Employer of Record (EOR) i polen

Anställningsavtal i Polen

Anställningsavtal måste vara skriftliga och undertecknas före eller på din teamförsta arbetsdag. 

Avtal måste ange ersättning i PLN och vara skrivna på polska om anställde bor och arbetar i Polen. Du kan utarbeta en tvåspråkig version om en anställd ber om det. I detta fall, informera anställd att den polska versionen är den juridiskt bindande. 

Ett standardanställningsavtal inkluderar:

• Arbetsgivare och anställd detaljer

• Typ av kontrakt

• Datum för verkställighet

• Villkor, inklusive arbetsuppgifter, arbetsplats, arbetstider, startdatum och ersättning

De viktigaste typerna av anställningsavtal är:

• Tidsbegränsade, som är giltiga i upp till 33 månader och kan förlängas upp till tre gånger

• Obestämd (öppen), vilket erbjuda de mest anställda skydden

I Polen fastställs prövotidens längd i början av anställningen för att se om arbetsgivaren och anställde passar in bra. När arbetsgivaren erbjuder ett provanställningsavtal måste specificera vilken typ av avtal som ska följa om anställningen fortsätter. Om det är ett tidsbestämt kontrakt måste arbetsgivaren också ange dess avsedda varaktighet. Efter prövotiden är det nya kontraktet, kallat ”efterföljande kontrakt”, undertecknat. 

Provationslängden beror på typen av efterföljande kontrakt:

• En månad för ett nytt tidsbestämt kontrakt som är kortare än sex månader

• Två månader för ett nytt tidsbestämt kontrakt mellan 6och12 månader

• Tre månader för alla andra fall, inklusive obestämda kontrakt

Du behöver inte vara expert på polsk avtalsrätt för att anställa en anställning i Polen. En arbetsgivare från Record Poland utarbetar avtal åt dig som följer den polska arbetslagen och EU-direktiven. 

Ledighetsrättigheter i Polen

Arbetstid i Polen

Arbetstiden får inte överstiga åtta timmar per dag eller i genomsnitt 40 timmar under fem dagar. Att arbeta över dessa gränser är övertid. Anställda får inte arbeta mer än 150 timmar övertid under ett kalenderår. Ett kollektivavtal eller kontrakt kan förlänga detta, men anställda får inte arbeta mer än 48 timmar i veckan. 

Övertid på vanliga arbetsdagar betalas med 50% mer än en anställds bruttolön. Övertid och arbete på natt, söndagar eller helgdagar betalas med 100% mer än deras lön, eller så kan de få ledighet istället.  

Allmänna helgdagar i Polen

Polen-baserade anställda får 14 betalda helgdagar:

• Nyårsdagen

• uppenbarelse

• Påsksöndag

• Påskmåndag

• Arbetarnas dag/första maj

• Konstitutionens dag

• Pingstsöndagen (Whit Sunday)

• Corpus Christi

• Polska arméns dag/Marias himmelsfärd

• Alla helgons dag

• Självständighetsdagen

• julafton.

• Juldagen

• Annandag jul

Om en helgdag infaller på en lördag eller en fridag måste arbetsgivaren ange en alternativ första sjukdag. 

Semesterdagar i Polen

Årlig betalad ledighet baseras på en anställds anställningstid, inklusive all tidigare anställning och utbildning: 

• Anställda med mindre än 10 års tjänst får 20 dagar

• Anställda med 10 eller fler års tjänst får 26 dagar

Årlig betald ledighet inkluderar fyra dagar ”på begäran” som kan tas ut med kort varsel. 

Om ledighet inte används under ett kalenderår måste arbetsgivare se till att den beviljas senast september 30 nästa år. Anställda kan göra anspråk på oanvänd ledighet i tre år efter tidsfristen i september 30. Arbetsgivare riskerar avgifter om de inte beviljar ledighet inom dessa tidsramar.

Andra typer av ledighet inkluderar:

• Vårdgivares ledighet: Detta är fem dagars obetald ledighet per år för personlig vård eller stöd för en familj eller hushållsmedlem med ett allvarligt medicinskt tillstånd.

• Force majeure-ledighet: Detta är två dagar eller 16 timmar per år för brådskande familjefrågor. Under denna ledighet får anställda 50% av sin ordinarie lön.

CBA kan påverka anställd årlig termin om en sådan finns. 

Sjukfrånvaro

Anställda får vanligtvis 80% av sin lön när de har ett läkarintyg som anger att de inte kan arbeta. Detta inkomststöd betalas ut av arbetsgivaren eller ZUS, beroende på hur länge anställde är sjuk.

*Förlängs till 270 dagar om anställd inte kan arbeta på grund av tuberkulos eller graviditet.

Arbetsgivare måste föra noggranna register och lämna in dokument i tid för att undvika avgifter.

