Spanje staat bekend om zijn levendige cultuur en geschiedenis, maar is ook een geweldige toegangspoort tot de EU Markt. Terwijl je je TEAM in Spanje opbouwt, is het begrijpen van de loonadministratie essentieel. De arbeidsmarkt- en loonregels van het land kunnen echter je markttoegang ontsporen. 

In plaats van deze complexiteit alleen te navigeren, heeft G-P een gestroomlijnde oplossing voor al uw arbeidsbehoeften. Deze gids beschrijft overwegingen voor het beheren van de loonadministratie in Spanje.

Hoe je de loonadministratie in Spanje opzet

Overleg met een deskundige loonadministratiebedrijf in Spanje kan u helpen om compliance te waarborgen aan de lokale regelgeving. Voordat je werknemers in Spanje kunt aannemen en betalen, heb je eerst een wettelijke aanwezigheid in het land nodig, wat meestal betekent dat je een dochteronderneming opricht. Dit proces omvat registratie bij de Spaanse Belastingdienst (Agencia Tributaria) en de Algemene Sociaal Veiligheidsschatkist (Tesorería General de la Seguridad Sociaal – TGSS).

Zodra u geregistreerd bent, moet u specifieke informatie verzamelen van elke werknemer om de loonadministratie te verwerken, waaronder:

  • Volledige wettelijke naam, adres en geboortedatum

  • Belastingidentificatienummer (Número de Identificación Fiscal – NIF) voor Spaanse burgers of identiteitsnummer van een buitenlander (Número de Identidad de Extranjero – NIE) voor niet-burgers

  • Sociaal Security-nummer

  • Spaanse bankgegevens

  • Persoonsgegevens voor inkomstenbelasting inhouding-doeleinden (burgerlijke staat, afhankelijken, enz.) via Formulier 145 (Modelo 145)

Een eenvoudiger alternatief is om samen te werken met een werkgever of record (Employer of Record) zoals G-P. Bij ons hoef je geen lokale entiteit op te zetten. Wij zorgen voor volledige compliance met alle loon- en arbeidsverplichtingen.

Loonbelasting en sociale zekerheid in Spanje

De loonadministratie in Spanje omvat aanzienlijke aftrekposten voor zowel inkomstenbelasting als sociale zekerheid, die rechtstreeks van de loonlijst van een werknemer worden ingehouden.

Spaanse inkomstenbelasting voor personen (IRPF)

Spanje hanteert een progressieve inkomstenbelasting (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas – IRPF) op werknemer-inkomsten. De tarieven zijn verdeeld tussen de staat en autonome regio's, wat leidt tot kleine variaties. De nationale progressieve belastingschijven voor 2025 zijn:

  • Tot EUR 12,450: 19%

  • EUR 12,450 tot EUR 20,199: 24%

  • EUR 20,200 tot EUR 35,199: 30%

  • EUR 35,200 tot EUR 59,999: 37%

  • EUR 60,000 tot EUR 299,999: 45%

  • Boven EUR 300,000: 47%

Spanje sociale zekerheid bijdragen

Zowel werkgevers als werknemers betalen maandelijks bijdragen aan het sociale zekerheidssysteem. Deze fondsen dekken pensioenen, werkloosheidsuitkeringen, ouderschapsverlof en de gezondheidszorg van Spanje. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat alle bijdragen correct worden berekend om te voldoen aan de Spaanse loonadministratierichtlijnen. Bijdragen worden berekend op basis van een salaris tussen een wettelijk minimum en maximum, dat jaarlijks wordt bijgewerkt.

  • Werkgever in Spanje: Ongeveer 31.10% van de bijdragebasis van een werknemer. Dit omvat betalingen voor gemeenschappelijke noodsituaties (236%). werkloosheid (55%), professionele opleiding (06%) en het loon guarantee fund (FOGASA, 0.2%) plus een variabel tarief voor arbeidsongevallen.

  • Bijdrage van Spanje werknemer: Ongeveer 6.45% van de bijdragebasis van een werknemer. Dit omvat betalingen voor gemeenschappelijke noodsituaties (48%). werkloosheid (1.55%) en professionele opleiding (010%).

Andere Spaanse bedrijfsbelastingen

Bedrijven die in Spanje opereren, zijn ook onderworpen aan een standaard vennootschapsinkomstenbelastingtarief van 25% en een btw (btw) van 21%.

Elementen van loonadministratie in Spanje

  • Betalingsfrequentie: Salarissen moeten op tijdelijke, maandelijkse basis worden betaald.

  • 13d- en 14maandelijkse salaris: Volgens de wet of volgens de meeste collectieve arbeidsovereenkomsten (CBA's) hebben werknemers recht op twee extra salarisbetalingen (pagas extraordinarias) per jaar, doorgaans betaald in juli en december. Deze kunnen ook worden betaald naar rato binnen de 12 maandelijkse betalingen. Lees meer over 13maandelijkse loon per land.

