Expandir com sucesso o seu negócio para o Canadá exige a contratação de uma força de trabalho local talentosa e a compreensão das complexas regulamentações fiscais e de folha de pagamento do país. Compreender as contribuições obrigatórias, a retenção de impostos e os requisitos de declaração é fundamental para poder pagar a sua equipe em conformidade com a lei.
Principais aspectos da folha de pagamento no Canadá
A administração da folha de pagamento no Canadá envolve o cumprimento das leis federais e provinciais/territoriais. Os principais componentes incluem a retenção do imposto de renda, as contribuições para a previdência social e regras específicas de declaração.
Retenção de imposto de renda no Canadá
O Canadá utiliza um sistema tributário progressivo tanto a nível federal como provincial. Os empregadores são obrigados a reter o imposto de renda dos rendimentos dos funcionários e a repassá-lo à Agência de Receita do Canadá (CRA). A partir de julho 2025, as faixas de imposto de renda federal são:
• 15% sobre rendimentos até CAD 57,692
• 20.5% sobre rendimentos acima de CAD 57,692 até CAD 115,384
• 26% sobre rendimentos acima de CAD 115,384 até CAD 178,867
• 29% sobre rendimentos acima de CAD 178,867 até CAD 252,987
• 33% sobre rendimentos acima de CAD 252,987
Além do imposto federal, os empregadores também devem reter o imposto de renda provincial ou territorial, que varia significativamente de acordo com a jurisdição.
Contribuições para a segurança social no Canadá
As contribuições obrigatórias para a segurança social são deduzidas de cada salário. Trata-se principalmente de programas federais, com uma exceção notável para o Quebec.
• Plano de Pensões do Canadá (CPP): Oferece benefícios de aposentadoria, invalidez e pensão por morte. Para 2025, a taxa de contribuição do empregado e do empregador é 5.95% dos rendimentos sujeitos a pensão, até um máximo anual.
• Seguro-desemprego (EI): Oferece apoio financeiro temporário em situações como perda de emprego, doença ou gravidez. Para 2025, a taxa de contribuição do empregado é 1,66%, e o empregador contribui com 1,4 vezes esse valor (2,324%), até um máximo anual.
• Planos específicos do Quebec: As empresas com funcionários no Quebec devem contribuir para o Plano de Pensões do Quebec (QPP) e para o Plano de Seguro Parental do Quebec (QPIP), em vez dos programas federais CPP e EI. Estas possuem diferentes taxas e valores máximos de contribuição.
Frequência de pagamento e recibos de pagamento no Canadá
As normas trabalhistas provinciais estabelecem a frequência mínima de pagamento, que normalmente é quinzenal ou quinzenal. Os ciclos de pagamento mensais são incomuns e frequentemente não estão em conformidade com as normas. Cada comprovante de pagamento (holerite) deve detalhar claramente o período de pagamento, os ganhos brutos e líquidos, as horas trabalhadas, o salário e uma lista discriminada de todas as deduções, incluindo impostos, CPP/QPP e EI/QPIP.
Opções de folha de pagamento no Canadá para empresas
No Canadá, as empresas têm três opções principais para gerenciar a folha de pagamento:
• Folha de pagamento interna: Após estabelecer uma subsidiária no Canadá, uma empresa pode gerenciar a folha de pagamento internamente. Essa abordagem oferece controle direto
mas requer investimento significativo em conhecimento local para garantir a conformidade com regulamentações complexas e de múltiplas camadas.• Fornecedor local de folha de pagamento: Uma empresa pode contratar um fornecedor canadense de folha de pagamento para processar os pagamentos. Embora isso alivie algumas tarefas administrativas, o empregador registrado permanece legalmente responsável por todos os cálculos e pelo cumprimento
obrigações.• Parceiro Employer of Record (EOR): A parceria com um EOR global como a GP permite contratar e pagar funcionários no Canadá sem precisar criar uma entidade local. O EOR (Empresa de Retenção de Empregados) cuida de todos os aspectos da folha de pagamento, impostos, benefícios e conformidade, mitigando riscos e acelerando sua entrada no mercado.
Como configurar a folha de pagamento tradicional no Canadá
Caso opte por não utilizar um EOR (Employee Return Order - Empregador de Registro de Obrigações), a configuração da folha de pagamento requer várias etapas:
1. Constituir uma entidade jurídica, seja a nível federal ou numa província específica.
2. Obtenha um Número de Identificação Comercial (BN) junto à Receita Federal do Canadá (ou um Número de Identificação Empresarial do Quebec (NEQ)
caso opere no Quebec).3. Abra uma conta de programa de folha de pagamento (conhecida como conta RP) com a CRA.
4. Registre-se nos órgãos provinciais conforme exigido, como o Conselho de Segurança e Seguro no Trabalho (WSIB) em Ontário.
5. Estabelecer um processo para calcular com precisão as retenções, efetuar os repasses em tempo hábil e emitir recibos de pagamento em conformidade com a legislação para cada período de pagamento.
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