Die Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern im Vereinigten Königreich (UK) bringt wertvolle Fähigkeiten und Flexibilität in Ihr Team. Doch diese Vorteile bringen auch Verantwortung mit sich – die Regelungen zum Beschäftigungsstatus sind komplex, und eine falsche Einstufung hat kostspielige Folgen.

Klassifizierung von Arbeitnehmern in Großbritannien: Angestellte vs. unabhängige Auftragnehmer

Bei der Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern in Großbritannien ist es unerlässlich, die Regeln für die Beschäftigung von externen Mitarbeitern – auch 35 -Regeln genannt – zu verstehen. Diese Regelungen stellen sicher, dass Auftragnehmer ungefähr die gleichen Lohnsteuerabzugsverfahren (Lohnsteuer) und Sozialversicherungsbeiträge (SV) zahlen wie Angestellte. 

Die IR35 -Regeln helfen auch bei der Bekämpfung von Steuervermeidung durch „verdeckte Arbeitnehmer“, die über einen Vermittler wie beispielsweise ein Personal Service Unternehmen (PSC) arbeiten. Ein PSC ist in der Regel ein beschränktes Unternehmen, das ein Auftragnehmer besitzt und zur Erbringung seiner Dienstleistungen nutzt.

Diese Regeln sind komplex und unterscheiden sich je nach verschiedenen Faktoren, unter anderem nach der Größe Ihres Unternehmens, ob der Auftragnehmer ein Amtsträger ist oder ob er seine eigene Ausrüstung kaufen muss, bevor er den Auftrag annimmt. 

Die IR35 -Regeln gelten im Allgemeinen auch dann, wenn: 

  • Der Auftragnehmer erbringt Dienstleistungen über einen Vermittler, z. B. ein PSC oder ein Unternehmen mit beschränkter Haftung. Die Regeln gelten auch für Auftragnehmer, die über Personengesellschaften, andere Einzelpersonen oder nicht eingetragene Vereinigungen tätig sind. 

  • Ihr Unternehmen beauftragt einen Auftragnehmer über einen eigenen Vermittler.

  • Eine Agentur erbringt die Dienstleistungen des Bauherrn über ihren Vermittler.

Mittelgroße und große Unternehmen sowie alle Organisationen des öffentlichen Sektors müssen prüfen, ob diese Regeln für jeden Auftragnehmer gelten, der über einen Vermittler arbeitet, auch wenn er eine Agentur einsetzt. Kleine Unternehmen des privaten Sektors sind von dieser Anforderung grundsätzlich ausgenommen; in diesen Fällen ist der Vermittler des Anwenders für die Feststellung des IR35 -Status verantwortlich.  

Mit dem Tool „Beschäftigungsstatus für Steuerzwecke prüfen“ lässt sich feststellen, ob ein Auftragnehmer steuerlich als angestellt oder selbstständig einzustufen ist.

Die Leistungen von Auftragnehmern fallen unter IR35 oder außerhalb von IR35. 

  • Die Zugehörigkeit zu IR35 bedeutet, dass der Anwender für Steuerzwecke als fiktiver Mitarbeiter gilt. Dies verpflichtet zwar den Auftraggeber bzw. Gebührenzahler zur Einbehaltung von Lohnsteuerabzugsverfahren und Sozialversicherungsbeiträgen, gewährt dem Auftragnehmer jedoch nicht automatisch die vollen gesetzlichen Arbeitnehmerrechte, wie etwa den Schutz vor ungerechtfertigter Entlassung oder Abfindung. In diesem Fall ziehen Arbeitgeber, die mittelständische Unternehmen oder im öffentlichen Sektor tätig sind, die Lohnsteuerabzugsverfahren und Sozialversicherungsbeiträge über ihre Lohnabrechnung ab. 

  • Bei einer Tätigkeit außerhalb der IR35 ist der Unternehmer selbstständig und für die Zahlung seiner eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich. 

Die britische Steuer- und Zollbehörde (HMRC) und Arbeitsgerichte verwenden verschiedene Tests, um den IR35 -Status eines Auftragnehmers zu bestimmen. Diese Tests basieren auf: 

  • Kontrolle: Ein Unternehmen kontrolliert, wie, was und wo ein Mitarbeiter arbeitet. Ein Auftragnehmer hat Freiheit hinsichtlich seiner Arbeit und seines Zeitplans.