  • Loonstrookvereisten: Werkgevers moeten elke werknemer een gedetailleerde loonstrook (nómina) verstrekken die een officieel model volgt. Het moet duidelijk de bruto-inkomsten, alle aftrekposten voor IRPF en sociale zekerheid, en het uiteindelijke nettoloon specificeren.

  • Rapportage en deadlines: Werkgevers moeten maandelijks of elk kwartaal de ingehouden belastingen en sociale zekerheid-bijdragen aan de autoriteiten rapporteren en afgeven met specifieke formulieren (bijv. Modelo 111 voor IRPF, RLC/RNT-dossiers voor sociale zekerheid) en jaarlijkse samenvattingen verstrekken (bijv. Modelo 190).

Salarisopties in Spanje voor bedrijven

Bedrijven die uitbreiden naar Spanje hebben drie hoofdopties voor het beheren van de loonadministratie:

  • Interne loonadministratie: Een bedrijf met een geregistreerde dochteronderneming in Spanje en een groot HR-TEAM kan de loonadministratie intern beheren. Deze aanpak vereist het aannemen van personeel met expertise in het Spaanse arbeids- en belastingrecht en is vaak het beste geschikt voor grote organisaties met een langdurige betrokkenheid bij het land.

  • Partner met een geregistreerde werkgever (Werkgever van Record): Werken met een Employer of Record zoals G-P is de meest efficiënte en veilige optie. Als Employer of Record regelt G-P alle loonadministratie, belasting en compliance verplichtingen, zodat u zich kunt richten op het laten groeien van uw bedrijf.

  • G-P Aannemer: Hoewel zelfstandige opdrachtnemers geen deel uitmaken van de loonadministratie, vertrouwen sommige bedrijven op dit type werknemer voor gespecialiseerde projecten. Met G-P Contractor kunt u aannemers inhuren en betalen in 190 landen en uw eigen valuta, met een digitale portemonnee, bankoverschrijving of virtuele kaart.

Zelfstandige opdrachtnemers betalen in Spanje

Spaanse zelfstandige opdrachtnemers zijn verantwoordelijk voor registratie bij het Spaanse Belastingagentschap en het Sociaal Security-systeem onder het Speciaal Regime voor Zelfstandigen (RETA) voordat ze hun activiteiten starten. Zij moeten formele facturen voor hun diensten uitgeven en zijn verplicht kwartaalaangiften inkomstenbelasting in te dienen. Bijdragen aan sociaal security voor autónomos zijn gebaseerd op hun werkelijke netto-inkomen, met de mogelijkheid om de bijdragebasis meerdere keren per jaar aan te passen.

Bij het inschakelen van zelfstandige opdrachtnemers in Spanje, onthoud dan dat de wettelijke en fiscale verplichtingen aanzienlijk verschillen van die voor werknemers. Zelfstandige ondernemers zijn zelfstandig ondernemer en zijn zelf verantwoordelijk voor hun belastingaangiften en sociale zekerheid-bijdragen.

Spanje recht en ontslagvoorwaarden

De arbeidswetten in Spanje beschermen werknemers. Een juridisch conforme arbeidsovereenkomst moet alle voorwaarden bevatten, inclusief die voor ontslag. Het ontslaan van een werknemer is streng gereguleerd. Als een ontslag door een rechtbank als oneerlijk wordt beschouwd, moet de werkgever de werknemer herplaatsen of een ontslagvergoeding betalen. 

Voor contracten die na 12februari 2012zijn ondertekend, wordt deze ontslagvergoeding berekend als 33 dagsalaris per dienstjaar, gemaximaliseerd op 24 maandsalaris.

Stroomlijnen je salarisadministratie in Spanje met G-P

G-P is de Employer of Record met1 -rating van alle vooraanstaande analisten uit de sector. Wij beheren de volledige levenscyclus van werknemers, inclusief de salarisadministratie, voor uw teams in meer dan 180landen. Zorg voor een tijdige,foutloze salarisadministratie met flexibele betalingsopties en voeg eenvoudig bonussen, commissies en uitzonderingen toe met slechts een paar klikken. 

G-P Employer of Record is de voorkeurspartner voor toonaangevende platforms voor HCM, professionele arbeidsorganisatie en salarisadministratie. Breng de gegevens van uw personeelsbestand samen op één plek om bestaande workflows in stand te houden en tegelijkertijd consistente en nauwkeurige gegevens in al uw geïntegreerde systemen te garanderen.

Boek een demo om meer te weten te komen over onze wereldwijde werkgelegenheidsproducten en Employer of Record-oplossingen in Spanje.