Moderskaps-, faderskaps- och föräldraledighet

Polen erbjuder omfattande, ZUS-finansierad mamma-, faderskaps- och föräldraledighet. 

Alla anställda, oavsett anställningsform eller anställningstid, har rätt till 20 veckors föräldraledighet vid barns födelse. Upp till sex veckor kan tas före förväntat förfallodatum, och 14 veckor måste tas efter förlossningen. Anställda är skyddade från uppsägning under föräldraledighet. När de återvänder till arbetet måste de återgå till sin tidigare eller en liknande Befattning.

Pappor får två veckors pappaledighet som kan tas som ett block eller i två veckors perioder.

Utöver föräldraledighet får föräldrar 41 veckors föräldraledighet efter ett barns födelse eller adoption. Varje förälder måste ta nio veckors ledighet, och de återstående 23 -veckorna kan delas mellan dem.

Hur en registrerad arbetsgivare hjälper till att hantera ledighetsanspråk i Polen

Du behöver inte hantera dina anställda arbetstider och avresa i enlighet med polsk lag. En registrerad arbetsgivare i Polen kommer att hantera det åt dig. EOR:er hanterar även komplexiteten i föräldraledighet och ZUS-krav. 

Sjukförsäkring i Polen

Arbetsgivare registrerar anställda hos ZUS inom sju dagar efter att arbetet påbörjats. 

Nationella sjukförsäkringsfonden (NFZ) administrerar det offentliga sjukförsäkringssystemet som ger anställda och berättigade anhöriga tillgång till en rad tjänster. Arbetsgivare drar inne 9% av en anställds bruttolön och betalar in den till ZUS.

Arbetsgivare måste ordna och betala för företagshälsoundersökningar, inklusive medicinska kontroller före anställning, periodiska och återkommande medicinska kontroller. Detta är separat från allmän sjukförsäkring och är inte en skattepliktig förmån.

Om arbetsgivare tillhandahåller privat sjukförsäkring behandlas detta i allmänhet som en skattepliktig förmån för den anställde.

Tilläggsförmåner och bonusar i Polen

Gemensamma tilläggsförmåner

Många arbetsgivare erbjuder kompletterande förmåner för att attrahera och behålla kompetens, inklusive:

• Privat sjukförsäkring: Till gång till privata hälso- och sjukvårdstjänster utanför det offentliga systemet

• Grupplivsförsäkring: Ytterligare livförsäkring

• Multisport- eller fitnesskort: Sub ventionerad tillgång till gym, idrottsanläggningar och hälsoprogram

• Måltidskuponger eller lunchkort: Förbetalda kort eller kuponger för måltider

• Språkkurser och yrkesutveckling t:Finansiering av språklektioner eller arbetsrelaterad utbildning

• Tjänstebil eller transportmedel: För roller som kräver resor eller som förmån

• Semesterbidrag eller ”wczasy pod gruszą”: Ekonomiskt stöd för semestrar, ofta genom företagets Social förmånsfond (ZFŚS)

• Barnomsorgsstöd: Bidrag till barnomsorgskostnader eller anläggningar på plats

Anställningsbonusar i Polen

Bonusar krävs inte om det inte anges i ett kontrakt eller kollektivavtal. Arbetsgivare erbjuder incitament för att förbli konkurrenskraftiga på rekryteringsmarknaden, såsom:

• Årlig bonus (roczna premie eller premia świąteczna): Bet alas ofta i slutet av året eller runt jul

• Prestationsbonus: Kopplat till individuella, team eller företagsprestationsmål

• Senioritetsbonus: Ibland tilldelas för lång tjänst, särskilt i större eller traditionella företag

• Diskretionär bonus: Betalas ut efter arbetsgivarens gottfinnande, inte avtalsenligt garanterad

• Bonus för slutförande av projekt eller uppgift: För framgångsrikt slutförande av specifika projekt eller uppgifter

• Hänvisningsbonus: För att rekommendera framgångsrika kandidater för anställning

Hur en registrerad arbetsgivare hjälper till med förmåner i Polen

En registrerad arbetsgivare som G-P förenklar förmånshanteringen i Polen genom att agera som juridisk arbetsgivare för din räkning. Med expertis i landet och centraliserad support minskar G-P efterlevnadsrisken, effektiviserar administrationen och erbjuder en enda kontaktpunkt för att hantera ert arbetskraft i enlighet med polska bestämmelser.

Se vår sida om ersättning och förmåner i Polen för mer information. 

Uppsägning och avgångsvederlag i Polen

Uppsägning kräver strikta uppsägningstider som anges i den polska arbetslagen eller ett tillämpligt kollektivavtal. 

Arbetsgivare behöver ett giltigt, juridiskt skäl för att säga upp obestämda kontrakt. 