  • Persönlicher Service und Vertretung: Die Mitarbeiter müssen die Arbeit selbst erledigen. Ein selbstständiger Auftragnehmer hat in der Regel das Recht, einen qualifizierten Ersatz an seiner Stelle zu schicken.

  • Gegenseitigkeit der Verpflichtung (MOO): In einem Arbeitsverhältnis besteht eine fortlaufende Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber, Arbeit bereitzustellen, und dem Arbeitnehmer, diese anzunehmen. Bei der Prüfung der Gegenseitigkeit der Verpflichtung (MOO) wird beurteilt, ob eine wechselseitige Verpflichtung besteht, dass der Auftraggeber Arbeit erteilt und der Auftragnehmer diese annimmt. In 2026 wird im Rahmen von Rechtstests auch geprüft, ob bei der Ausführung bestimmter Aufgaben Gegenseitigkeit besteht, unabhängig davon, ob eine Verpflichtung zur zukünftigen Arbeit besteht. 

  • Finanzielles Risiko: Auftragnehmer tragen die Verantwortung für ihr eigenes finanzielles Risiko. Das bedeutet, dass sie ihre eigene Ausrüstung kaufen und mangelhafte Arbeit auf eigene Kosten beheben müssen. Für Angestellte besteht dieses Risiko nicht.

Strafen für Auftragnehmer falsche Klassifizierung in Großbritannien

Die fälschliche Einstufung eines Mitarbeiters als unabhängiger Auftragnehmer hat schwerwiegende Strafen zur Folge. Sie könnten haftbar gemacht werden für:

  • Rückdatierte Lohnsteuerabzugsverfahren und Arbeitgeber- und Mitarbeiter-NICs sowie Zinsen und Bußgelder von der HMRC

  • Ansprüche auf gesetzliche Leistungen, einschließlich Urlaubsgeld, für die gesamte Dauer des Beschäftigungsverhältnisses.

  • Klagen vor dem Arbeitsgericht auf Ansprüche wie ungerechtfertigte Entlassung oder Abfindung

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Wie man unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien einstellt

Befolgen Sie diese Schritte, um die unabhängigen Auftragnehmer von Einstellung UK gesetzeskonform zu beauftragen:

1. Führen Sie eine Due Diligence durch

Beachten Sie die Statusprüfungen und die IR35 -Kriterien genau. 

Organisationen des öffentlichen Sektors und mittlere oder große Unternehmen müssen eine Statusfeststellungserklärung (SDS) mit dem Auftragnehmer oder der Behörde teilen. Ab dem 2026 April sollten Unternehmen ihre Größe neu bewerten, da eine höhere Umsatzschwelle von GBP 15 Millionen bedeutet, dass viele als „klein“ neu eingestuft werden und nicht mehr verpflichtet sind, ein Sicherheitsdatenblatt (SDS) herauszugeben.  Arbeitgeber, die kein Sicherheitsdatenblatt ausstellen oder ihre Entscheidung nicht begründen können, können für die Steuern des Unternehmers verantwortlich gemacht werden.

2. Entwurf eines Dienstleistungsvertrags

Verwenden Sie einen umfassenden Dienstleistungsvertrag (auch bekannt als Beratungsvertrag), der die Realität einer Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmen präzise widerspiegelt. Die Vereinbarung sollte Folgendes klar definieren:

  • Leistungsumfang, Ergebnisse und Projektzeitpläne

  • Das Recht des Unternehmers, selbst zu bestimmen, wie, wann und wo er arbeitet

  • Das Recht auf Substitution

  • Bestätigung, dass es kein MOO gibt

  • Zahlungsbedingungen, geistige Eigentumsrechte, Vertraulichkeit und Kündigungsklauseln

3. Verwaltung von Zahlungen und Steuern an Auftragnehmer in Großbritannien

Unabhängige Auftragnehmer stellen Rechnungen für ihre Leistungen ein, die dann gemäß den Bedingungen der Dienstleistungsvereinbarung bezahlt werden. Die IR35 -Regeln beeinflussen die Funktionsweise von Zahlungen:

  • Außerhalb der IR35: Wenn ein Auftragnehmer tatsächlich selbstständig ist, bezahlt der Auftraggeber (oder „Gebührenzahler“ oder die Agentur) die Rechnung des Auftragnehmers vollständig. Der Auftragnehmer zahlt seine eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

  • Inside IR35: Wenn ein Auftragnehmer unter die Regelungen zur Lohnabrechnung fällt, muss der Kunde die Einkommensteuer und die Mitarbeiter-NICs abziehen, bevor er den Auftragnehmer bezahlt.

