Employer of Record (EOR) in Polen

Arbeidsovereenkomsten in Polen

Arbeidsovereenkomsten moeten schriftelijk zijn en ondertekend worden vóór of op de eerste werkdag van je teamlid. 

Contracten moeten de vergoeding in PLN vermelden en in het Pools zijn geschreven als de werknemer in Polen woont en werkt. Je kunt een tweetalige versie opstellen als een werknemer erom vraagt. In dit geval informeer de werknemer dat de Poolse versie juridisch bindend is. 

Een standaard arbeidsovereenkomst omvat:

• Werkgevers- en werknemergegevens

• Soort contract

• Datum van executie

• Voorwaarden en voorwaarden, waaronder werktaken, werkplek, werktijden, startdatum en vergoeding

De belangrijkste soorten arbeidsovereenkomsten zijn:

• Tijdelijke termijn, die tot 33 maanden geldig zijn en tot drie keer verlengbaar zijn

• Onbepaalde (open-einde), die de meeste werknemer-bescherming bieden

In Polen wordt de proeftijd aan het begin van het dienstverband vastgesteld om te zien of werkgever en werknemer goed bij elkaar passen. Bij het aanbieden van een proeftijdcontract moet de werkgever specificeren welk type contract volgt als het dienstverband doorgaat. Als het een bepaalde tijd contract is, moet de werkgever ook de beoogde duur specificeren. Na afloop van de proeftijd wordt het nieuwe contract, het zogenaamde "subsequent contract", ondertekend. 

De proeftijd hangt af van het type latere contract:

• Een maand voor een nieuw bepaalde tijd-contract minder dan zes maanden

• Twee maanden voor een nieuw bepaalde tijd-contract tussen 6en12 maanden

• Drie maanden voor alle andere zaken, inclusief onbepaalde contracten

Je hoeft geen expert te zijn in het Poolse contractenrecht om in Polen een huur te krijgen. Een Employer of Record Poland stelt contracten op die voldoen aan de Poolse arbeidswet en EU-richtlijnen voor u. 

Verlofrechten in Polen

Werktijden in Polen

De werktijden mogen niet meer dan acht uur per dag bedragen of gemiddeld 40 uur over vijf dagen. Werk boven deze limieten is overuren. Werknemers mogen niet meer dan 150 uur overuren in een kalenderjaar maken. Een collectieve arbeidsovereenkomst of contract kan dit verlengen, maar werknemers mogen niet meer dan 48 uur per week werken. 

Overuren op normale werkdagen worden 50% meer betaald dan het brutoloon van een werknemer. Overuren en werk 's nachts, op zondagen of feestdagen worden betaald met 100% meer dan hun salaris, of ze kunnen in plaats daarvan vakantiedagen krijgen.  

Feestdagen in Polen

Werknemers uit Polen krijgen 14 betaalde feestdagen:

• Nieuwjaarsdag

• Epifanie

• Paaszondag

• Paasmaandag

• Dag van de Arbeid/1 mei;

• Grondwetdag

• Pinksterzondag (Pinksterzondag)

• Corpus Christi

• Poolse Legerdag/Maria-Tenhemelopneming

• Allerheiligen

• Onafhankelijkheidsdag

• Kerstavond

• Eerste kerstdag

• Tweede Kerstdag

Als een feestdag op een zaterdag of een vrije dag valt, moeten werkgevers een alternatieve vrije dag geven. 

Vakantiedagen in Polen

Jaarlijkse betaald verlof is gebaseerd op de diensttijd van een werknemer, inclusief alle eerdere dienstverband en opleiding: 

• Werknemers met minder dan 10 jaar dienstverband krijgen 20 dagen

• Werknemers met 10 of meer jaar dienstverband krijgen 26 dagen

De jaarlijkse betaald verlof omvat vier "on-demand" dagen die met korte termijn kunnen worden genomen. 

