Die Expansion Ihres Unternehmens in die Vereinigten Staaten erfordert die Einstellung lokaler Fachkräfte und die Einrichtung eines gesetzeskonformen Lohnabrechnungssystems, das alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllt. Sich in der vielschichtigen Steuerstruktur des Landes zurechtzufinden, ist ein entscheidender erster Schritt für jedes Unternehmen, das in diesem neuen Markt tätig werden will.
US-amerikanische Lohn- und Steuervorschriften
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA unterliegt Bundes-, Landes- und manchmal auch lokalen Gesetzen, was zu einem komplexen Compliance-Umfeld führt. Arbeitgeber müssen sich stets informieren, um sich an die sich ändernden Gesetze anzupassen und einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten. Arbeitgeber sind verpflichtet, alle erforderlichen Steuern vom Lohn der Arbeitnehmer korrekt zu berechnen, einzubehalten und abzuführen.
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Bundeseinkommensteuer: Die USA verwenden ein progressives Steuersystem mit sieben Bundeseinkommensteuerstufen. Zum 2025 liegen diese Raten zwischen 10% und 37%. Arbeitgeber ermitteln den korrekten Einbehaltungsbetrag für jeden Mitarbeiter auf der Grundlage der Angaben in seinem Formular W-4. Diese Steuersätze werden jährlich vom Internal Revenue Service (IRS) an die Inflation angepasst.
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Einkommensteuer auf Landes- und Kommunalebene: Zusätzlich zur Bundessteuer erheben die meisten Bundesstaaten und einige Gemeinden ihre eigenen Einkommensteuern. Diese unterscheiden sich erheblich: Einige Staaten verwenden progressive Steuerklassen, andere einen Pauschalsatz, und einige wenige erheben überhaupt keine staatliche Einkommensteuer.
US-Gehaltsabrechnungszyklen
In den Vereinigten Staaten können die Gehaltszahlungen wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich erfolgen. Der von Ihnen gewählte Zahlungszyklus beeinflusst Ihre Kosten, Ihre Ressourcenplanung und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.
Wöchentliche Zyklen sind bei Stundenlohnempfängern üblich, weil sie die Überstundenberechnung vereinfachen. Im Gegensatz dazu werden für Angestellte mit festem Gehalt häufig monatliche Zyklen verwendet, da diese die Erfassung der Einkünfte erleichtern. Die Wahl des richtigen Zahlungszyklus hilft Ihnen, die Lohnabrechnung effizient zu gestalten und die Zufriedenheit Ihrer Teams zu gewährleisten.
Wichtige Lohnbeiträge in den USA
Neben der Einkommensteuer müssen Arbeitgeber noch verschiedene andere Pflichtbeiträge verwalten.
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FICA-Steuern: Die Steuer nach dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) ist ein obligatorischer Lohnabzug, der sich aus zwei Teilen zusammensetzt:
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Social : Ab 2025 beträgt der Steuersatz 6.2% für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, angewendet auf Löhne bis zur jährlichen Höchstgrenze von USD 177,300.
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Medicare: Der Steuersatz beträgt 1.45% sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter, ohne Lohnbegrenzung. Hochverdienende Angestellte unterliegen außerdem einem zusätzlichen 0.9% Die Medicare-Steuer, die Arbeitgeber einbehalten müssen, aber nicht selbst aufbringen.
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Arbeitslosensteuern:
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FUTA (Bundesarbeitslosensteuergesetz): Der Standard-FUTA-Steuersatz ist 6.0% auf die ersten USD 7,000 des Jahreslohns jedes Mitarbeiters. Arbeitgeber, die ihre staatlichen Arbeitslosenversicherungsbeiträge fristgerecht entrichten, erhalten jedoch in der Regel eine Gutschrift von bis zu 5.4%, was zu einem effektiven Bundesbeitragssatz von 0.6% führt.
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SUTA (State Unemployment Insurance): Jeder Staat verwaltet sein eigenes Arbeitslosenversicherungsprogramm mit individuellen Steuersätzen und Lohnbemessungsgrundlagen. Neue Arbeitgeber erhalten zunächst einen Tarif, der später auf Grundlage ihrer Beschäftigungsgeschichte angepasst wird.
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Die Lohnsteuerberechnung in den verschiedenen US-Bundesstaaten
Die Verwaltung der Lohnsteuerabrechnung in den verschiedenen US-Bundesstaaten ist komplex. Jeder Staat hat seine eigenen Regeln für die Einbehaltung, Anmeldung und Abführung von Lohnsteuern, einschließlich der staatlichen Einkommensteuer und der Steuern nach dem State Unemployment Tax Act (SUTA).