Tidsbegränsade kontrakt har olika regler. En laglig grund behövs endast om avtalet inkluderar uppsägning med uppsägningstid. 

Arbetsgivare kan inte erbjuda betalning i stället för meddelande. Arbetsgivare kan dock ”befria” anställda från arbetet under uppsägningstiden samtidigt som de fortfarande betalar dem. 

Lagstadgade uppsägningstider för tidsbestämda och tillsvidareanställningar är:

• Två veckor för anställning på mindre än sex månader

• En månad för anställning på minst sex månader

• Tre månader för anställning på minst 3 år

Avgångsvederlag är en förmån för anställda vars anställning sägs upp av skäl utanför deras kontroll, såsom uppsägningar, omstrukturering eller företagsnedläggning. Arbetsgivare med färre än 20 anställda behöver inte betala avgångsvederlag. 

En arbetsgivare från Record Poland säkerställer en smidig uppsägningsprocess för dina team . EOR:er hanterar allt från uppsägningstider till avgångsvederlag – så att du slipper det.

Lön- och löneskatter i Polen

Arbetsgivare måste innehålla och betala alla socialförsäkringsavgifter och inkomstskatter. 

Detta inkluderar bidrag till flera statliga fonder inom ZUS, arbetsfonden (fundusz pracy) och fonden för garanterade förmåner för anställda (fundusz gwarantowanych świadczeń sracowniczych eller F G ŚP). 

Arbetsfonden finansierar arbetslöshetsförmåner och stöder moderskaps- och föräldraförmåner i vissa fall. FGŚP skyddar anställda om deras arbetsgivare blir insolvent eller försätts i konkurs.

• Arbetsgivaravgifter: Cirka 21% av anställds bruttolön, täckande pensioner, sjukförsäkring, olycksfallsförsäkring och andra fonder.

• Anställda socialförsäkringsavgifter: Cirka 13.7% av bruttolön.

• Avgiftstak: Ett årligt maximibelopp gäller för pension och invaliditetsavgifter. För 2025 är detta PLN 253,350.

Kompletterande privat sjukförsäkring har blivit en vanlig förmån för att attrahera och behålla kompetens. Dessa förmåner betraktas som skattepliktig inkomst för anställd.

En arbetsgivare från Record Poland förenklar global anställning genom att hantera alla aspekter av lönehantering och skatteefterlevnad. I detta ingår att hantera socialförsäkringsavgifter och skattepliktiga förmåner.

Hur man väljer rätt arbetsgivare i Polen

Tänk på dessa faktorer när du väljer en registrerad arbetsgivare i Polen:

• Expertis inom regelefterlevnad: Din registrerade arbetsgivare i Polen måste ha en djupgående förståelse för polska arbetsrättsliga krav och kollektivavtalskrav. En partner med ett dedikerat team av lokala HR och jurister kan proaktivt hantera förändringar för att säkerställa att du alltid är uppdaterad.

• Omfattande tjänsteerbjudande: Rätt partner erbjuder ett utbud av globala anställningsprodukter och Employer of Record-lösningar. Vår globala anställningsplattform levererar allt du behöver för att hantera medarbetarnas livscykel, från att utarbeta lagenliga anställningsavtal och hantera löner till att administrera förmåner och uppsägningsprocess.

• Teknologiska funktioner: Bekräfta att Employer of Record integreras med era befintliga humankapitalhantering-, Professional employment organizations- eller lönesystem för att undvika driftsförseningar. 

• Transparent kostnadsstruktur: Leta efter transparenta kostnader så att du kan budgetera korrekt för dina globala sysselsättningsmål.

• Datasäkerhet och efterlevnad. Se till att din EOR följer strikta datasäkerhetsprotokoll som allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Detta är avgörande för att skydda känslig information från anställda och upprätthålla efterlevnad.

• Rykte och branschledarskap: Undersök EOR:s marknadsrykte. GP är den erkända ledaren inom global sysselsättning och rankas som nummer1 enligt alla branschanalytikerrapporter . Kundberättelser och fallstudier är också viktiga när man väljer en Employer of Record.

Använd G-P Employer of Record för global rekrytering i Polen

GP Employer of Record är den prisbelönta, artificiell intelligens-baserade globala rekryteringslösningen som gör det möjligt för startups , små och medelstora företag och stora företag att enkelt bygga globala team. G-P Employer of Record hanterar allt från onboarding till att betala toppkompetens i över 180 länder. Med oss slipper du komplexiteten med att konfigurera en lokal enhet. 

G-P EOR är den föredragna partnern för ledande HCM-, PEO- och löneplattformar . Samla era arbetskraftsdata på ett ställe för att underhålla befintliga arbetsflöden samtidigt som ni bibehåller konsekventa och korrekta data i era integrerade system.

Begär ett förslag om att börja anställa i Polen idag.