Als verlof niet wordt gebruikt in een kalenderjaar, moeten werkgevers ervoor zorgen dat het uiterlijk 30 september van het volgende jaar wordt toegekend. Werknemers kunnen na de deadline van 30 september drie jaar ongebruikt verlof claimen. Werkgevers krijgen boetes als ze geen verlof binnen deze termijnen verlenen.

Andere soorten verlof zijn onder andere:

• Verlof van de verzorger: Dit is vijf dagen onbetaald verlof per jaar voor persoonlijke zorg of het ondersteunen van een gezin of gezinslid met een ernstige medische aandoening.

• Force majeure verlof: Dit is twee dagen of 16 uur per jaar voor dringende familiezaken. Tijdens dit verlof ontvangen werknemers 50% van hun reguliere salaris.

CBA's kunnen werknemer jaarlijks verlof beïnvloeden als er een geldt. 

Ziekteverlof

Werknemers krijgen meestal 80% van hun salaris als ze een medisch attest hebben waarin staat dat ze niet kunnen werken. Deze inkomensondersteuning wordt betaald door de werkgever of ZUS, afhankelijk van hoe lang de werknemer ziek is.

*Duurt tot 270 dagen als de werknemer niet kan werken vanwege tuberculose of zwangerschap.

Werkgevers moeten nauwkeurige administratie bijhouden en documenten op tijd indienen om boetes te voorkomen.

Zwangerschap, vaderschap en ouderschapsverlof

Polen biedt uitgebreid, door ZUS gefinancierd zwangerschaps-, vaderschaps- en ouderschapsverlof. 

Alle werknemers, ongeacht hun contracttype of diensttijd, hebben recht op 20 weken zwangerschap- en bevallingsverlof bij de geboorte van een kind. Er kunnen tot zes weken worden genomen vóór de verwachte verrekendatum, en 14 weken na de bevalling. Werknemers zijn beschermd tegen ontslag tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof. Wanneer ze weer aan het werk gaan, moeten ze terugkeren naar hun vorige of een vergelijkbare functie.

Vaders krijgen twee weken vaderschapsverlof, dat als één blok of in twee periodes van een week kan worden genomen.

Naast zwangerschaps- en vaderschapsverlof krijgen ouders 41 weken ouderschapsverlof na de geboorte of adoptie van een kind. Elke ouder moet negen weken verlof nemen, en de resterende 23 weken kunnen tussen hen worden verdeeld.

Hoe een geregistreerde werkgever helpt bij het beheren van verlofrecht in Polen

Je hoeft de werktijden van werknemers niet te beheren en te vertrekken volgens de Poolse wet. Een Poolse Employer of Record regelt dit voor je. EOR's behandelen ook de complexiteit van ouderschapsverlof en ZUS-vereisten. 

Ziektekostenverzekering in Polen

Werkgevers registreren werknemers bij ZUS binnen zeven dagen na start van hun werk. 

Het Nationaal Gezondheidsfonds (NFZ) beheert het openbare ziektekostenverzekeringssysteem, dat werknemers en in aanmerking komende gezinsleden toegang geeft tot een scala aan diensten. Werkgevers houden 9% van het bruto salaris van een werknemer in en storten het over aan ZUS.

Werkgevers moeten arbeidsgezondheidsonderzoeken regelen en betalen, waaronder medische controles voor indiensttreding, periodiek en terugkeer naar het werk. Dit staat los van de algemene ziektekostenverzekering en is geen belastbaar voordeel.

Als werkgevers particuliere ziektekostenverzekering aanbieden, wordt dit doorgaans als een belastbaar voordeel voor de werknemer beschouwd.

