Employer of Record (EOR) in Polen

Arbeitsverträge in Polen

Arbeitsverträge müssen schriftlich vorliegen und vor oder am ersten Arbeitstag des Teammitglieds unterzeichnet werden. 

Die Verträge müssen die Abfindung in PLN ausweisen und in polnischer Sprache verfasst sein, wenn der Mitarbeiter in Polen wohnt und arbeitet. Sie können eine zweisprachige Version erstellen, falls ein Mitarbeiter dies wünscht. Weisen Sie in diesem Fall den Mitarbeiter darauf hin, dass die polnische Fassung die rechtsverbindliche ist. 

Ein Standardarbeitsvertrag beinhaltet:

• Angaben zum Arbeitgeber und Mitarbeiter

• Vertragsart

• Datum der Ausführung

• Allgemeine Geschäftsbedingungen, einschließlich Aufgaben, Arbeitsort, Arbeitszeiten, Startdatum und Abfindung

Die wichtigsten Arten von Arbeitsverträgen sind:

• Befristet, gültig für bis zu 33 Monate und bis zu dreimal verlängerbar

• Unbestimmt (offen), welche bieten den meisten Mitarbeiterschutz

In Polen wird die Probezeit zu Beginn des Arbeitsverhältnisses festgelegt, um zu prüfen, ob Arbeitgeber und Arbeitnehmer gut zusammenpassen. Wenn der Arbeitgeber einen Probezeitvertrag anbietet, muss er angeben, welche Art von Vertrag folgen wird, wenn das Arbeitsverhältnis fortgesetzt wird. Handelt es sich um einen befristeten Vertrag, muss der Arbeitgeber auch die geplante Laufzeit angeben. Nach Ablauf der Probezeit wird der neue Vertrag, der sogenannte „Folgevertrag“, unterzeichnet. 

Die Dauer der Probezeit hängt von der Art des nachfolgenden Vertrags ab:

• Einen Monat für einen neuen befristeten Vertrag von weniger als sechs Monaten

• Zwei Monate für einen neuen befristeten Vertrag zwischen 6–12 Monaten

• Drei Monate für alle anderen Fälle, einschließlich unbefristeter Verträge.

Man muss kein Experte für polnisches Vertragsrecht sein, um in Polen eine Einstellung vorzunehmen. Ein Employer of Record Poland erstellt für Sie Verträge, die dem polnischen Arbeitsrecht und den EU-Richtlinien entsprechen. 

Urlaubsansprüche in Polen

Arbeitszeiten in Polen

Die Arbeitszeit darf acht Stunden pro Tag oder einen Durchschnitt von 40 Stunden über fünf Tage nicht überschreiten. Arbeiten, die diese Grenzen überschreiten, gelten als Überstunden. Mitarbeiter dürfen nicht mehr als 150 Stunden Überstunden pro Kalenderjahr leisten. Ein Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag kann dies verlängern, jedoch dürfen Arbeitnehmer nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten. 

Überstunden an normalen Arbeitstagen werden mit 50% mehr als der Bruttovergütung eines Mitarbeiters vergütet. Überstunden und Arbeit in der Nacht, an Sonn- oder Feiertagen werden mit 100% mehr als ihrem Gehalt vergütet, alternativ können ihnen arbeitsfreie Zeiten gewährt werden.  

Feiertage in Polen

In Polen ansässige Mitarbeiter erhalten 14 bezahlte Feiertage:

• Neujahr

• Epiphanie

• Ostersonntag

• Ostermontag

• Tag der Arbeit/Maifeiertag

• Verfassungstag

• Pfingstsonntag

• Fronleichnam

• Tag der Polnischen Armee/Mariä Himmelfahrt

• Allerheiligen

• Unabhängigkeitstag

• Heiligabend

• Weihnachtstag

• Zweiter Weihnachtsfeiertag

Fällt ein gesetzlicher Feiertag auf einen Samstag oder einen arbeitsfreien Tag, müssen Arbeitgeber einen alternativen Urlaubstag gewähren. 

Urlaubstage in Polen

Der jährliche bezahlte Urlaub basiert auf der Dienstzeit eines Mitarbeiters, einschließlich aller vorherigen Beschäftigungen und Ausbildungen: 

• Mitarbeiter mit weniger als 10 Jahren Betriebszugehörigkeit erhalten 20 Tage

• Mitarbeiter mit 10 oder mehr Dienstjahren erhalten 26 Tage

Der jährliche bezahlte Urlaub beinhaltet vier „On-Demand“-Tage, die auch kurzfristig genommen werden können. 