4. Berücksichtigen Sie die Rechnungsanforderungen für unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien.

Auftragnehmer, die zur Mehrwertsteuer (MwSt.) registriert sind, müssen Rechnungen einreichen, die den britischen MwSt.-Rechnungsanforderungen entsprechen.

Zu den obligatorischen Bestandteilen der Auftragnehmerrechnung gehören:

  • Eindeutige Rechnungsnummer: Weist jeder Rechnung eine spezifische Identifikationsnummer zu.

  • Rechnungsdatum: Gibt das genaue Ausstellungsdatum des Dokuments an.

  • Name und Anschrift des Lieferanten: Listet den vollständigen Firmennamen und die Anschrift des Lieferanten auf.

  • Name und Anschrift des Kunden: Gibt den vollständigen Namen und die Geschäftsadresse des Kunden an.

  • Leistungsbeschreibung: Bietet eine klare Zusammenfassung der durchgeführten Arbeiten.

  • Lieferdatum: Hier wird das Datum vermerkt, an dem die Leistungen erbracht wurden, falls dieses vom Rechnungsdatum abweicht.

  • Gesamtbetrag: Zeigt die Gesamtkosten für die erbrachten Leistungen an.

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Anzugeben, wenn der Auftragnehmer umsatzsteuerlich registriert ist.

  • Mehrwertsteueraufschlüsselung: Fügt den Mehrwertsteuerbetrag einzeln auf oder gibt an, ob keine Mehrwertsteuer anfällt.

  • Zahlungsbedingungen: Definiert den vereinbarten Zeitrahmen, z. B. Zahlung fällig innerhalb von 30 Tagen.

  • Kontaktinformationen: Gibt eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer für Rückfragen zur Rechnung an.

  • Bankverbindung: Gibt die notwendigen Kontoinformationen an, um die Zahlung zu ermöglichen.

Wie man unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien bezahlt

Unternehmen nutzen in Großbritannien hauptsächlich elektronische Banküberweisungen, um Auftragnehmer zu bezahlen. Wählen Sie Ihre Zahlungsmethode anhand der Dringlichkeit der Zahlung, des Transaktionswerts und des Steuerstatus des Auftragnehmers.

  • Bacs-Direktüberweisung: Nutzen Sie diese kostengünstige Methode für die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie für B2B-Zahlungen. Bacs arbeitet mit einem strikten dreitägigen Clearing-Zyklus.

  • Schneller Zahlungsdienst (FPS): Wählen Sie diese Option für nahezu sofortige Überweisungen. Das Geld erreicht den Empfänger in Sekundenschnelle. FPS ist verfügbar 24/7 und unterstützt Überweisungen bis zu GBP 1 Millionen.

  • CHAPS: Nutzen Sie das automatisierte Zahlungssystem der Clearingstelle für Zahlungen mit hohem Wert, die noch am selben Tag erfolgen. Aufgrund der höheren Gebühren nutzen Unternehmen CHAPS hauptsächlich für große Transaktionen wie Immobilienabschlüsse.

  • G-P Contractor: Unser Angebot für Auftragnehmer ist eine gesetzeskonforme und kosteneffektive international Zahlungslösung für unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien. Im Gegensatz zu herkömmlichen Banküberweisungen bietet unsere Plattform sowohl Rechnungsstellung als auch flexible Zahlungsoptionen, wodurch sich Ihr gesamter Zahlungsabwicklungsprozess von Stunden auf Minuten verkürzt. Wir stellen sicher, dass alle Zahlungen mit den IR35 -Statusbestimmungen übereinstimmen.

Beendigung eines Auftragnehmervertrags im Vereinigten Königreich

Der Dienstleistungsvertrag regelt, wie eine Geschäftsbeziehung beendet werden kann. Dies kann bei Abschluss eines Projekts, am Ende eines Befristet oder durch eine Kündigung gemäß der Vereinbarung erfolgen. 

Im Gegensatz zu Angestellten haben Auftragnehmer, sofern sie korrekt eingestuft sind, keinen gesetzlichen Anspruch auf Mindestkündigungsfristen oder Schutz vor ungerechtfertigter Entlassung.

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