Aanvullende voordelen en bonussen in Polen

Algemene aanvullende voordelen

Veel werkgevers bieden aanvullende voordelen om talent aan te trekken en te behouden, zoals:

• Particuliere ziektekostenverzekering: Toegang tot particuliere gezondheidsdiensten buiten het publieke systeem

• Groepslevensverzekering: Aanvullende levensverzekering

• Multisport- of fitnesskaarten: Gesubsidieerde toegang tot sportscholen, sportfaciliteiten en welzijnsprogramma's

• Maaltijdvouchers of lunchkaarten: Prepaidkaarten of vouchers voor maaltijden

• Taalcursussen en professionele ontwikkelingt: Financiering voor taallessen of werkgerelateerde opleidingen

• Bedrijfsauto- of transportvergoeding: Voor rollen die reizen vereisen of als perk

• Vakantiesubsidies of "wczasy pod gruszą": Financiële ondersteuning voor vakanties, vaak via het Sociaal Benefits Fund (ZFŚS)

• Kinderopvangondersteuning: Bijdragen aan kinderopvangkosten of faciliteiten op locatie

Werknemersbonussen in Polen

Bonussen zijn niet verplicht tenzij dit in een contract of collectieve arbeidsovereenkomst staat. Werkgevers bieden prikkels om concurrerend te blijven op de wervingsmarkt, zoals:

• Jaarlijkse bonus (Premia roczna of Premia świąteczna): Vaak betaald aan het einde van het jaar of rond Kerstmis

• Prestatiebonus: Gekoppeld aan individuele, TEAM- of bedrijfprestatiedoelstellingen

• Anciënniteitsbonus: Soms toegekend voor langdurige dienst, vooral bij grotere of traditionele bedrijven

• Discretionaire bonus: Betaald naar goeddunken van de werkgever, niet contractueel gegarandeerd

• Project- of taakafrondingsbonus: Voor het succesvol afronden van specifieke projecten of taken

• Aanbevelingsbonus: Voor het aanbevelen van succesvolle kandidaten voor werk

Hoe een geregistreerde werkgever helpt met voordelen in Polen

Een geregistreerde werkgever zoals G-P vereenvoudigt het beheer van voordelenbeheer in Polen door als juridisch werkgever namens u op te treden. Met expertise in het land en gecentraliseerde ondersteuning vermindert G-P compliance risico, stroomlijnt het de administratie en biedt het één aanspreekpunt voor het beheren van uw personeelsbestand volgens de Poolse regelgeving.

Zie onze pagina over vergoeding en voordelen in Polen voor meer details. 

Beëindiging en ontslagvergoeding in Polen

Ontslag vereist strikte opzegtermijnen zoals vastgelegd in de Poolse arbeidswet of een toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst. 

Werkgevers hebben een geldige, wettelijke reden nodig om onbepaalde contracten te beëindigen. 

Contracten met een bepaalde periode hebben andere regels. Een wettelijke reden is alleen nodig als het contract ontslag met kennisgeving bevat. 

Werkgevers kunnen geen betaling aanbieden in plaats van opzegtermijn. Werkgevers kunnen echter werknemers tijdens de opzegtermijn "ontslaan" terwijl ze toch betaald worden. 

Wettelijke opzegtermijnen voor bepaalde tijd en onbepaalde contracten zijn:

• Twee weken voor een dienstverband van minder dan zes maanden

• Eén maand voor een dienstverband van ten minste zes maanden

• Drie maanden voor een dienstverband van minstens 3 jaar

Ontslagvergoeding is een uitkering voor werknemers van wie de baan wordt beëindigd om redenen buiten hun controle, zoals ontslagen, herstructurering of sluiting van een bedrijf. Werkgevers met minder dan 20 werknemers hoeven geen ontslagvergoeding te betalen. 

Een Employer of Record Poland zorgt voor een soepel offboarding proces voor uw TEAMLEDEN. EOR's beheren alles van opzegtermijn tot ontslagvergoeding — zodat je dat niet hoeft te doen.

Loon en loonbelasting in Polen

Werkgevers moeten alle sociale zekerheid-bijdragen en inkomstenbelasting inhouden en afdragen. 

Dit omvat bijdragen aan verschillende staatsfondsen binnen ZUS, het Arbeidsfonds (fundusz pracy) en het Employee Guaranteed Benefits Fund (fundusz gwarantowanych świadczeń sracowniczych, of FGŚP). 

