Folha de pagamento em Estados Unidos.

Expandir seus negócios para os Estados Unidos exige a contratação de talentos locais e o estabelecimento de um sistema de folha de pagamento em conformidade com todas as obrigações legais. Entender a complexa estrutura tributária do país é um primeiro passo crucial para qualquer empresa que planeje operar nesse novo mercado.

Regulamentos de folha de pagamento e impostos dos EUA

Nos Estados Unidos, a folha de pagamento é regida por leis federais, estaduais e, às vezes, locais, criando um cenário de conformidade complexo. Os empregadores devem manter-se informados para se adaptarem às mudanças na legislação e garantirem operações sem problemas. Os empregadores são responsáveis por calcular, reter e recolher corretamente todos os impostos devidos sobre os salários dos funcionários.

• Imposto de renda federal: Os EUA utilizam um sistema tributário progressivo com sete faixas de imposto de renda federal. A partir de 2025, essas taxas variam de 10% a 37%. Os empregadores determinam o valor correto de retenção para cada funcionário com base nas informações fornecidas em seu Formulário W-4. Essas faixas de tributação são ajustadas anualmente pelo Serviço de Receita Federal (IRS) de acordo com a inflação.

• Imposto de renda estadual e local: Além do imposto federal, a maioria dos estados e alguns municípios cobram seus próprios impostos de renda. Essas variações são significativas, com alguns estados usando faixas progressivas, outros uma taxa fixa e alguns não tendo imposto de renda estadual algum.

Ciclos de folha de pagamento nos EUA

Nos Estados Unidos, os períodos de pagamento podem ser semanais, quinzenais, semestrais ou mensais. O ciclo de pagamento que você escolher afetará seus custos, planejamento de recursos e conformidade.

Os ciclos semanais são comuns para trabalhadores horistas porque simplificam os cálculos de horas extras. Em contrapartida, os ciclos mensais são frequentemente utilizados para funções assalariadas porque facilitam o acompanhamento dos rendimentos. Escolher o ciclo de pagamento certo ajuda você a gerenciar a folha de pagamento de forma eficiente e a manter as equipes satisfeitas.

Principais contribuições para a folha de pagamento nos EUA

Além do imposto de renda, os empregadores devem administrar diversas outras contribuições obrigatórias.

• Impostos FICA: O imposto da Lei de Contribuições para Seguros Federais (FICA) é uma dedução obrigatória da folha de pagamento composta por duas partes:

• • Segurança Social: A partir de 2025, a taxa de imposto é 6.2% tanto para o empregador como para o empregado, aplicada aos salários até ao limite anual de USD 177,300.

• • Medicare: A taxa de imposto é 1.45% tanto para o empregador quanto para o empregado, sem limite salarial. Os funcionários com altos rendimentos também estão sujeitos a um adicional de 0.9% Imposto do Medicare, que os empregadores devem reter, mas não igualam.

• Impostos sobre o desemprego:

• • FUTA (Lei Federal de Imposto sobre o Desemprego): A taxa padrão do imposto FUTA é de 6.0% sobre os primeiros USD 7,000 do salário anual de cada funcionário. No entanto, os empregadores que pagam 6seus impostos estaduais de desemprego a tempo normalmente recebem um crédito de até 5 4 , resultando numa taxa federal efetiva de 0 %.

• • SUTA (Seguro-Desemprego Estadual): Cada estado administra seu próprio programa de seguro-desemprego, com taxas e bases salariais específicas. As taxas são atribuídas a novos empregadores e posteriormente ajustadas com base em seu histórico de emprego.

Como lidar com os impostos sobre a folha de pagamento nos estados dos EUA

Gerenciar os impostos sobre a folha de pagamento em diferentes estados dos EUA é complexo. Cada estado possui suas próprias regras para retenção, declaração e recolhimento de impostos sobre a folha de pagamento, incluindo o imposto de renda estadual e os impostos da Lei Estadual de Imposto sobre o Desemprego (SUTA).