Wird der Urlaub innerhalb eines Kalenderjahres nicht genommen, müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass er bis zum 30 September des Folgejahres gewährt wird. Arbeitnehmer können nicht genutzte Urlaubstage bis zu drei Jahre nach dem Stichtag 30 im September geltend machen. Arbeitgebern drohen Strafen, wenn sie den Urlaub nicht innerhalb dieser Fristen gewähren.

Weitere Urlaubsarten sind:

• Pflegeurlaub: Dies sind fünf Tage unbezahlter Urlaub pro Jahr für die persönliche Pflege oder Unterstützung eines Familienmitglieds oder Haushaltsangehörigen mit einer schweren Erkrankung.

• Sonderurlaub bei höherer Gewalt: Dies sind zwei Tage oder 16 Stunden pro Jahr für dringende familiäre Angelegenheiten. Während dieser Freistellung erhalten die Mitarbeiter 50% ihres regulären Gehalts.

Ein bestehender Tarifvertrag kann sich auf den Jahresurlaub der Mitarbeiter auswirken. 

Genesungsurlaub

Arbeitnehmer erhalten in der Regel 80% ihrer Vergütung, wenn sie ein ärztliches Attest vorlegen, das ihre Arbeitsunfähigkeit bescheinigt. Diese Einkommensbeihilfe wird vom Arbeitgeber oder der ZUS gezahlt, je nachdem, wie lange der Arbeitnehmer krank ist.

*Verlängert sich auf 270 Tage, wenn der/die Mitarbeiter/in aufgrund von Tuberkulose oder Schwangerschaft arbeitsunfähig ist.

Arbeitgeber müssen genaue Aufzeichnungen führen und Unterlagen fristgerecht einreichen, um Strafen zu vermeiden.

Mutterschaft, Vaterschaft und Elternurlaub

Polen bietet umfassenden, von der ZUS finanzierten Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub. 

Alle Arbeitnehmerinnen haben unabhängig von ihrer Vertragsart oder Betriebszugehörigkeit Anspruch auf 20 Wochen Mutterschutzurlaub bei der Geburt eines Kindes. Bis zu sechs Wochen vor dem voraussichtlichen Geburtstermin kann eine Schwangerschaftsvorsorgeuntersuchung durchgeführt werden, und 14 Wochen müssen nach der Geburt eingeleitet werden. Während des Mutterschutzurlaubs sind die Arbeitnehmerinnen vor Kündigung geschützt. Wenn sie an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, müssen sie ihre vorherige oder eine ähnliche Position wieder einnehmen.

Väter haben Anspruch auf zwei Wochen Vaterschaftsurlaub, der entweder am Stück oder in zwei einwöchigen Abschnitten genommen werden kann.

Zusätzlich zum Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub erhalten Eltern nach der Geburt oder Adoption eines Kindes 41 Wochen Elternurlaub. Jeder Elternteil muss neun Wochen Urlaub nehmen, die verbleibenden 23 Wochen können zwischen ihnen aufgeteilt werden.

Wie ein Arbeitgeber im Rahmen der Arbeitsrechtsverwaltung bei der Geltendmachung von Urlaubsansprüchen in Polen hilft

Sie müssen die Arbeitszeiten und Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter nicht gemäß polnischem Recht regeln. Ein in Polen registrierter Arbeitgeber wird sich darum kümmern. EORs befassen sich auch mit den komplexen Anforderungen des Elternurlaubs und der ZUS. 

Krankenversicherung in Polen

Arbeitgeber müssen ihre Angestellten innerhalb von sieben Tagen nach Arbeitsbeginn bei ZUS anmelden. 

Der Nationale Gesundheitsfonds (NFZ) verwaltet das öffentliche Krankenversicherungssystem, das Arbeitnehmern und anspruchsberechtigten Angehörigen Zugang zu einer Reihe von Leistungen bietet. Arbeitgeber behalten 9% des Bruttoentgelts eines Mitarbeiters ein und überweisen es an ZUS.

Arbeitgeber müssen arbeitsmedizinische Untersuchungen veranlassen und bezahlen, einschließlich Einstellungsuntersuchungen, regelmäßigen Untersuchungen und Untersuchungen zur Rückkehr an den Arbeitsplatz. Dies ist eine separate Leistung, die nicht von der allgemeinen Krankenversicherung übernommen wird und keine Steuerpflicht darstellt.

Wenn Arbeitgeber eine private Krankenversicherung anbieten, wird diese in der Regel als geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer behandelt.