Het Labor Fund financiert werkloosheidsuitkeringen en ondersteunt in bepaalde gevallen zwangerschaps- en ouderschapsuitkeringen. De FGŚP beschermt werknemers als hun werkgever insolvent of failliet raakt.

• Werkgever sociale zekerheid bijdragen: Ongeveer 21% van het bruto salaris van de werknemer, dat pensioenen, arbeidsongeschiktheid, ongevallenverzekering en andere fondsen dekt.

• Bijdragen van de sociale zekerheid van medewerkers: Ongeveer 13.7% van het bruto salaris.

• Contributieplafond: Er geldt een jaarlijks maximumbedrag voor pensioen- en arbeidsongeschiktheidsbijdragen. Voor 2025 is dit PLN 253,350.

Aanvullende particuliere ziektekostenverzekering is een veelvoorkomend voordeel geworden om talent aan te trekken en te behouden. Deze voordelen worden als belastbaar inkomen voor de werknemer beschouwd.

Een Employer of Record Polen vereenvoudigt wereldwijde werkgelegenheid door alle aspecten van loonadministratie en belasting compliancete regelen. Dit omvat het beheren van sociale zekerheidsbijdragen en belastbare uitkeringen.

Hoe kies je de juiste geregistreerde werkgever in Polen

Houd rekening met deze factoren bij het kiezen van een geregistreerde werkgever in Polen:

• Compliance-expertise: Uw Poolse werkgever van record moet een diepgaand begrip hebben van de Poolse arbeidswetten en de collectieve arbeidsovereenkomsten. Een partner met een toegewijd TEAM van lokale HR-PROFESSIONALS en juridische professionals kan proactief veranderingen beheren om ervoor te zorgen dat u altijd aan de regels voldoet.

• Uitgebreid serviceaanbod: De juiste partner biedt een reeks wereldwijde arbeidsproducten en Employer of Record-oplossingen. Ons wereldwijde werkgelegenheidsplatform biedt alles wat u nodig hebt om de levenscyclus van werknemers te beheren, van het opstellen van compatibele arbeidsovereenkomsten en het beheren van de salarisadministratie tot het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden en offboarding.

• Technologische mogelijkheden: Bevestig dat de Employer of Record is geïntegreerd met uw bestaande HCM-, professionele arbeidsorganisatie- of salarissystemen om operationele vertragingen te voorkomen. 

• Transparante kostenstructuur: Zoek naar transparante kosten, zodat u nauwkeurig kunt budgetteren voor uw wereldwijde werkgelegenheidsdoelstellingen.

• Gegevensbeveiliging en compliance. Zorg ervoor dat uw Employer of Record strikte protocollen voor gegevensbeveiliging volgt, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is van cruciaal belang voor de bescherming van gevoelige werknemersinformatie en voor het handhaven van compliance.

• Reputatie en leiderschap in de sector: onderzoek de marktreputatie van de Employer of Record. G-P is de erkende leider op het gebied van wereldwijde werkgelegenheid en staat volgens alle rapporten van brancheanalisten op nummer1 . Getuigenissen van klanten en casestudies zijn ook belangrijk bij het kiezen van een Employer of Record.

Gebruik G-P Employer of Record voor wereldwijde werving in Polen

G-P Employer of Record is de bekroonde, op kunstmatige intelligentie gebaseerde wereldwijde wervingsoplossing die start-ups, kleine en middelgrote bedrijven in staat stelt om eenvoudig wereldwijde teams samen te stellen. G-P Employer of Record verzorgt alles, van onboarding tot het betalen van toptalent in meer dan 180 landen. Bij ons omzeil je de complexiteit van lokale entiteitsopzet. 

G-P Employer of Record is de voorkeurspartner voor toonaangevende HCM-, professionele arbeidsorganisatie - en salarisplatforms. Breng de gegevens van uw personeelsbestand samen op één plek om bestaande workflows te behouden en tegelijkertijd consistente en nauwkeurige gegevens in al uw geïntegreerde systemen te behouden.

Vraag een offerte aan om vandaag nog te beginnen met huren in Polen.