanha aplica um Imposto de Renda Pessoal progressivo (Imposto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) aos rendimentos dos funcionários. As taxas são divididas entre o estado e as regiões autônomas, o que resulta em pequenas variações. As faixas de imposto de renda progressivas nacionais para 2025 são:

  • Até EUR 12,450: 19%

  • 12,450 de EUR para 20,199 de EUR: 24%

  • 20,200 de EUR para 35,199 de EUR: 30%

  • 35,200 de EUR para 59,999 de EUR: 37%

  • 60,000 de EUR para 299,999 de EUR: 45%

  • Acima de EUR 300,000: 47%

Contribuições para a segurança social em Espanha

Tanto os empregadores quanto os empregados contribuem mensalmente para o sistema de seguridade social. Esses fundos cobrem pensões, subsídios de desemprego, licença parental e os benefícios de saúde da Espanha. Os empregadores devem garantir que todas as contribuições sejam calculadas corretamente para cumprir as diretrizes de folha de pagamento da Espanha. As contribuições são calculadas com base em um salário que varia entre um mínimo e um máximo legal, sendo este valor atualizado anualmente.

  • Contribuição do empregador na Espanha: Aproximadamente 31.10% da base de contribuição de um empregado. Isso inclui pagamentos para contingências comuns (23.6%), desemprego (5.5%), formação profissional (0.6%), e o fundo de garantia salarial (FOGASA, 0.2%), mais uma taxa variável para acidentes de trabalho.

  • Contribuição do empregado na Espanha: Aproximadamente 6.45% da base de contribuição de um empregado. Isso inclui pagamentos para contingências comuns (4.8%), desemprego (1.55%) e formação profissional (0.10%).

Outros impostos comerciais em Espanha

As empresas que operam em Espanha também estão sujeitas a uma taxa normal de imposto sobre o rendimento das sociedades de 25% e a um imposto sobre o valor acrescentado (IVA) de 21%.

Elementos da administração da folha de pagamento na Espanha

  • Periodicidade de pagamento: Os salários devem ser pagos pontualmente, mensalmente.

  • Salário13e 14mês: Por lei ou de acordo com a maioria dos Acordos Coletivos de Trabalho (ACTs), os funcionários têm direito a dois pagamentos salariais extras (pagas extraordinarias) por ano, normalmente pagos em julho e dezembro. Esses valores também podem ser pagos proporcionalmente dentro das 12 parcelas mensais. Saiba mais sobre o pagamento do 13salário por país.

  • Requisitos do recibo de pagamento: Os empregadores devem fornecer a cada funcionário um recibo de pagamento detalhado (nómina) que siga um modelo oficial. Deve discriminar claramente os rendimentos brutos, todas as deduções para o IRPF (Fundo de Previdência dos Refugiados da Índia) e a segurança social, e o salário líquido final.

  • Relatórios e prazos: Os empregadores devem informar e remeter os impostos retidos e as contribuições para a segurança social às autoridades mensalmente ou trimestralmente, utilizando formulários específicos (por exemplo, Modelo 111 para IRPF, ficheiros RLC/RNT para a segurança social) e fornecer resumos anuais (por exemplo, Modelo 190).

Opções de folha de pagamento na Espanha para empresas

As empresas que se expandem para Espanha têm três opções principais para gerir a folha de pagamentos:

  • Folha de pagamento interna: Uma empresa com uma subsidiária registrada na Espanha e uma grande equipe de RH pode gerenciar a folha de pagamento internamente. Essa abordagem exige a contratação de pessoal com experiência em direito trabalhista e tributário espanhol e costuma ser mais adequada para grandes organizações com um compromisso de longo prazo com o país.

  • Estabeleça parceria com um empregador registrado (EOR): Trabalhar com um EOR como a GP é a opção mais eficiente e segura. Como EOR (Empresa Responsável pelo Empregador), a GP cuida de todas as obrigações relativas à folha de pagamento, impostos e conformidade, permitindo que você se concentre no crescimento do seu negócio.

  • GP Contractor ™ : Embora os trabalhadores independentes não façam parte da folha de pagamento, algumas empresas dependem desse tipo de trabalhador para projetos especializados. Com o GP Contractor, você pode contratar e pagar prestadores de serviços em 190 países e na moeda de sua escolha, usando uma carteira digital, transferência bancária ou cartão virtual.

Pagamento de trabalhadores independentes na Espanha

Na Espanha, os trabalhadores autônomos são responsáveis por se registrarem na Receita Federal Espanhola e no sistema de Seguridade Social, sob o Regime Especial para Trabalhadores Autônomos (RETA), antes de iniciarem suas atividades. Eles devem emitir faturas formais pelos seus serviços e são obrigados a apresentar declarações trimestrais de imposto de renda. As contribuições para a segurança social dos trabalhadores independentes baseiam-se no seu rendimento líquido real, com a possibilidade de ajustar a base de contribuição várias vezes por ano.

Ao contratar trabalhadores independentes na Espanha, lembre-se de que as obrigações legais e fiscais diferem significativamente daquelas aplicadas a funcionários. Os trabalhadores independentes são autônomos e responsáveis por suas próprias declarações de imposto de renda e contribuições para a previdência social.

Termos de direito e rescisão na Espanha

As leis trabalhistas na Espanha são protetoras dos trabalhadores. Um contrato de trabalho em conformidade com a lei deve descrever todos os termos, incluindo os relativos à rescisão. A demissão de um funcionário é um processo altamente regulamentado. Se uma rescisão contratual for considerada injusta por um tribunal, o empregador deverá reintegrar o funcionário ou pagar uma indenização. 

Para contratos assinados após fevereiro 12, 2012, esta indenização é calculada como 33 dias de salário por ano de serviço, limitado a 24 meses de salário.

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