Um Empregador Registrado (EOR, na sigla em inglês) oferece uma solução completa. Como empregador legal, um EOR (Employer of Registered Employees - Empregador de Registro) lida com todos os registros, cálculos e declarações de impostos específicos de cada estado em seu nome. Isso elimina os riscos de conformidade e a carga administrativa, permitindo que você contrate talentos em qualquer lugar dos EUA.

Opções de folha de pagamento nos EUA para empresas

As empresas têm diversas opções ao configurar a folha de pagamento nos EUA:

• Folha de pagamento interna: Isso envolve o estabelecimento de uma subsidiária nos EUA e a contratação de pessoal para gerenciar a folha de pagamento. Essa abordagem proporciona o máximo controle, mas exige recursos significativos e conhecimento profundo das regulamentações federais e estaduais, que são complexas e estão em constante mudança.

• Empresa de processamento de folha de pagamento nos EUA: Um fornecedor local pode lidar com os cálculos e pagamentos da folha de pagamento. No entanto, a responsabilidade legal pelo cumprimento das obrigações, incluindo declarações e repasses de impostos, permanece, em última instância, com a empresa contratante.

• GP (Employer of Record): GP é o empregador registrado nº1 , ajudando você a financiar a folha de pagamento em mais de 130 moedas. Receba pagamentos pontuais e sem erros, com opções de pagamento flexíveis e adicione bônus, comissões e exceções facilmente com apenas alguns cliques.

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Como configurar a folha de pagamento nos EUA

O processo tradicional de configuração de uma folha de pagamento nos EUA requer várias etapas importantes:

1. Obtenha um Número de Identificação do Empregador (EIN, na sigla em inglês) federal junto ao IRS (Receita Federal dos EUA).

2. Cadastre-se junto aos órgãos estaduais competentes de arrecadação de impostos e de assistência social.

3. Recolha um Formulário W-4 de cada funcionário para determinar a retenção do imposto de renda federal e um Formulário I-9 para verificar a elegibilidade de emprego.

4. Estabeleça um cronograma de pagamento (por exemplo, semanal, quinzenal, semestral) de acordo com as leis estaduais.

5. Configure um sistema para calcular com precisão as retenções e processar os pagamentos.

6. Remeter os impostos retidos às autoridades federais e estaduais dentro dos respectivos prazos, geralmente utilizando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS) para impostos federais.

7. Apresente relatórios regulares, como o Formulário 941 trimestral e o Formulário 940 anual, ao IRS e às agências estaduais.

Requisitos para o pagamento final e recibo de pagamento

As leis trabalhistas dos EUA também ditam regras específicas de folha de pagamento para rescisão contratual e transparência salarial. As leis estaduais, e não as federais, determinam o prazo para o pagamento do último salário de um funcionário, que pode variar entre o último dia de trabalho e o próximo dia de pagamento programado. Além disso, embora a lei federal exija que os empregadores mantenham registros de pagamento precisos, as leis estaduais geralmente exigem o fornecimento regular de contracheques (recibos de pagamento) aos funcionários. Essas informações geralmente devem incluir detalhes como salário bruto, todos os descontos discriminados, salário líquido e o período de pagamento.

Como a gestão da folha de pagamento influencia a confiança dos funcionários

Uma gestão eficaz da folha de pagamento é fundamental para construir a confiança dos funcionários e garantir a continuidade dos negócios. Pagar sua equipe corretamente e em dia gera confiança e satisfação.

Uma comunicação clara sobre deduções para impostos, previdência social e benefícios também melhora a transparência. Quando os membros da equipe entendem seus contracheques, isso gera confiança e aumenta a lealdade. Estabelecer parceria com um Employer of Record como a GP é uma das maneiras mais eficazes de garantir a excelência da folha de pagamento e construir confiança, ao mesmo tempo que reduz a carga administrativa das equipes de RH.

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