Zusatzleistungen und Boni in Polen

Übliche Zusatzleistungen

Viele Arbeitgeber bieten zusätzliche Leistungen an, um Talente zu gewinnen und zu binden, darunter:

• Private Krankenversicherung: Zugang zu privaten Gesundheitsleistungen außerhalb des öffentlichen Gesundheitssystems

• Gruppenlebensversicherung: Zusätzlicher Lebensversicherungsschutz

• Multisport- oder Fitnesskarten: Vergünstigter Zugang zu Fitnessstudios, Sportanlagen und Wellnessprogrammen

• Essensgutscheine oder Essenskarten: Prepaid-Karten oder Gutscheine für Mahlzeiten

• Sprachkurse und berufliche Weiterbildung : Finanzierung von Sprachkursen oder berufsbezogenen Schulungen

• Firmenwagen oder Transport: Für Positionen, die Reisetätigkeit erfordern oder als Zusatzleistung dienen

• Urlaubszuschüsse oder „wczasy pod gruszą“: Finanzielle Unterstützung für Urlaubsreisen, oft über den betrieblichen Social (ZFŚS)

• Unterstützung der Kinderbetreuung: Beiträge zu den Kosten der Kinderbetreuung oder zu den Einrichtungen vor Ort

Mitarbeiterboni in Polen

Bonuszahlungen sind nur dann verpflichtend, wenn sie in einem Vertrag oder Tarifvertrag ausdrücklich vorgesehen sind. Arbeitgeber bieten Anreize, um auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig zu bleiben, wie zum Beispiel:

• Jahresbonus (premia roczna oder premia świątecznaOft wird die Zahlung zum Jahresende oder um Weihnachten herum geleistet.

• Leistungsbonus: An individuelle, Team- oder Unternehmensleistungsziele gekoppelt

• Dienstaltersbonus: Wird manchmal für langjährige Betriebszugehörigkeit gewährt, insbesondere in größeren oder traditionellen Unternehmen.

• Ermessensbonus: Die Zahlung erfolgt nach Ermessen des Arbeitgebers und ist nicht vertraglich garantiert.

• Projekt- oder Aufgabenabschlussbonus: Für den erfolgreichen Abschluss bestimmter Projekte oder Aufgaben

• Empfehlungsbonus: Für die Empfehlung erfolgreicher Kandidaten für eine Anstellung

Wie ein eingetragener Arbeitgeber bei den Sozialleistungen in Polen hilft

Ein Employer of Record wie G-P vereinfacht das Leistungsmanagement in Polen, indem er in Ihrem Namen als rechtlicher Arbeitgeber fungiert. Mit Expertise vor Ort und zentralisierter Unterstützung reduziert G-P das Compliance-Risiko, optimiert die Verwaltung und bietet einen einzigen Ansprechpartner für die Verwaltung Ihrer Belegschaft gemäß den polnischen Vorschriften.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Seite „Abfindung und Vorteile in Polen“ . 

Kündigung und Abfindung in Polen

Für eine Kündigung gelten die im polnischen Arbeitsgesetzbuch oder in einem anwendbaren Tarifvertrag festgelegten Kündigungsfristen. 

Arbeitgeber benötigen einen gültigen, rechtlichen Grund für die Kündigung unbefristeter Verträge. 

Für befristete Verträge gelten andere Regeln. Ein rechtlicher Grund ist nur dann erforderlich, wenn der Vertrag eine Kündigungsfrist vorsieht. 

Arbeitgeber dürfen keine Zahlung anstelle der Kündigungsfrist anbieten. Allerdings können Arbeitgeber ihre Angestellten während der Kündigungsfrist von der Arbeit „freistellen“ und ihnen weiterhin das Gehalt zahlen. 

Die gesetzlichen Kündigungsfristen für befristete und unbefristete Verträge betragen:

• Zwei Wochen bei einer Beschäftigung von weniger als sechs Monaten

• Ein Monat für eine Beschäftigung von mindestens sechs Monaten

• Drei Monate für eine Beschäftigung von mindestens 3 Jahren

Abfindungen sind eine Leistung für Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis aus Gründen, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen, beendet wird, wie z. B. betriebsbedingte Kündigungen, Umstrukturierungen oder Unternehmensschließungen. Arbeitgeber mit weniger als 20 Mitarbeitern müssen keine Abfindung zahlen. 

Ein Employer of Record Poland gewährleistet einen reibungslosen Austrittsprozess für Ihre TEAM-Mitglieder. EORs kümmern sich um alles, von Kündigungsfristen bis zur Abfindung – damit Sie es nicht tun müssen.

Lohn- und Lohnsteuern in Polen

Arbeitgeber müssen alle Sozialversicherungsbeiträge und Einkommensteuern einbehalten und abführen. 