Ein Employer of Record (EOR) bietet eine umfassende Lösung. Als rechtlicher Arbeitgeber übernimmt ein Employer of Record in Ihrem Namen alle bundesstaatsspezifischen Steuerregistrierungen, -berechnungen und -meldungen. Dadurch werden Compliance-Risiken und der administrative Aufwand beseitigt, sodass Sie Einstellung Talent überall in den USA einsetzen können.
US-Gehaltsabrechnungsoptionen für Unternehmen
Unternehmen haben bei der Einrichtung der US-amerikanischen Lohnbuchhaltung mehrere Möglichkeiten:
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Interne Gehaltsabrechnung: Hierbei handelt es sich um die Gründung einer US-amerikanischen Tochtergesellschaft und die Einstellung von Mitarbeitern zur Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Dieser Ansatz bietet maximale Kontrolle, erfordert aber erhebliche Ressourcen und fundierte Kenntnisse der komplexen und sich ständig ändernden Bundes- und Landesvorschriften.
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US-amerikanische Lohnabrechnungsunternehmen: Ein lokaler Anbieter kann die Lohnabrechnung und -zahlung übernehmen. Die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften, einschließlich der Steuererklärungen und -abführungen, verbleibt jedoch letztendlich beim einstellenden Unternehmen.
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Wie man die Lohnbuchhaltung in den USA einrichtet
Die traditionelle Einrichtung einer US-amerikanischen Lohnbuchhaltung erfordert mehrere wichtige Schritte:
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Beantragen Sie eine bundesweite Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) beim IRS.
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Melden Sie sich bei den zuständigen staatlichen Steuer- und Belegschaftsbehörden an.
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Holen Sie von jedem Mitarbeiter ein Formular W-4 ein, um die Bundeseinkommensteuer-Einbehaltung zu ermitteln, und ein Formular I-9 um die Beschäftigungsberechtigung zu überprüfen.
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Legen Sie einen Lohnabrechnungsplan (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich) in Übereinstimmung mit den Landesgesetzen fest.
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Richten Sie ein System ein, das die Einbehalte präzise berechnet und Zahlungen verarbeitet.
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Die einbehaltenen Steuern sind bis zu den jeweiligen Fristen an die Bundes- und Landesbehörden abzuführen, wobei für Bundessteuern häufig das Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) verwendet wird.
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Reichen Sie regelmäßig Berichte, wie das vierteljährliche Formular 941 und das jährliche Formular 940, beim IRS und den Landesbehörden ein.
Anforderungen an die Gehaltsabrechnung und den Lohnzettel
Das US-Arbeitsrecht schreibt außerdem spezifische Lohnabrechnungsregeln für Kündigungen und Lohntransparenz vor. Die Frist für die Ausstellung des letzten Gehaltschecks eines Mitarbeiters wird durch die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten und nicht durch Bundesgesetze bestimmt. Diese Frist kann vom letzten Arbeitstag bis zum nächsten planmäßigen Zahltag reichen. Darüber hinaus schreibt das Bundesrecht vor, dass Arbeitgeber genaue Lohnaufzeichnungen führen müssen, während die Gesetze der einzelnen Bundesstaaten in der Regel die regelmäßige Aushändigung von Gehaltsabrechnungen an die Arbeitnehmer vorschreiben. Diese müssen im Allgemeinen Angaben wie Bruttogehalt, alle einzeln aufgeführten Abzüge, Nettogehalt und den Abrechnungszeitraum enthalten.
Wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung das Vertrauen der Mitarbeiter beeinflusst
Eine effektive Gehaltsabrechnung ist entscheidend für den Aufbau von Vertrauen bei den Mitarbeitern und die Sicherstellung der Geschäftskontinuität. Wenn Sie Ihr Team korrekt und pünktlich bezahlen, schafft das Vertrauen und Zufriedenheit.
Eine klare Kommunikation über Abzüge für Steuern, Social und Sozialleistungen verbessert ebenfalls die Transparenz. Wenn Teammitglieder ihre Gehaltsabrechnungen verstehen, schafft das Vertrauen und stärkt die Loyalität. Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record wie G-P ist eine der effektivsten Methoden, um eine exzellente Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gewährleisten und Vertrauen aufzubauen, während gleichzeitig der administrative Aufwand für die Personalabteilung reduziert wird.
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