Dazu gehören Beiträge zu mehreren staatlichen Fonds innerhalb der ZUS, dem Arbeitsfonds (fundusz pracy) und dem Fonds für garantierte Leistungen für Arbeitnehmer (fundusz gwarantowanych świadczeń sracowniczych oder FGŚP). 

Der Arbeitsfonds finanziert Arbeitslosengeld und unterstützt in bestimmten Fällen Mutterschafts- und Elternleistungen. Die FGŚP schützt Arbeitnehmer, wenn ihr Arbeitgeber zahlungsunfähig oder insolvent wird.

• Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers: Etwa 21% der Bruttovergütung des Mitarbeiters, zur Deckung von Renten, Invalidität, Unfallversicherung und anderen Fonds.

• Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung: Ungefähr 13.7% der Bruttovergütung.

• Beitragsobergrenze: Für Renten- und Invaliditätsbeiträge gilt ein jährlicher Höchstbetrag. Für 2025 ist dies PLN 253,350.

Eine private Zusatzkrankenversicherung ist mittlerweile ein gängiger Vorteil, um Talente zu gewinnen und zu binden. Diese Leistungen gelten für den Mitarbeiter als steuerpflichtiges Einkommen.

An Employer of Record Poland vereinfacht die globale Beschäftigung durch die Übernahme aller Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Einhaltung der Steuervorschriften. Dies umfasst die Verwaltung der Sozialversicherungsbeiträge und der steuerpflichtigen Leistungen.

Wie man den richtigen Employer of Record in Polen auswählt

Berücksichtigen Sie diese Faktoren bei der Auswahl eines Employer of Record in Polen:

• Compliance-Expertise: Ihr Arbeitgeber in Polen muss über ein umfassendes Verständnis der polnischen Arbeitsgesetze und der Anforderungen des Tarifvertrags verfügen. Ein Partner mit einem engagierten Team aus lokalen Personal- und Rechtsexperten kann Änderungen proaktiv managen, um sicherzustellen, dass Sie stets gesetzeskonform handeln.

• Umfassendes Serviceangebot: Der richtige Partner bietet eine Reihe von globalen Beschäftigungsprodukten und Employer of Record-Lösungen. Unsere Global Employment Platform™ (Globale Beschäftigungsplattform) bietet alles, was Sie zur Verwaltung des Mitarbeiterlebenszyklus benötigen, von der Erstellung gesetzeskonformer Arbeitsverträge über die Verwaltung der Gehaltsabrechnung bis hin zur Verwaltung von Leistungen und Austrittsprozess.

• Technologische Fähigkeiten: Bestätigen Sie, dass das Employer of Record in Ihre bestehenden HUMAN CAPITAL MANAGEMENT-, Professional Employer Organization- oder Gehaltsabrechnungssysteme integriert ist, um Betriebsverzögerungen zu vermeiden. 

• Transparente Kostenstruktur: Achten Sie auf transparente Kosten, damit Sie Ihre globalen Beschäftigungsziele genau budgetieren können.

• Datensicherheit und Compliance. Stellen Sie sicher, dass Ihr Employer of Record strengen Datensicherheitsprotokollen wie der Datenschutz-Grundverordnung entspricht. Dies ist entscheidend für den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und die Einhaltung der Vorschriften.

• Ruf und Branchenführerschaft: Recherchieren Sie den Ruf des Employer of Record auf dem Markt. G-P ist der anerkannte Marktführer im Bereich der globalen Beschäftigung und steht laut allen Berichten von Branchenanalysten auf Platz1. Kundenberichte und Fallstudien sind ebenfalls wichtig bei der Auswahl einer Employer of Record.

Nutzen Sie G-P Employer of Record für die weltweite Personalbeschaffung in Polen.

G-P Employer of Record ist die preisgekrönte, Künstliche Intelligenz-gestützte globale Einstellungslösung, die es Startups , KMUs und Großunternehmen ermöglicht, mühelos globale Teams aufzubauen. G-P Employer of Record kümmert sich um alles, von der Einarbeitung bis zur Bezahlung von Top-Talenten in über 180 Ländern. Bei uns umgehen Sie die Komplexität der Einrichtung lokaler Entitäten. 

G-P Employer of Record ist der bevorzugte Partner für führende HUMAN CAPITAL MANAGEMENT-, Professional Employer Organization - und Plattformen. Bringen Sie Ihre Personaldaten an einem Ort zusammen, um bestehende Arbeitsabläufe beizubehalten und gleichzeitig konsistente und genaue Daten in Ihren integrierten Systemen zu erhalten.

Fordern Sie noch heute ein Angebot an , um mit der Personalbeschaffung in Polen zu beginnen.